Organiser une journée portes ouvertes de bibliothèque

Une journée portes ouvertes réussie se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme une succession d’activités. Commencez par fixer les horaires, les espaces accessibles et le programme, avant de mobiliser le personnel et les bénévoles. Prévoyez ensuite les inscriptions, la communication, la visite guidée et les activités pour enfants. Le jour J, l’accueil, les boissons et la signalétique doivent être prêts avant l’arrivée du premier visiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Définir le programme et les activités
2 personnes
3
Réserver des salles et des espaces
4
Contacter le personnel et les bénévoles
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la promotion sur le site web
7
Publier sur les réseaux sociaux
8
Distribuer les affiches
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Mettre à jour le programme en ligne
12
Commander les livraisons et les courses
13
Préparer la visite guidée
2 personnes
14
Préparer les activités pour enfants
2 personnes
15
Créer le quiz et le concours
16
Imprimer les présentations et les textes
17
Préparer les badges nominatifs
18
Faire les courses
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
22
Installer la table d'inscription
2 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Aménager l’espace enfants
2 personnes
26
Aménager le coin lecture
2 personnes
27
Préparer les tables de livres
3 personnes
28
Installer la tente et le mobilier d’extérieur
3 personnes
29
Suspendre la décoration
2 personnes
30
Installer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
32
Installer le point café et thé
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
34
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

35
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
36
Accueillir les visiteurs
2 personnes
37
Présenter le programme
2 personnes
38
Accompagner les visites guidées
2 personnes
39
Inscrire les nouveaux membres
2 personnes
40
Présenter les services de bibliothèque
2 personnes
41
Animer les séances de lecture
2 personnes
42
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
43
Animer le quiz
44
Assurer la présentation
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
49
Vérifier les toilettes
50
Rassembler les objets trouvés
51
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
52
Mettre la liste d’inscription en lieu sûr

Suivi

53
Remettre les livres en place
3 personnes
54
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
55
Faire la vaisselle
2 personnes
56
Ranger le service traiteur
2 personnes
57
Retirer la décoration
2 personnes
58
Retirer les panneaux et la signalétique
2 personnes
59
Éteindre le matériel sonore
60
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
61
Nettoyer les espaces
3 personnes
62
Nettoyer les toilettes
63
Retourner les matériels de location
2 personnes
64
Ranger le matériel restant
2 personnes
65
Traiter les données d’inscription
66
Envoyer un message de remerciement
67
Vérifier les livres empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tente de réception
Table d'inscription
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Serviettesqté 300
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Présentoirs de livresqté 6
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 30

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12
Amplificateur Wi-Fi

Activités pour enfants

Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Livres de coloriageqté 30
Ciseaux de bricolageqté 10
Bâtons de colleqté 20
Papier pour découpage et bricolageqté 500
Livres de lectureqté 25
Albums illustrésqté 20
Drapé pour coin enfants

Promotion

Affichesqté 30
Flyersqté 300
Cartes du programmeqté 200
Formulaires d'inscriptionqté 200
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Formulaires du concoursqté 150
Présentoirs pour affichesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Distributeur d’essuie-tout en papierqté 2

Conseils

Fixez les horaires et le programme au moins 4 semaines à l’avance. Gardez une marge entre la visite guidée, le quiz et les activités pour enfants afin d’éviter les groupes qui se chevauchent.
Répartissez les rôles avant d’envoyer les invitations : prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une pour la visite guidée et une pour l’espace enfants sur chaque créneau.
Ouvrez les inscriptions 2 à 3 semaines avant la date et demandez les besoins alimentaires dès le formulaire. Mettez ensuite le programme en ligne à jour dès qu’un horaire ou une activité change.
Préparez les supports la veille : présentations imprimées, badges nominatifs, quiz, textes de visite et matériel de projection. Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’enceinte avant l’ouverture.
Installez la table d’inscription, le comptoir d’information et l’espace enfants au moins 60 minutes avant le début. Mettez les boissons au frais et préparez les en-cas avant que les bénévoles ne soient pris par l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de bibliothèque ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver les salles, confirmer les bénévoles, communiquer sur l’événement et traiter les inscriptions avant le jour J.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant l’événement, puis faites un rappel 3 à 5 jours avant. Indiquez les horaires, les activités nécessitant une inscription et les éventuels besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au moins 3 personnes par créneau : une à l’accueil, une pour accompagner les visites et une pour les activités ou l’espace enfants. Ajoutez une personne de renfort si plusieurs groupes commencent en même temps.
Quand installer les tables et la table d’inscription ?: Installez le mobilier 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Gardez ensuite au moins 30 minutes pour tester le matériel, placer les badges et vérifier que les boissons, les supports imprimés et la signalétique sont en place.

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