Cómo organizar un festival de cerveza sin perder el control

Un festival de cerveza se organiza por fases: primero aseguras el recinto y los permisos, después cierras la participación de las cervecerías y finalmente reservas el equipo, el frío y el servicio. La parte que más se retrasa suele ser técnica: grifos, barriles, conexiones, CO2, electricidad y conservación de la cerveza. También necesitas saber cuántas personas asistirán para calcular vasos, mesas, catering y terminales de pago. En los últimos días, trabaja con confirmaciones y un plan horario impreso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Comprobar permisos
2
Confirmar los acuerdos del recinto
3
Invitar a las cervecerías
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Confirmar participación de la cervecería
8
Reservar instalaciones de grifo
9
Reservar equipo de refrigeración
10
Reservar recogida de residuos
11
Pedir el catering
12
Reservar vasos y mesas
13
Asignar voluntarios
14
Imprimir el plan de trabajo
15
Comprobar las etiquetas de la cervecería
2 personas
16
Probar el sistema de pago
2 personas
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Confirmar el número de visitantes
19
Recoger la compra
3 personas
20
Recibir la entrega de cerveza
4 personas
21
Recibir el material de barra
3 personas
22
Guardar la cerveza refrigerada
3 personas
23
Clasificar la información de la cervecería
2 personas
24
Inspeccionar el lugar
2 personas
25
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
26
Recibir entregas
3 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Montar las carpas
4 personas
30
Montar la barra
4 personas
31
Conectar los dispensadores de cerveza
3 personas
32
Conectar los barriles de cerveza
3 personas
33
Llenar las neveras portátiles
3 personas
34
Preparar los vasos
2 personas
35
Colgar las cartas de cerveza
2 personas
36
Colocar carteles de precios
2 personas
37
Colgar la decoración
2 personas
38
Conectar la iluminación
2 personas
39
Preparar aperitivos
4 personas
40
Colocar etiquetas de alérgenos
2 personas
41
Montar el punto de café
2 personas
42
Comprobar los baños
2 personas
43
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
44
Preparar la caja
2 personas
45
Enjuagar los grifos de prueba
3 personas
46
Comprobar la temperatura de la cerveza
2 personas

Evento

47
Recibir a las cervecerías
3 personas
48
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
49
Repartir pulseras
2 personas
50
Repartir vasos de cerveza
2 personas
51
Servir cervezas
8 personas
52
Servir aperitivos
4 personas
53
Rellenar las bebidas
3 personas
54
Recoger vasos
3 personas
55
Mantener limpias las bandejas del bar
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Reponer los baños
58
Coordinar presentaciones de cerveza
2 personas
59
Comprobar el inventario
2 personas
60
Cerrar la caja
2 personas
61
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

62
Almacenar la cerveza restante de forma segura
3 personas
63
Cerrar las instalaciones de grifo
3 personas
64
Recoger los vasos
3 personas
65
Recoger la basura
4 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Desmontar las carpas
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar la barra
3 personas
70
Limpiar los suelos
3 personas
71
Entregar la ubicación
2 personas
72
Devolver el material de grifo
2 personas
73
Devolver la refrigeración
2 personas
74
Devolver las cajas de cerveza
2 personas
75
Guardar la decoración
2 personas
76
Devolver los objetos prestados
2 personas
77
Inventariar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 12
Mesas altascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Bar
Mesa de caja
Vallas de separacióncant. 8

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 220
Vasos para aguacant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Tablas para servircant. 20
Copascant. 12
Copas de serviciocant. 24

Equipo

Dispensadores de cervezacant. 4
Acoplamientos para barrilescant. 10
Reguladores de CO2cant. 4
Botellas de CO2cant. 4
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Contenedores isotérmicoscant. 10
Termoscant. 4
Abrebotellascant. 12
Bandejascant. 12
Jarras medidorascant. 4

Decoración

Banderas del festival de la cervezacant. 4
Guirnaldascant. 12
Carteles de cervezacant. 12
Atriles para menúcant. 12
Pizarrascant. 8
Rollos de mantelescant. 6
Pulserascant. 200
Tarjetas de nombrecant. 30

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de vidriocant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes con los permisos, las condiciones del recinto y las invitaciones a las cervecerías. No cierres el programa hasta tener confirmada la participación de cada expositor.
Reserva con varias semanas de margen los dispensadores, acoplamientos, reguladores y botellas de CO2. Comprueba antes del montaje cuántos puntos de electricidad hay y qué potencia admite cada uno.
Pide a los visitantes sus preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número definitivo al menos 7 días antes. Esa cifra afecta al catering, los vasos, las mesas y la organización de las colas.
Mantén la cerveza refrigerada desde la recepción hasta el servicio y prepara neveras portátiles o contenedores para hielo como respaldo. Recibir la entrega el mismo día sin espacio frío suficiente puede arruinar el servicio.
Haz una prueba completa del sistema de pago y asigna voluntarios a funciones concretas antes de abrir. Imprime el plan de trabajo y revisa etiquetas, barreras, barra y recorridos durante la inspección final del recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cerveza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el recinto y las cervecerías deben quedar encaminados al principio; deja la confirmación final de visitantes para unos 7 días antes.
¿Cuánta cerveza necesito por persona en un festival?: Como punto de partida, calcula entre 2 y 3 consumiciones por persona durante las primeras 2 horas y ajusta según la duración y el formato de degustación. Confirma el número de visitantes antes de cerrar la compra y reserva un margen para las variedades más populares.
¿Cuándo debo reservar los grifos y el equipo de refrigeración?: Resérvalos al menos 4 semanas antes, sobre todo si el festival coincide con otros eventos. Una semana antes, confirma cantidades, conexiones, botellas de CO2, cables y puntos de electricidad del recinto.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de cerveza?: Para un evento pequeño, prevé al menos 1 persona por cada puesto de servicio y 2 o 3 personas para caja, reposición y atención general. Entrega los turnos y el plan de trabajo con una antelación mínima de 7 días.

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