Zo organiseer je een bluesconcert

Begin met de datum, locatie en artiesten; die bepalen vrijwel alle volgende keuzes. Leg daarna het budget vast en controleer vergunningen, verzekering en muziekrechten voordat je publiciteit maakt. Werk technische wensen uit in een geluids- en lichtplan en vertaal het programma naar een draaiboek met contactlijst. Regel vervolgens catering, reserveringen en promotie. Plan de opbouw ruim voor de soundcheck, zodat podium, PA, microfoons en verlichting getest zijn voordat bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Artiesten boeken
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Muziekrechten regelen
6
Geluidsplan maken
2 personen
7
Lichtplan maken
2 personen
8
Cateringaanbod bepalen
2 personen
9
Budget vastleggen
2 personen
10
Promotietekst schrijven
11
Affiche ontwerpen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Online promotie plaatsen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Reserveringen maken
17
Artiënteninformatie verzamelen
18
Technische wensen controleren
2 personen
19
Draaiboek afdrukken
20
Contactlijst afdrukken
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
24
Verse producten ophalen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Laad- en loszone afzetten
2 personen
27
Podium opbouwen
4 personen
28
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
29
Microfoons aansluiten
2 personen
30
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
31
Stroomvoorziening testen
2 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen opstellen
3 personen
34
Bar inrichten
3 personen
35
Koelingen vullen
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Decoratie ophangen
2 personen
39
Podium en zaal aankleden
2 personen
40
Toiletten controleren
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Entreebalie inrichten
2 personen

Event

43
Artiënten ontvangen
2 personen
44
Soundcheck begeleiden
3 personen
45
Publiek verwelkomen
3 personen
46
Entree controleren
2 personen
47
Programma uitdelen
2 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Servies verzamelen
2 personen
52
Optreden begeleiden
2 personen
53
Pauze aankondigen
54
Artiënten verzorgen
2 personen
55
Publieksvragen afhandelen
56
Eindtijd aankondigen
57
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
60
Lichtinstallatie afbreken
3 personen
61
Podium afbreken
4 personen
62
Restanten koelen
2 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Bar schoonmaken
2 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Meubilair terugplaatsen
3 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Artiënten uitchecken
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Leveranciers afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Biertafelsaantal 10
Stoelenaantal 150
Barkrukkenaantal 12
Barbladenaantal 3
Entreetafel
Kledingrek

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorboxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-podiaallichtenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 12

Keuken

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Schaaltjesaantal 20
Tangenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Bluespostersaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Menukaartenaantal 20
Programmafoldersaantal 180

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Boek artiesten pas definitief nadat je de technische wensen hebt gecontroleerd. Vraag per act naar benodigde microfoons, DI-boxen, monitorboxen, instrumentkabels en stroompunten; zo voorkom je verrassingen op de concertdag.
Maak het geluidsplan vóór je de zaalindeling vastzet. Houd rekening met podiumdelen, PA-speakers, subwoofers, kabelgoten en de looproute naar bar, entree en stoelen.
Plan promotie niet alleen rond de concertdatum. Verstuur uitnodigingen en plaats online promotie zodra datum, locatie en programma vaststaan; verwerk aanmeldingen daarna dagelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf.
Zet houdbare voorraad eerder klaar en haal verse producten pas kort voor het concert op. Tel servies en herbruikbare drinkglazen op basis van het verwachte bezoekersaantal en plan extra tijd voor afwas of aanvulling tijdens de avond.
Druk het draaiboek en de contactlijst vóór de opbouw af. Noteer daarin opening van de locatie, soundcheck, deuren open, optredens, cateringmomenten en afsluiting, zodat niet iedereen dezelfde informatie uit zijn telefoon hoeft te halen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bluesconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Artiesten boeken, vergunningen, muziekrechten en promotie vragen vaak meer tijd dan verwacht; plan de technische controle en catering uiterlijk 2 weken voor het concert.
Wanneer regel je de vergunningen voor een bluesconcert?: Controleer de vergunningen direct nadat datum en locatie zijn bevestigd, dus idealiter 8 tot 12 weken voor het concert. De benodigde termijn verschilt per gemeente en locatie, dus wacht niet tot de affiche klaar is.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een bluesconcert?: Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor podium, PA, licht, bekabeling en soundcheck. Plan de locatieopening zo dat er na de soundcheck nog minstens 60 minuten overblijven voor kleine reparaties en de laatste cateringvoorbereiding.
Wanneer moet ik de catering voor een bluesconcert bestellen?: Bepaal het aanbod uiterlijk 3 weken vooraf en bevestig aantallen ongeveer 7 dagen voor het concert. Vraag dieetwensen bij de aanmeldingen op, haal houdbare producten eerder in huis en plan verse producten op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.