So organisierst du ein Blueskonzert Schritt für Schritt
Bei einem Blueskonzert hängt der Ablauf an drei Dingen: einer passenden Band, verlässlicher Tontechnik und einer Location mit klarem Zeitplan. Beginne mindestens drei Monate vorher mit Datum, Ort, Künstlerbuchung und Budget. Danach folgen Genehmigungen, Musikrechte, Schall- und Lichtkonzept sowie Werbung. In den letzten zwei Wochen prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, technische Anforderungen und die Verpflegung. Am Veranstaltungstag brauchst du feste Aufbauzeiten und eine Kontaktliste für Band, Technik und Helfer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Künstler buchen
2 Personen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Musikrechte regeln
- 6
Schallkonzept erstellen
2 Personen
- 7
Lichtplan erstellen
2 Personen
- 8
Catering-Angebot festlegen
2 Personen
- 9
Budget festlegen
2 Personen
- 10
Werbetext schreiben
- 11
Plakat gestalten
- 12
Einladungen verschicken
2 Personen
- 13
Online-Werbung schalten
- 14
Anmeldungen bearbeiten
- 15
Ernährungswünsche erfassen
- 16
Reservierungen vornehmen
- 17
Künstlerinformationen sammeln
- 18
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
- 19
Drehbuch ausdrucken
- 20
Kontaktliste ausdrucken
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 24
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
- 27
Bühne aufbauen
4 Personen
- 28
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 29
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 30
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
- 31
Stromversorgung testen
2 Personen
- 32
Tische aufstellen
3 Personen
- 33
Stühle aufstellen
3 Personen
- 34
Bar einrichten
3 Personen
- 35
Kühlboxen befüllen
2 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 39
Bühne und Saal dekorieren
2 Personen
- 40
Toiletten kontrollieren
- 41
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 42
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Event
- 43
Künstler empfangen
2 Personen
- 44
Soundcheck begleiten
3 Personen
- 45
Publikum begrüßen
3 Personen
- 46
Eingang kontrollieren
2 Personen
- 47
Programm verteilen
2 Personen
- 48
Getränke servieren
3 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Geschirr sammeln
2 Personen
- 52
Auftritt begleiten
2 Personen
- 53
Pause ankündigen
- 54
Künstler betreuen
2 Personen
- 55
Publikumsfragen bearbeiten
- 56
Endzeit ankündigen
- 57
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Geräte ausschalten
2 Personen
- 59
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
- 60
Lichtanlage abbauen
3 Personen
- 61
Bühne abbauen
4 Personen
- 62
Reste kühlen
2 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Bar reinigen
2 Personen
- 66
Saal reinigen
3 Personen
- 67
Toiletten reinigen
2 Personen
- 68
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 69
Dekoration entfernen
2 Personen
- 70
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Künstler auschecken
- 73
Fundsachen sammeln
- 74
Lieferanten abschließen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- Bühnentreppe
- BiertischeAnz. 10
- StühleAnz. 150
- BarhockerAnz. 12
- BarunterlagenAnz. 3
- Empfangstisch
- Kleiderständer
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 120
Ausstattung
- PA-LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorboxenAnz. 4
- InstrumentenkabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 8
- LichtstativeAnz. 2
- Lichtcontroller
- StimmungsbeleuchtungAnz. 12
Küche
- KühlschränkeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- SchälchenAnz. 20
- ZangenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
Dekoration
- Blues-PlakateAnz. 12
- BühnentücherAnz. 4
- TischdeckenAnz. 10
- SpeisekartenAnz. 20
- ProgrammhefteAnz. 180
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Buche die Künstler mindestens drei Monate vor dem Konzert und sammle danach sofort Bühnenplan, Kanalbelegung, benötigte DI-Boxen und Monitorwünsche. So erkennst du technische Lücken, bevor der Aufbau beginnt.
- Lege Schall- und Lichtkonzept spätestens vier Wochen vorher fest. Plane dabei nicht nur PA-Lautsprecher und Subwoofer ein, sondern auch Mikrofonständer, Instrumentenkabel, Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Ersatzbatterien.
- Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Musikrechte mindestens sechs Wochen vor dem Termin. Diese Punkte werden häufig erst beim Werbestart bemerkt und können dann den gesamten Ablauf verzögern.
- Schließe Catering und Getränkemengen spätestens zwei Wochen vorher ab. Berücksichtige dabei wiederverwendbare Trinkgläser, Weingläser, Kaffeetassen sowie Teller und Besteck für die erwartete Gästezahl.
- Plane am Veranstaltungstag mindestens drei Stunden für Aufbau und Soundcheck ein. Öffne die Location zuerst für Bühne, Licht und Technik; Empfangstisch, Kleiderständer, Barunterlagen und Sitzmöbel kommen danach an ihren Platz.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Blueskonzert organisieren?
- Beginne etwa drei Monate vor dem Termin. Künstlerbuchung, Datum, Ort und Budget sollten in den ersten zwei Wochen feststehen; Genehmigungen und Musikrechte prüfst du spätestens sechs Wochen vorher.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Blueskonzert?
- Plane mindestens drei Stunden für Bühne, PA, Mischpult, Monitore und Licht ein. Für den Soundcheck kommen meist weitere 60 bis 90 Minuten hinzu, besonders wenn mehrere Instrumente über DI-Boxen laufen.
- Wann sollte man die Werbung für ein Blueskonzert starten?
- Starte die erste Werbung sechs bis acht Wochen vorher. Plakat, Einladung und Online-Anzeige sollten spätestens vier Wochen vor dem Konzert veröffentlicht sein, damit Anmeldungen und Reservierungen bearbeitet werden können.
- Was wird bei einem Blueskonzert am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen Kabelkanäle, Ersatzbatterien, zusätzliche Verlängerungskabel oder die aktuellen technischen Anforderungen der Band. Prüfe diese Punkte spätestens eine Woche vorher und lege die Kontaktliste sowie das Drehbuch am Veranstaltungstag aus.
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