Cómo organizar un concierto de blues sin perder el control
Empieza por cerrar la fecha, el lugar y los artistas antes de anunciar nada. Después confirma permisos, seguro, derechos musicales y necesidades técnicas, porque estos trámites suelen retrasar el concierto. El sonido y la iluminación deben quedar definidos con los músicos, no la víspera. Cuando el programa esté cerrado, organiza entradas, catering, compras y el plan de trabajo del equipo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Contratar artistas
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Comprobar el seguro
- 5
Gestionar los derechos musicales
- 6
Crear el plan de sonido
2 personas
- 7
Hacer el plan de iluminación
2 personas
- 8
Definir la oferta de catering
2 personas
- 9
Fijar el presupuesto
2 personas
- 10
Escribir texto promocional
- 11
Diseñar cartel
- 12
Enviar invitaciones
2 personas
- 13
Publicar promoción en línea
- 14
Gestionar inscripciones
- 15
Recoger preferencias dietéticas
- 16
Hacer reservas
- 17
Recopilar información de los artistas
- 18
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
- 19
Imprimir el plan de trabajo
- 20
Imprimir la lista de contactos
- 21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 22
Hacer la compra
3 personas
- 23
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 24
Recoger productos frescos
2 personas
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
- 27
Montar el escenario
4 personas
- 28
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 29
Conectar los micrófonos
2 personas
- 30
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 31
Probar el suministro eléctrico
2 personas
- 32
Montar mesas
3 personas
- 33
Colocar las sillas
3 personas
- 34
Montar la barra
3 personas
- 35
Rellenar las neveras
2 personas
- 36
Preparar aperitivos
3 personas
- 37
Preparar café y té
2 personas
- 38
Colgar la decoración
2 personas
- 39
Decorar el escenario y la sala
2 personas
- 40
Comprobar los baños
- 41
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 42
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Evento
- 43
Recibir a los artistas
2 personas
- 44
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
- 45
Dar la bienvenida al público
3 personas
- 46
Controlar la entrada
2 personas
- 47
Repartir el programa
2 personas
- 48
Servir las bebidas
3 personas
- 49
Servir aperitivos
3 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Recoger la vajilla
2 personas
- 52
Acompañar la actuación
2 personas
- 53
Anunciar el descanso
- 54
Atender a los artistas
2 personas
- 55
Atender las preguntas del público
- 56
Anunciar la hora de finalización
- 57
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
- 58
Apagar el equipo
2 personas
- 59
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
- 60
Desmontar la instalación de luces
3 personas
- 61
Desmontar el escenario
4 personas
- 62
Refrigerar los sobrantes
2 personas
- 63
Recoger la basura
3 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Limpiar la barra
2 personas
- 66
Limpiar la sala
3 personas
- 67
Limpiar los baños
2 personas
- 68
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 69
Retirar la decoración
2 personas
- 70
Inventariar materiales
2 personas
- 71
Devolver el material prestado
2 personas
- 72
Hacer el check-out de los artistas
- 73
Recoger objetos perdidos
- 74
Cerrar con los proveedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Mesas de cervezacant. 10
- Sillascant. 150
- Taburetes de barcant. 12
- Bandejas de barcant. 3
- Mesa de entrada
- Perchero
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 180
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 180
- Cucharascant. 120
Equipo
- Altavoces de PAcant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cajas de monitorcant. 4
- Cables de instrumentoscant. 12
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Luces LED del escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Controlador de luces
- Iluminación ambientalcant. 12
Cocina
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cuencoscant. 20
- Pinzascant. 6
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
Decoración
- Carteles de bluescant. 12
- Telones de escenariocant. 4
- Mantelescant. 10
- Cartas del menúcant. 20
- Folletos del programacant. 180
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el lugar y los contratos de los artistas. Pide con antelación sus necesidades técnicas, horarios de llegada y datos de contacto para evitar cambios durante el montaje.
- Comprueba permisos, seguro y derechos musicales antes de publicar la promoción. Reserva al menos dos semanas para resolver incidencias administrativas si el lugar o el repertorio lo requieren.
- Haz el plan de sonido a partir de la formación real: voces, amplificadores, batería e instrumentos que necesiten cajas DI. Cuenta también los cables, soportes, monitores y regletas; suelen faltar más accesorios que altavoces.
- Define el catering con las preferencias dietéticas recogidas y separa las compras no perecederas de los productos frescos. Haz la primera compra con varios días de margen y recoge lo fresco el día anterior o el mismo día.
- Prepara un plan de trabajo y una lista de contactos impresos antes de abrir el lugar. Reserva tiempo para montar el escenario, probar PA y luces LED, colocar canaletas y hacer una prueba completa antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de blues?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los artistas, permisos, seguro y derechos musicales deben quedar encaminados durante las primeras 2 semanas; deja las compras y el montaje para los últimos 3 días.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Programa la prueba entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas, y pide a los músicos que lleguen al menos 30 minutos antes de su turno. Comprueba cada micrófono, monitor, caja DI, cable y canal de la mesa de mezclas.
- ¿Cuántos vasos hay que preparar para un concierto de blues?
- Calcula entre 2 y 3 vasos reutilizables por asistente si habrá servicio de bebidas durante varias horas. Añade copas de vino, tazas y vajilla según la oferta de catering, y deja un margen del 10 % para roturas o reposición.
- ¿Qué se hace el día del concierto y en qué orden?
- Abre el lugar, monta escenario, mobiliario, sonido e iluminación, y realiza la prueba técnica antes de preparar la entrada y el catering. Intenta terminar el montaje principal 60 minutos antes de abrir las puertas para corregir fallos sin público.
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