Zo organiseer je een bierfestival zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en vergunningen; pas daarna leg je het bierassortiment en de brouwerijen vast. Reserveer vroeg de bierleveringen, tapinstallaties, koeling en proefglazen, want juist die onderdelen zijn lastig op korte termijn te regelen. Werk vervolgens de bezoekersstroom uit: entree, bierkaarten, proefpunten, eten, water en betaling. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, route-informatie en de weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om gekoelde voorraad, duidelijke etiketten en een opbouwvolgorde die je vooraf hebt uitgeschreven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Brouwerijen selecteren
2 personen
4
Bierassortiment samenstellen
2 personen
5
Bierleveringen reserveren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Brouwerijen bevestigen
10
Eten en snacks reserveren
11
Koelmaterialen reserveren
12
Muziek afspeellijst maken
13
Proefglazen etiketteren
2 personen
14
Bierkaarten ontwerpen
15
Route- en parkeerinformatie delen
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Bierlevering aannemen
3 personen
19
Voorraad controleren
2 personen
20
Bier gekoeld opslaan
3 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Locatie leegmaken
3 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Statafels plaatsen
3 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Partytenten opbouwen
5 personen
27
Lichtstrings ophangen
3 personen
28
Stroompunten controleren
2 personen
29
Koelkasten aansluiten
2 personen
30
Koelboxen vullen
3 personen
31
Tapinstallaties opbouwen
3 personen
32
Bierfusten aansluiten
3 personen
33
Tapleidingen doorspoelen
2 personen
34
Bierflessen sorteren
3 personen
35
Bierkaarten ophangen
2 personen
36
Glazen klaarzetten
3 personen
37
Eetbuffet inrichten
4 personen
38
Hapjes portioneren
4 personen
39
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
40
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
41
Entreebalie inrichten
3 personen
42
Afvalbakken plaatsen
2 personen
43
Toiletten bevoorraden
2 personen
44
Muziek aansluiten
2 personen
45
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

47
Bezoekers ontvangen
3 personen
48
Polsbandjes uitdelen
2 personen
49
Bier proeven en serveren
5 personen
50
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
51
Hapjes aanvullen
3 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Glazen inzamelen
3 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Tafels schoonhouden
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Bierkaarten bijwerken
59
Voorraad laagbier aanvullen
2 personen
60
Laatste ronde aankondigen
61
Bierverkoop stoppen
2 personen
62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

63
Restanten gekoeld opslaan
3 personen
64
Fusten afsluiten
2 personen
65
Tapinstallaties reinigen
2 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Meubilair afbreken
4 personen
69
Partytenten afbreken
5 personen
70
Verlichting verwijderen
3 personen
71
Materialen sorteren
3 personen
72
Glazen en servies afwassen
3 personen
73
Voorraad tellen
2 personen
74
Retourmaterialen verpakken
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Bierkratten retourneren
2 personen
77
Restafval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Entreetafel
Kassatafel

Servies

Proefglazenaantal 150
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 80
Tangenaantal 8

Apparatuur

Biertapsaantal 4
Tapinstallatiesaantal 4
Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Kassalade
Betaalterminalaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Gereedschapskistenaantal 2

Verlichting

Lichtstringsaantal 8
Ledlampenaantal 12
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Bierpostersaantal 12
Bierkaartenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Catering

Bierfustenaantal 12
Bierkrattenaantal 8
Bierkratopenersaantal 6
Waterkannenaantal 10
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Koekenpannenaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Keukenweegschaal

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Plan eerst de logistiek rond het bier. Reserveer per brouwerij de levering en bepaal waar bier gekoeld wordt opgeslagen; een volle koelkast of koelbox moet al vóór de eerste bezoekers beschikbaar zijn.
Maak het assortiment begrijpelijk met bierkaarten en geëtiketteerde proefglazen. Noteer per bier minstens de naam, brouwerij en stijl, zodat bezoekers niet bij elk proefpunt uitleg hoeven te vragen.
Leg betaling en entree uiterlijk een week vooraf vast. Richt een entreetafel en kassatafel in en test de betaalterminal, kassalade, stekkerdozen en verlengkabels vóór de opbouw.
Plan naast bier ook water en eten. Zet waterglazen en waterpunten zichtbaar neer en stem de hapjes af op de verzamelde dieetwensen; die informatie komt vaak pas te laat boven tafel.
Maak een opbouwschema met vaste volgorde: locatie leegmaken, tafels en tenten plaatsen, koeling en taps aansluiten, proefglazen en kaarten neerleggen en pas daarna de voorraad uitstallen. Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bierfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en brouwerijen. Reserveer koelmaterialen, tapinstallaties en bierleveringen zodra het aantal bezoekers duidelijk is, liefst uiterlijk 4 weken voor het festival.
Hoeveel bier heb je nodig voor een bierfestival?: Maak de berekening op basis van het bezoekersaantal en het formaat van je proefporties. Reken voor de eerste 2 uur op ongeveer 2 tot 3 proefglazen per persoon en houd daarnaast water en een kleine reservevoorraad apart.
Wat moet je regelen voor een bierfestival buiten?: Controleer de vergunningen en de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf. Regel partytenten, stabiele tafels, bescherming voor kabels en voldoende koeling; zonder beschutte plek kunnen bier, glazen en apparatuur snel onbruikbaar worden.
Hoe houd je bier gekoeld tijdens een bierfestival?: Zet de koelkasten of koelboxen vóór de levering aan en wijs één persoon aan voor voorraadcontrole. Bewaar het bier per brouwerij of soort en vul de taps pas aan wanneer dat nodig is, zodat niet alles tegelijk opwarmt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.