Organiser un festival de la bière sans rien laisser au dernier moment

Un festival de la bière se prépare d’abord avec les autorisations, le lieu et les brasseries, puis avec la logistique de service. Le froid, les installations de tirage et les verres doivent être réservés avant de confirmer les volumes. À l’approche du jour J, concentrez-vous sur les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles et les paiements. Les dernières vérifications portent sur la météo, l’électricité, les étiquettes des brasseries et la réception de la bière.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier les autorisations
2
Confirmer les accords de lieu
3
Inviter des brasseries
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer la participation de la brasserie
8
Réserver les installations de tirage
9
Réserver une chambre froide
10
Réserver l’enlèvement des déchets
11
Commander le catering
12
Réserver les verres et les tables
13
Répartir les bénévoles
14
Imprimer le déroulé
15
Vérifier les étiquettes de la brasserie
2 personnes
16
Tester le système de paiement
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Confirmer le nombre de visiteurs
19
Récupérer les courses
3 personnes
20
Réceptionner la livraison de bière
4 personnes
21
Recevoir le matériel de tirage
3 personnes
22
Stocker la bière au frais
3 personnes
23
Trier les informations sur la brasserie
2 personnes
24
Inspecter le lieu
2 personnes
25
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
26
Réception des livraisons
3 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer le bar
4 personnes
31
Raccorder les installations de tirage de bière
3 personnes
32
Raccorder les fûts de bière
3 personnes
33
Remplir les glacières
3 personnes
34
Préparer les verres
2 personnes
35
Accrocher les cartes bière
2 personnes
36
Installer les panneaux de prix
2 personnes
37
Suspendre la décoration
2 personnes
38
Brancher l’éclairage
2 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Poser les étiquettes d’allergènes
2 personnes
41
Mettre en place le point café
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Installer la caisse
2 personnes
45
Rincer les becs de dégustation
3 personnes
46
Contrôler la température de la bière
2 personnes

Événement

47
Accueillir les brasseries
3 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Distribuer les bracelets
2 personnes
50
Distribuer les verres à bière
2 personnes
51
Servir les bières
8 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Récupérer les verres
3 personnes
55
Garder les plans du bar propres
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Réapprovisionner les toilettes
58
Accompagner les dégustations de bière
2 personnes
59
Vérifier les stocks
2 personnes
60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

62
Stocker la bière restante en toute sécurité
3 personnes
63
Fermer les installations de tirage de bière
3 personnes
64
Rassembler les verres
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le bar
3 personnes
70
Nettoyer les sols
3 personnes
71
Remettre le lieu en état
2 personnes
72
Retourner le matériel de tirage de bière
2 personnes
73
Retourner le matériel de réfrigération
2 personnes
74
Rendre les cageots de bière
2 personnes
75
Ranger la décoration
2 personnes
76
Rendre les articles empruntés
2 personnes
77
Inventorier le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables hautesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Comptoir du bar
Table de caisse
Barrières de sécuritéqté 8

Vaisselle

Verres de dégustationqté 220
Verres à eauqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Planches de serviceqté 20
Doseursqté 12
Verres de serviceqté 24

Équipement

Installations de tirage à la pressionqté 4
Raccords de fûtqté 10
Régulateurs de CO2qté 4
Bouteilles de CO2qté 4
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Saladiersqté 6
Bacs isothermesqté 10
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 12
Plateauxqté 12
Verres doseursqté 4

Décoration

Drapeaux pour festival de bièreqté 4
Guirlandesqté 12
Panneaux de bièreqté 12
Supports de menuqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Rouleaux de nappesqté 6
Braceletsqté 200
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs à verreqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par vérifier les autorisations et les accords avec le lieu avant d’inviter les brasseries. Sans validation de la capacité, des horaires et des points d’alimentation, les réservations de matériel restent incertaines.
Réservez le matériel de tirage, les raccords, le CO₂ et la chambre froide plusieurs semaines à l’avance. Prévoyez aussi une solution de stockage au frais pour la livraison qui arrive avant l’ouverture.
Fixez une date limite d’inscription et confirmez le nombre de visiteurs avant de commander le catering et les quantités de verres. Demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le festival.
Répartissez les bénévoles par créneaux et imprimez le déroulé avant le jour J. Une personne doit savoir qui réceptionne la bière, qui teste les terminaux de paiement et qui contrôle les étiquettes des brasseries.
La veille, inspectez le lieu, les prises électriques, les rallonges et les multiprises, puis consultez les prévisions météo. Le matin même, testez chaque installation de tirage et gardez les verres, la glace et les moyens de paiement à portée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de la bière ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour vérifier les autorisations, confirmer le lieu et inviter les brasseries. Gardez les 2 dernières semaines pour le matériel, le catering, les bénévoles et les inscriptions.
Quand réserver les tireuses et la chambre froide pour un festival de la bière ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Attendre le dernier mois peut limiter les disponibilités et compliquer la livraison de la bière.
Combien de bière prévoir par visiteur ?: Pour une dégustation de plusieurs heures, comptez environ 3 à 5 dégustations de 10 à 15 cl par visiteur, puis ajustez selon la durée et le nombre de brasseries. Confirmez le volume final après la clôture des inscriptions.
Quand confirmer le nombre de visiteurs et le catering ?: Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant le festival. Utilisez ce chiffre pour confirmer le catering, les besoins alimentaires, les verres et la répartition des bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.