Bierfestival organisieren: Die richtige Reihenfolge
Ein Bierfestival steht und fällt mit einer sauberen Reihenfolge: Erst klärst du Genehmigungen und Veranstaltungsort, dann gewinnst du Brauereien und bestätigst die Besucherzahl. Danach folgen Zapfanlagen, Kühlung, Gläser, Catering und ein belastbarer Helferplan. Kurz vor dem Termin liegen die größten Risiken bei Strom, Zahlungssystemen, Lieferzeiten und der richtigen Lagertemperatur. Der fertige Plan mit 77 Aufgaben und 56 benötigten Dingen hilft dir, nichts davon zu spät anzugehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Genehmigungen prüfen
- 2
Absprachen zum Veranstaltungsort bestätigen
- 3
Brauereien einladen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Brauereiteilnahme bestätigen
- 8
Zapfanlagen reservieren
- 9
Kühlung reservieren
- 10
Abfallentsorgung reservieren
- 11
Catering bestellen
- 12
Gläser und Tische reservieren
- 13
Freiwillige einteilen
- 14
Drehbuch ausdrucken
- 15
Brauereietiketten prüfen
2 Personen
- 16
Zahlungssystem testen
2 Personen
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Besucherzahlen bestätigen
- 19
Einkäufe abholen
3 Personen
- 20
Bierlieferung annehmen
4 Personen
- 21
Zapfmaterial erhalten
3 Personen
- 22
Bier gekühlt lagern
3 Personen
- 23
Brauereiinfos sortieren
2 Personen
- 24
Location inspizieren
2 Personen
- 25
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 26
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
3 Personen
- 29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 30
Barausstattung aufbauen
4 Personen
- 31
Zapfanlagen anschließen
3 Personen
- 32
Bierfässer anschließen
3 Personen
- 33
Kühlboxen füllen
3 Personen
- 34
Gläser bereitstellen
2 Personen
- 35
Bierkarten aufhängen
2 Personen
- 36
Preisschilder aufstellen
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 38
Licht anschließen
2 Personen
- 39
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 40
Allergenetiketten anbringen
2 Personen
- 41
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 44
Kasse einrichten
2 Personen
- 45
Zapfhähne durchspülen
3 Personen
- 46
Biertemperatur prüfen
2 Personen
Event
- 47
Brauereien empfangen
3 Personen
- 48
Besucher begrüßen
3 Personen
- 49
Armbänder verteilen
2 Personen
- 50
Biergläser ausgeben
2 Personen
- 51
Biere ausschenken
8 Personen
- 52
Snacks servieren
4 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 54
Gläser einsammeln
3 Personen
- 55
Bartheken sauber halten
2 Personen
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Toiletten auffüllen
- 58
Bierpräsentationen begleiten
2 Personen
- 59
Bestand prüfen
2 Personen
- 60
Kasse abschließen
2 Personen
- 61
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 62
Restbier sicher lagern
3 Personen
- 63
Zapfanlagen abschließen
3 Personen
- 64
Gläser einsammeln
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
4 Personen
- 66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 67
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Bar reinigen
3 Personen
- 70
Böden reinigen
3 Personen
- 71
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 72
Zapfmaterial zurückbringen
2 Personen
- 73
Kühlung zurückgeben
2 Personen
- 74
Bierkästen zurückbringen
2 Personen
- 75
Dekoration verstauen
2 Personen
- 76
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 77
Restbestand inventarisieren
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- BiertischeAnz. 12
- StehtischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 80
- Bartheke
- Kassatisch
- AbsperrgitterAnz. 8
Geschirr
- ProbiergläserAnz. 220
- WassergläserAnz. 180
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierbretterAnz. 20
- AusschankmessbecherAnz. 12
- SchenkgläserAnz. 24
Ausstattung
- ZapfanlagenAnz. 4
- KegkupplungenAnz. 10
- CO2-ReglerAnz. 4
- CO2-FlaschenAnz. 4
- KühlschränkeAnz. 3
- KühlboxenAnz. 8
- EisbehälterAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 6
- KühlwannenAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 12
- TablettsAnz. 12
- MessbecherAnz. 4
Dekoration
- Bierfestival-FahnenAnz. 4
- GirlandenAnz. 12
- BierplattenAnz. 12
- MenükartenständerAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 8
- TischdeckenrollenAnz. 6
- ArmbänderAnz. 200
- NamensschilderAnz. 30
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LaternenAnz. 12
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- GlascontainerAnz. 8
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Klär Genehmigungen und die Absprachen mit dem Veranstaltungsort zuerst. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Absperrungen und die geplante Aufstellung von Biertischen, Stehtischen und Partyzelten.
- Lade Brauereien frühzeitig ein und bestätige ihre Teilnahme spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Festival. Sortiere Brauereiinfos und Etiketten vorab, damit Besucher Ausschank und Bier eindeutig zuordnen können.
- Reserviere Zapfanlagen, Kegkupplungen, CO2-Regler, CO2-Flaschen und Kühlung gemeinsam. Teste jede Zapfanlage mindestens 1 Tag vorher und plane gekühlte Lagerung für die Bierlieferung ein.
- Plane Gläser nicht nur nach der erwarteten Besucherzahl. Bei 100 Gästen solltest du mindestens 120 Probiergläser einplanen und zusätzlich Wassergläser für die Pausen zwischen den Verkostungen bereithalten.
- Teste Kartenterminals und das Zahlungssystem vor dem Einlass mit einer echten Transaktion. Teile Freiwillige in Schichten ein und drucke den Ablaufplan, damit Ausschank, Kasse, Nachfüllen und Abfallentsorgung auch bei Andrang funktionieren.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Bierfestival organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen, Veranstaltungsort und Brauereianfragen. Zapfanlagen, Kühlung, Gläser und Catering solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin reservieren.
- Wie viele Gläser braucht man für ein Bierfestival?
- Plane bei 100 Gästen mindestens 120 Probiergläser ein, wenn laufend gespült oder gewechselt werden kann. Ohne zuverlässige Spülmöglichkeit brauchst du einen größeren Puffer oder zusätzliche Gläser für Ausschank und Wasser.
- Wie viel Bier braucht man pro Person beim Bierfestival?
- Rechne für eine mehrstündige Verkostung mit etwa 1 bis 1,5 Litern pro erwachsener Person, abhängig von Probiergrößen und Ausschankdauer. Bestätige die erwartete Besucherzahl spätestens 1 Woche vorher, damit die Lieferung angepasst werden kann.
- Wann sollte man Zapfanlagen und Kühlung testen?
- Führe den vollständigen Techniktest mindestens 1 Tag vor dem Festival durch. Prüfe Zapfanlagen, Kupplungen, CO2, Stromanschlüsse und Kartenterminals gemeinsam, statt einzelne Geräte erst beim Aufbau zu testen.
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