Zo organiseer je een bierfestival zonder verrassingen

Begin een bierfestival niet met het inkopen van bier, maar met de locatie, vergunningen en het verwachte bezoekersaantal. Daarna leg je brouwerijdeelname, tapinstallaties, koeling, glazen, catering en betaalwijze vast. In de laatste week draait alles om bevestigen, testen en etiketteren: wie levert welk bier, waar staat elke tap en hoeveel proefglazen zijn er? Met een duidelijke volgorde voorkom je vooral problemen met stroom, gekoelde opslag en de doorstroming bij de kassa.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningen controleren
2
Locatieafspraken bevestigen
3
Brouwerijen uitnodigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Brouwerijdeelname bevestigen
8
Tapinstallaties reserveren
9
Koeling reserveren
10
Afvalinzameling reserveren
11
Catering bestellen
12
Glazen en tafels reserveren
13
Vrijwilligers indelen
14
Draaiboek afdrukken
15
Brouwerijlabels controleren
2 personen
16
Betaalsysteem testen
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Bezoekersaantallen bevestigen
19
Boodschappen ophalen
3 personen
20
Bierlevering ontvangen
4 personen
21
Tapmateriaal ontvangen
3 personen
22
Bier gekoeld opslaan
3 personen
23
Brouwerijinformatie sorteren
2 personen
24
Locatie inspecteren
2 personen
25
Stroompunten controleren
2 personen
26
Leveringen ontvangen
3 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen opstellen
3 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Barinrichting plaatsen
4 personen
31
Tapinstallaties aansluiten
3 personen
32
Bierfusten aansluiten
3 personen
33
Koelboxen vullen
3 personen
34
Glazen klaarzetten
2 personen
35
Bierkaarten ophangen
2 personen
36
Prijsborden plaatsen
2 personen
37
Versiering ophangen
2 personen
38
Licht aansluiten
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Kassa inrichten
2 personen
45
Proeftaps doorspoelen
3 personen
46
Biertemperatuur controleren
2 personen

Event

47
Brouwerijen ontvangen
3 personen
48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Polsbandjes uitdelen
2 personen
50
Bierglazen uitgeven
2 personen
51
Bieren serveren
8 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Glazen inzamelen
3 personen
55
Barbladen schoonhouden
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten bijvullen
58
Bierpresentaties begeleiden
2 personen
59
Voorraad controleren
2 personen
60
Kassa afsluiten
2 personen
61
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Restbier veilig opslaan
3 personen
63
Tapinstallaties afsluiten
3 personen
64
Glazen verzamelen
3 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Bar schoonmaken
3 personen
70
Vloeren schoonmaken
3 personen
71
Locatie opleveren
2 personen
72
Tapmateriaal retourneren
2 personen
73
Koeling retourneren
2 personen
74
Bierkratten retourneren
2 personen
75
Decoratie opbergen
2 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Restvoorraad inventariseren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Statafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Bartoog
Kassatafel
Afzethekkenaantal 8

Servies

Proefglazenaantal 220
Waterglazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerplankenaantal 20
Schenkmaatjesaantal 12
Schenkglazenaantal 24

Apparatuur

Tapinstallatiesaantal 4
Kegkoppelingenaantal 10
CO2-regelaarsaantal 4
CO2-flessenaantal 4
Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Mengkommenaantal 6
Koelbakkenaantal 10
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 12
Dienbladenaantal 12
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Bierfestivalvlaggenaantal 4
Slingersaantal 12
Bierbordenaantal 12
Menustandaardsaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Tafelkleedrollenaantal 6
Polsbandjesaantal 200
Naamkaartjesaantal 30

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Glazenbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de capaciteit van de locatie en het aantal bezoekers. Stem daarop het aantal biertafels, statafels, klapstoelen, afzethekken en proefglazen af; bestel niet pas extra meubilair wanneer de aanmeldingen al binnen zijn.
Bevestig brouwerijen en bierleveringen uiterlijk één week vooraf schriftelijk. Noteer per bier de naam, brouwerij, tapkoppeling en opslagplek, zodat labels en brouwerijinformatie op de festivaldag niet meer uitgezocht hoeven te worden.
Reserveer tapinstallaties, kegkoppelingen, CO2-regelaars, CO2-flessen en koeling als één geheel. Test elke tap vóór opening en controleer vooraf of de locatie genoeg stroompunten, verlengkabels en stekkerdozen heeft.
Maak één kassapunt met getest betaalsysteem en houd de wachtrij gescheiden van de taptafels. Wijs minimaal één vrijwilliger aan voor betalingen en één voor het bijvullen van glazen, ijs en water tijdens het festival.
Plan ontvangst en opslag op de dag zelf: bier gekoeld wegzetten, tapmateriaal controleren en boodschappen ophalen vóór de eerste bezoekers komen. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en zet partytenten, tafels en afvalinzameling klaar volgens een vast draaiboek.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bier heb je nodig voor een bierfestival?: Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en daarna gemiddeld één tot twee per uur. Tel daarnaast water mee en houd extra voorraad achter de hand voor de populairste bieren.
Hoe lang van tevoren moet je een bierfestival organiseren?: Begin minimaal acht tot twaalf weken vooraf met locatie, vergunningen en brouwerijen. Reserveer tapinstallaties, koeling, glazen en catering zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is, bij voorkeur uiterlijk vier weken voor het festival.
Hoeveel proefglazen heb je nodig voor een bierfestival?: Voorzie per bezoeker minimaal één proefglas en bestel ongeveer 10 procent extra voor breuk, zoekgeraakte glazen en drukke momenten. Bij 100 bezoekers betekent dat dus circa 110 proefglazen.
Wanneer moet je de tapinstallaties en het bier testen?: Controleer tapmateriaal en koeling bij ontvangst en test alle taps uiterlijk enkele uren vóór opening. Bewaar het bier tot die tijd gekoeld en controleer per tap de koppeling, CO2-druk en doorstroming.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.