Organiser un festival de la bière sans rien laisser au hasard
Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations avant de contacter les brasseries. L’assortiment, les inscriptions et les besoins alimentaires déterminent ensuite les quantités de bière, de nourriture, de verres et de matériel de refroidissement. Prévoyez une zone d’accueil, des tables de dégustation et un service séparé pour l’eau et les snacks. Les derniers oublis concernent souvent la livraison, le stockage au frais, le paiement et les informations d’accès.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Sélectionner les brasseries
2 personnes
- 4
Composer l’assortiment de bières
2 personnes
- 5
Réserver les livraisons de bière
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Confirmer les brasseries
- 10
Réserver la nourriture et les snacks
- 11
Réserver le matériel de refroidissement
- 12
Créer la playlist musicale
- 13
Étiqueter les verres de dégustation
2 personnes
- 14
Concevoir les cartes des bières
- 15
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
- 16
Vérifier les prévisions météo
- 17
Faire les courses
3 personnes
- 18
Réceptionner la livraison de bière
3 personnes
- 19
Vérifier les stocks
2 personnes
- 20
Stocker la bière au frais
3 personnes
- 21
Préparer les en-cas
4 personnes
- 22
Vider le lieu
3 personnes
- 23
Installer les tables
4 personnes
- 24
Installer des tables hautes
3 personnes
- 25
Installer les chaises
3 personnes
- 26
Monter les tentes de réception
5 personnes
- 27
Suspendre les guirlandes lumineuses
3 personnes
- 28
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 29
Raccorder les réfrigérateurs
2 personnes
- 30
Remplir les glacières
3 personnes
- 31
Installer les tireuses à bière
3 personnes
- 32
Raccorder les fûts de bière
3 personnes
- 33
Rincer les conduites de tirage
2 personnes
- 34
Trier les bouteilles de bière
3 personnes
- 35
Accrocher les cartes bière
2 personnes
- 36
Préparer les verres
3 personnes
- 37
Installer le buffet
4 personnes
- 38
Portionner les amuse-bouches
4 personnes
- 39
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
- 40
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
- 41
Aménager le comptoir d’entrée
3 personnes
- 42
Installer les poubelles
2 personnes
- 43
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
- 44
Brancher la musique
2 personnes
- 45
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 46
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 48
Distribuer les bracelets
2 personnes
- 49
Déguster et servir la bière
5 personnes
- 50
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
- 51
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
- 52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 53
Récupérer les verres
3 personnes
- 54
Faire la vaisselle
2 personnes
- 55
Garder les tables propres
2 personnes
- 56
Vider les poubelles
2 personnes
- 57
Vérifier les toilettes
- 58
Mettre à jour les cartes des bières
- 59
Réapprovisionner la bière légère
2 personnes
- 60
Annoncer le dernier tour
- 61
Arrêter la vente de bière
2 personnes
- 62
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 63
Stocker les restes au frais
3 personnes
- 64
Fermer les fûts
2 personnes
- 65
Nettoyer les tireuses à bière
2 personnes
- 66
Rassembler les déchets
4 personnes
- 67
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 68
Démonter le mobilier
4 personnes
- 69
Démonter les tentes de fête
5 personnes
- 70
Retirer l'éclairage
3 personnes
- 71
Trier les matériaux
3 personnes
- 72
Laver les verres et la vaisselle
3 personnes
- 73
Compter le stock
2 personnes
- 74
Emballer le matériel de retour
2 personnes
- 75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 76
Rendre les cageots de bière
2 personnes
- 77
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables de bièreqté 10
- Tables hautesqté 8
- Chaisesqté 40
- Tabourets de barqté 12
- Tables de buffetqté 4
- Table d’accueil
- Table de caisse
Vaisselle
- Verres de dégustationqté 150
- Verres à eauqté 100
- Assiettesqté 120
- Petits bolsqté 80
- Couteauxqté 120
- Fourchettesqté 120
- Cuillèresqté 80
- Pincesqté 8
Équipement
- Tireuses à bièreqté 4
- Installations de tirage à la pressionqté 4
- Réfrigérateursqté 3
- Glacièresqté 6
- Tiroir-caisse
- Terminal de paiementqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 3
- Boîtes à outilsqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Éclairage de secoursqté 4
Décoration
- Affiches de bièreqté 12
- Cartes des bièresqté 12
- Nappesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Badges nominatifsqté 30
Catering
- Fûts de bièreqté 12
- Caisses de bièreqté 8
- Décapsuleurs pour caisses de bièreqté 6
- Carafes d’eauqté 10
- Thermosqté 4
- Courses
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Plateaux de serviceqté 20
- Poêlesqté 2
- Bacs de rangementqté 12
- Verres doseursqté 3
- Balance de cuisine
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Seauxqté 6
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Gants de nettoyageqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Distributeurs de serviettesqté 4
- Brosses de toilettesqté 4
Conseils
- Bloquez d’abord la date, le lieu et les autorisations : faites-le au moins 8 à 12 semaines avant le festival, surtout si vous installez des tentes, des tireuses ou une sonorisation.
- Sélectionnez les brasseries avant d’établir la carte des bières. Confirmez chaque participation et réservez les livraisons au plus tard 2 semaines avant l’événement, avec une plage horaire précise.
- Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires séparément. Arrêtez les chiffres 7 jours avant afin de commander les snacks, la nourriture, les assiettes, les bols et les couverts sans travailler à l’estimation.
- Organisez le froid avant de commander les fûts et les bouteilles : prévoyez des réfrigérateurs ou des glacières, puis vérifiez la livraison dès son arrivée et stockez immédiatement la bière au frais.
- Préparez l’accueil et le paiement la veille : étiquetez les verres de dégustation, affichez les cartes des bières, testez le terminal de paiement et indiquez clairement l’itinéraire et le stationnement.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de la bière ?
- Prévoyez 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs brasseries, des livraisons et du matériel loué. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, la nourriture, la météo et les stocks.
- Quelle quantité de bière prévoir par personne ?
- Pour une dégustation de plusieurs heures, comptez environ 1 à 1,5 litre par personne, à ajuster selon la durée et le nombre de références. Prévoyez aussi de l’eau en quantité suffisante et un vrai espace pour les snacks.
- Quand faut-il réserver les brasseries et les tireuses ?
- Contactez les brasseries 8 semaines avant et confirmez-les au plus tard 2 semaines avant. Réservez les tireuses, les installations de tirage et le matériel de refroidissement dès que le nombre de participants est connu.
- Que faut-il vérifier le jour de la livraison de bière ?
- Contrôlez les quantités, les références et l’état des contenants dès la réception. Placez ensuite la bière au frais sans attendre et signalez immédiatement toute erreur au fournisseur, idéalement le jour même.
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