Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en la biblioteca

Una jornada de puertas abiertas de la biblioteca necesita más coordinación de la que parece: hay que combinar visitas, actividades, inscripciones y atención al público sin bloquear el servicio habitual. Empieza por fijar una franja horaria y un programa realista, y reserva las salas antes de anunciar nada. Después organiza la difusión, las inscripciones y el personal. En los últimos días, confirma compras, prepara los materiales y ensaya el recorrido de la visita guiada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2
Definir programa y actividades
2 personas
3
Reservar espacios y salas
4
Contactar con el personal y los voluntarios
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar la promoción en la página web
7
Publicar en redes sociales
8
Distribuir carteles
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Actualizar el programa en línea
12
Pedir entregas y compras
13
Preparar la visita guiada
2 personas
14
Preparar las actividades infantiles
2 personas
15
Preparar concurso y cuestionario
16
Imprimir presentaciones y textos
17
Preparar tarjetas de nombre
18
Hacer la compra
2 personas
19
Enfriar las bebidas
2 personas
20
Preparar aperitivos
3 personas
21
Montar el mostrador de información
2 personas
22
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
23
Montar mesas
3 personas
24
Colocar las sillas
3 personas
25
Montar el rincón infantil
2 personas
26
Montar el rincón de lectura
2 personas
27
Montar las mesas de libros
3 personas
28
Montar la tienda y el mobiliario exterior
3 personas
29
Colgar la decoración
2 personas
30
Colocar los carteles de ruta y programa
2 personas
31
Probar el sistema de sonido
2 personas
32
Montar el punto de café y té
2 personas
33
Montar aperitivos
2 personas
34
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

35
Atender la mesa de registro
2 personas
36
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
37
Presentar el programa
2 personas
38
Guiar visitas
2 personas
39
Inscribir a nuevos miembros
2 personas
40
Demostrar los servicios de la biblioteca
2 personas
41
Coordinar sesiones de lectura en voz alta
2 personas
42
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
43
Dirigir el quiz
44
Realizar la presentación
2 personas
45
Servir café y té
2 personas
46
Servir aperitivos
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Vaciar los contenedores de basura
49
Comprobar los baños
50
Recoger objetos perdidos
51
Informar a los últimos visitantes
2 personas
52
Guardar de forma segura la lista de registro

Seguimiento

53
Devolver los libros a sus estantes
3 personas
54
Recoger mesas y sillas
3 personas
55
Lavar la vajilla
2 personas
56
Recoger el catering
2 personas
57
Retirar la decoración
2 personas
58
Retirar los carteles y la señalización
2 personas
59
Apagar el equipo de sonido
60
Clasificar y retirar residuos
2 personas
61
Limpiar espacios
3 personas
62
Limpiar los baños
63
Devolver el material alquilado
2 personas
64
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
65
Procesar los datos de inscripción
66
Enviar mensaje de agradecimiento
67
Comprobar los libros prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Carpa plegable
Mesa de inscripción
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Bandejascant. 60
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharillascant. 60
Bandejas de serviciocant. 8
Jarracant. 4

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 3
Servilletascant. 300
Compras

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 10
Expositores de libroscant. 6
Arreglos floralescant. 6
Tarjetas de nombrecant. 30

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátil
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12
Amplificador WiFi

Actividades infantiles

Lápices de colorescant. 12
Rotuladorescant. 12
Libros para colorearcant. 30
Tijeras de manualidadescant. 10
Barras de pegamentocant. 20
Papel para recortar y manualidadescant. 500
Libros de lecturacant. 25
Libros ilustradoscant. 20
Manta para el rincón infantil

Promoción

Cartelescant. 30
Folletoscant. 300
Tarjetas del programacant. 200
Formularios de inscripcióncant. 200
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Formularios del concursocant. 150
Soportes para cartelescant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8
Dispensador de papel de manoscant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el horario y las salas con varias semanas de antelación. Deja margen entre actividades para absorber retrasos y evitar que los grupos se crucen en los accesos.
Define el aforo de cada actividad antes de abrir las inscripciones. Si recoges preferencias dietéticas, inclúyelas en el formulario desde el principio y fija una fecha límite para responder.
No publiques un programa provisional sin una persona responsable de actualizarlo. Revisa la versión en línea al menos 48 horas antes y comunica cualquier cambio a quienes se hayan inscrito.
Prepara por separado la visita guiada, las actividades infantiles y el concurso o cuestionario. Haz una prueba completa con el proyector, la pantalla y el altavoz portátil antes del día de puertas abiertas.
Reserva el montaje para el mismo día solo si tienes ayuda suficiente. Prepara con antelación las tarjetas de nombre, la mesa de inscripción, el rincón infantil, las bebidas frías y las bandejas de aperitivos; así el equipo no improvisa al abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una biblioteca?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar salas, contactar con personal y voluntariado y lanzar la promoción. Deja la última semana para confirmar inscripciones, compras, entregas y cambios del programa.
¿Cuánto debe durar una jornada de puertas abiertas de la biblioteca?: Una franja de 3 a 5 horas suele permitir combinar recepción, visita guiada y actividades sin concentrarlo todo. Programa bloques de 30 a 60 minutos y deja al menos 15 minutos entre ellos para entradas, salidas y preparación.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes si necesitas preparar tarjetas de nombre, grupos o aperitivos. Mantén una lista de espera y reserva algunas plazas para personas que lleguen sin inscripción.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior comprueba el programa, las presentaciones impresas, el equipo audiovisual, las bebidas y los materiales de las actividades. Deja listas la mesa de inscripción y las tarjetas de nombre; el montaje de mesas, sillas y rincones puede hacerse el mismo día con tiempo suficiente.

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