Zo organiseer je een bibliotheek open dag

Begin met de datum, openingstijden en beschikbare ruimtes. Werk daarna het programma uit met rondleidingen, kinderactiviteiten, een quiz of prijsvraag en eventuele presentaties. Zodra de inhoud vaststaat, kun je medewerkers en vrijwilligers verdelen, promotie starten en aanmeldingen verwerken. Plan de praktische voorbereiding niet alleen op de dag zelf: drank koelen, materialen klaarzetten en naamkaartjes maken kosten samen al snel enkele uren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Programma en activiteiten bepalen
2 personen
3
Ruimtes en zalen reserveren
4
Medewerkers en vrijwilligers benaderen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie op website plaatsen
7
Sociale media publiceren
8
Posters verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programma online bijwerken
12
Leveringen en boodschappen bestellen
13
Rondleiding voorbereiden
2 personen
14
Kinderactiviteiten voorbereiden
2 personen
15
Quiz en prijsvraag maken
16
Presentaties en teksten afdrukken
17
Naamkaartjes voorbereiden
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Infobalie inrichten
2 personen
22
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen opstellen
3 personen
25
Kinderhoek inrichten
2 personen
26
Leeshoek inrichten
2 personen
27
Boekentafels samenstellen
3 personen
28
Tent en buitenmeubilair plaatsen
3 personen
29
Versiering ophangen
2 personen
30
Route- en programmaborden plaatsen
2 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen
32
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
33
Hapjes uitstallen
2 personen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

35
Registratiebalie bemannen
2 personen
36
Bezoekers verwelkomen
2 personen
37
Programma toelichten
2 personen
38
Rondleidingen begeleiden
2 personen
39
Nieuwe leden inschrijven
2 personen
40
Bibliotheekdiensten demonstreren
2 personen
41
Voorleessessies begeleiden
2 personen
42
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
43
Quiz begeleiden
44
Presentatie verzorgen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
49
Toiletten controleren
50
Gevonden voorwerpen verzamelen
51
Laatste bezoekers informeren
2 personen
52
Registratielijst veilig opbergen

Nazorg

53
Boeken terugplaatsen
3 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
55
Servies afwassen
2 personen
56
Catering opruimen
2 personen
57
Versiering verwijderen
2 personen
58
Borden en bewegwijzering verwijderen
2 personen
59
Geluidsapparatuur uitschakelen
60
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
61
Ruimtes schoonmaken
3 personen
62
Toiletten schoonmaken
63
Huurmaterialen retourneren
2 personen
64
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
65
Aanmeldgegevens verwerken
66
Bedankbericht versturen
67
Geleende boeken controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Partytent
Inschrijftafel
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Theelepelsaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Servettenaantal 300
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Boekendisplaysaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12
Wifiversterker

Kinderactiviteiten

Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Kleurboekenaantal 30
Knutselschaaraantal 10
Lijmstiftenaantal 20
Knip- en knutselpapieraantal 500
Voorleesboekenaantal 25
Prentenboekenaantal 20
Kleed voor kinderhoek

Promotie

Postersaantal 30
Flyersaantal 300
Programmakaartenaantal 200
Inschrijfformulierenaantal 200
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Prijsvraagformulierenaantal 150
Standaards voor postersaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Papieren handdoekdispenseraantal 2

Tips

Leg het programma minstens 4 weken vooraf vast. Reserveer per activiteit een ruimte en noteer ook wie de begeleiding doet, zodat rondleidingen en kinderactiviteiten niet tegelijk om dezelfde vrijwilliger vragen.
Begin promotie zodra de openingstijden en activiteiten bekend zijn. Werk de website en sociale media bij, verspreid posters en controleer wekelijks of het online programma nog klopt.
Maak één overzicht van aanmeldingen en dieetwensen. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit; bestel daarna pas hapjes en dranken, zodat je minder hoeft te gokken.
Richt de entree in als een duidelijke route: zet de inschrijftafel en infobalie bij binnenkomst, leg naamkaartjes klaar en plaats boekendisplays waar bezoekers vanzelf langs lopen.
Test beamer, laptop, projectiescherm en draagbare speaker minstens 1 dag vooraf. Zet tafels, stoelen en de kinderhoek klaar vóór de opening en koel dranken minimaal 2 uur van tevoren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een bibliotheek open dag?: Leg datum, openingstijden en ruimtes bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Begin uiterlijk 4 weken voor de open dag met uitnodigingen, website, sociale media en posters.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bibliotheek open dag?: Plan minimaal één persoon voor de infobalie, één voor de inschrijftafel en per activiteit één begeleider. Voor een programma met rondleidingen, kinderactiviteiten en presentaties kom je vaak uit op 6 tot 10 vrijwilligers tegelijk.
Wanneer moet je dieetwensen voor een bibliotheek open dag verzamelen?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de open dag. Dan kun je hapjes en dranken gericht bestellen en de informatie aan de catering doorgeven.
Wanneer zet je drinken klaar voor een bibliotheek open dag?: Koel flessen en andere dranken minimaal 2 uur vooraf. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen ongeveer 30 minuten voor opening klaar, zodat de ontvangst niet stilvalt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.