Bierfestival organisieren: So gelingt die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest und prüfe sofort, ob für Ausschank, Musik oder eine Veranstaltung im Freien Genehmigungen nötig sind. So bleibt Zeit für Rückfragen.
• Bestätige Brauereien und Bierlieferungen spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Plane pro Biersorte eine beschriftete Bierkarte und genügend Probiergläser ein, damit beim Wechsel nichts verwechselt wird.
• Trenne Kühlung und Ausschank organisatorisch: Kontrolliere die Lieferung am Ankunftstag, lagere das Bier gekühlt und halte Kühlboxen oder Kühlschränke als Reserve bereit. Ein später Liefertermin lässt sich am Festtag kaum auffangen.
• Schließe Anmeldungen etwa 7 Tage vor dem Festival und erfasse dabei Ernährungswünsche. Reserviere Snacks und Essen nach der erwarteten Gästezahl, statt erst am Veranstaltungstag nachzukaufen.
• Plane den Aufbau mit festen Stationen für Empfang, Kasse, Ausschank und Essen. Stelle Tische, Stehtische, Stühle, Zapfanlagen, Kartenterminal, Lautsprecher und Kabel vor dem Einlass bereit und prüfe die Wettervorhersage am Vortag.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Bierfestival organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Brauereien, Bierlieferungen und Essen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.

Wie viel Bier braucht man für ein Bierfestival?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 bis 2 Getränken pro Stunde. Für Verkostungen sind kleinere Probiergläser sinnvoll, weil Gäste mehrere Sorten testen.

Wie viele Brauereien braucht man für ein Bierfestival?

Für ein überschaubares Festival reichen meist 4 bis 8 Brauereien mit jeweils mehreren Sorten. Bestätige die Teilnahme mindestens 4 Wochen vorher und schließe das Sortiment etwa 2 Wochen vor dem Termin ab.

Was muss man am Tag vor einem Bierfestival erledigen?

Prüfe Wetter, Lieferstatus, Bestand und Kühlkapazität, etikettiere die Probiergläser und lege Bierkarten, Routen- und Parkinformationen bereit. Der Aufbau von Tischen und Technik sollte spätestens am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass beginnen.

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