Cómo organizar un festival de la cerveza sin perder el control

Un festival de la cerveza requiere coordinar proveedores, frío, degustaciones, comida y circulación de personas en un orden concreto. Empieza fijando fecha y lugar, comprueba los permisos y calcula cuánta cerveza y comida necesitarás según las inscripciones. Después confirma las cervecerías, reserva las entregas y prepara la señalización, los vasos y los medios de pago. El montaje final debe dejar tiempo para enfriar la cerveza, revisar el inventario y probar grifos, sonido e iluminación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Seleccionar cervecerías
2 personas
4
Preparar la selección de cervezas
2 personas
5
Reservar entregas de cerveza
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar las cervecerías
10
Reservar comida y snacks
11
Reservar material de refrigeración
12
Crear lista de reproducción
13
Etiquetar los vasos de cata
2 personas
14
Diseñar las cartas de cerveza
15
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
16
Comprobar el pronóstico del tiempo
17
Hacer la compra
3 personas
18
Recibir la entrega de cerveza
3 personas
19
Comprobar el inventario
2 personas
20
Guardar la cerveza refrigerada
3 personas
21
Preparar aperitivos
4 personas
22
Desalojar el recinto
3 personas
23
Montar mesas
4 personas
24
Colocar mesas altas
3 personas
25
Colocar las sillas
3 personas
26
Montar las carpas
5 personas
27
Colgar guirnaldas de luces
3 personas
28
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
29
Conectar los frigoríficos
2 personas
30
Llenar las neveras portátiles
3 personas
31
Montar las instalaciones de grifos
3 personas
32
Conectar los barriles de cerveza
3 personas
33
Purgar las líneas de tiraje
2 personas
34
Clasificar las botellas de cerveza
3 personas
35
Colgar las cartas de cerveza
2 personas
36
Preparar los vasos
3 personas
37
Montar el buffet
4 personas
38
Porcionar aperitivos
4 personas
39
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
40
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
41
Montar el mostrador de entrada
3 personas
42
Colocar cubos de basura
2 personas
43
Abastecer los baños
2 personas
44
Conectar la música
2 personas
45
Realizar el control de seguridad
2 personas
46
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

47
Recibir a los visitantes
3 personas
48
Repartir pulseras
2 personas
49
Probar y servir la cerveza
5 personas
50
Servir bebidas sin alcohol
2 personas
51
Reponer los aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
3 personas
53
Recoger vasos
3 personas
54
Lavar la vajilla
2 personas
55
Mantener las mesas limpias
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar los baños
58
Actualizar tarjetas de cerveza
59
Reponer la cerveza de stock bajo
2 personas
60
Anunciar la última ronda
61
Suspender la venta de cerveza
2 personas
62
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

63
Guardar los restos refrigerados
3 personas
64
Cerrar los barriles
2 personas
65
Limpiar los sistemas de grifo
2 personas
66
Recoger la basura
4 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Desmontar el mobiliario
4 personas
69
Desmontar las carpas
5 personas
70
Retirar la iluminación
3 personas
71
Clasificar los materiales
3 personas
72
Lavar vasos y vajilla
3 personas
73
Contar el inventario
2 personas
74
Empaquetar los materiales de devolución
2 personas
75
Devolver los objetos prestados
2 personas
76
Devolver las cajas de cerveza
2 personas
77
Llevar los residuos a la basura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 10
Mesas altascant. 8
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de entrada
Mesa de caja

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 150
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 120
Cuencoscant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 80
Pinzascant. 8

Equipo

Grifos de cervezacant. 4
Dispensadores de cervezacant. 4
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cajón de la caja registradora
Terminal de pagocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Cajas de herramientascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Iluminación de emergenciacant. 4

Decoración

Pósters de cervezacant. 12
Cartas de cervezacant. 12
Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 30

Catering

Barriles de cervezacant. 12
Cajas de cervezacant. 8
Abrebotellas para cajas de cervezacant. 6
Jarras de aguacant. 10
Termoscant. 4
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 20
Sartenescant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Jarras medidorascant. 3
Balanza de cocina

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de contactar con las cervecerías: reserva al menos 6-8 semanas para confirmar proveedores y entregas.
Calcula la cerveza por fases: para la primera hora, cuenta con 2-3 consumiciones por persona y añade un margen del 10-15 % para reposición y preferencias imprevistas.
No dejes la refrigeración para el último día. Reserva neveras o equipos de frío con 2-3 semanas de antelación y coloca la cerveza recibida en frío en cuanto llegue.
Prepara una ficha por cerveza y etiqueta los vasos de degustación antes de abrir. Incluye estilo, graduación y cervecería para que el público no dependa de explicaciones repetidas.
Haz el montaje con varias horas de margen: coloca mesas, sillas, zonas de buffet, caja y señalización, y prueba terminales de pago, alargadores, grifos y altavoces antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de la cerveza?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varias cervecerías. Los permisos, el recinto, la refrigeración y las entregas suelen necesitar más tiempo que la decoración o la compra final.
¿Cuánta cerveza necesito para un festival de la cerveza?: Para la primera hora, calcula 2-3 consumiciones por persona y añade un margen del 10-15 %. Ajusta el cálculo según la duración, el tamaño de las degustaciones y si también se sirven bebidas sin alcohol.
¿Cuándo debo recibir y enfriar la cerveza?: Programa la entrega entre 24 y 48 horas antes cuando sea posible, para comprobar el inventario y enfriar las unidades necesarias. Si recibes barriles o cerveza sensible a la temperatura, confirma con el proveedor el tiempo mínimo de refrigeración.
¿Qué se suele olvidar al organizar un festival de la cerveza?: Lo más habitual es olvidar vasos de agua, opciones para preferencias dietéticas, señalización de rutas y aparcamiento y un plan para los residuos. Revisa estos puntos al menos una semana antes y vuelve a comprobarlos durante el montaje.

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