Boodschappenlijst voor een bibliotheek open dag

Voor een bibliotheek open dag heb je meer nodig dan koffie en folders. Bezoekers moeten zich kunnen inschrijven, hun weg vinden en deelnemen aan rondleidingen, kinderactiviteiten en een quiz. Regel daarom naast tafels en stoelen ook naamkaartjes, boekendisplays en apparatuur voor presentaties. Deze boodschappenlijst helpt je de catering, ontvangst, inrichting en techniek op tijd compleet te maken. Controleer vooral vooraf hoeveel ruimtes je gebruikt en hoeveel bezoekers je verwacht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Partytent
Inschrijftafel
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Theelepelsaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Servettenaantal 300
Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Water zonder prik - 8 flessen
- Water met prik - 6 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Multivruchtensap - 4 pakken
- Citroenen - 10 stuks
- Theebiscuits - 6 pakken
- Roomboterkoekjes - 6 pakken
- Mini-muffins - 100 stuks
- Mini-croissants - 80 stuks
- Paprikachips - 5 zakken
- Naturelchips - 5 zakken
- Zoute stengels - 4 zakken
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Worteltjes - 3 kilo
- Hummus - 6 bakken
- Roomkaas - 4 kuipjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Oude kaas - 1 kilo
- Volkorenbrood - 8 broden
- Wit stokbrood - 8 stuks
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Vegan beleg - 4 verpakkingen
- Ketchup - 2 flessen
- Mayonaise - 2 flessen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Vloeibare handzeep - 4 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Sponzen - 6 stuks
- Papieren handdoeken - 8 pakken

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Boekendisplaysaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12
Wifiversterker

Kinderactiviteiten

Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Kleurboekenaantal 30
Knutselschaaraantal 10
Lijmstiftenaantal 20
Knip- en knutselpapieraantal 500
Voorleesboekenaantal 25
Prentenboekenaantal 20
Kleed voor kinderhoek

Promotie

Postersaantal 30
Flyersaantal 300
Programmakaartenaantal 200
Inschrijfformulierenaantal 200
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Prijsvraagformulierenaantal 150
Standaards voor postersaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Papieren handdoekdispenseraantal 2

Tips

Zet voor de infobalie en inschrijftafel aparte tafels klaar. Leg naamkaartjes en inschrijfmateriaal minstens 30 minuten voor opening op hun plek, zodat vrijwilligers niet tijdens de ontvangst hoeven te zoeken.
Plan per koffiepunt een koffiezetapparaat of waterkoker, thermoskannen, koffiekopjes, schotels en theelepels. Zet drank minimaal 15 minuten voor opening koud of klaar en gebruik herbruikbare bekers voor koude dranken.
Voor presentaties en de quiz heb je niet alleen een laptop nodig, maar ook een beamer, projectiescherm en draagbare speaker. Test alle aansluitingen uiterlijk 1 uur vooraf in de ruimte waar je ze gebruikt.
Richt de kinderhoek afgebakend in met een eigen tafel of zitplek en controleer of kinderactiviteiten en materialen compleet zijn voordat de eerste gezinnen binnenkomen. Houd de doorgang naar de collectie en uitgang vrij.
Neem voor hapjes en drank rekening met dieetwensen die bij de aanmeldingen zijn doorgegeven. Gebruik aparte serveerbladen en duidelijke aanduidingen, zodat bezoekers snel zien welke opties voor hen geschikt zijn.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een bibliotheek open dag?: Reken minimaal op tafels, stoelen, een inschrijftafel, naamkaartjes, boekendisplays, servies en cateringmateriaal. Voor een programma met presentaties heb je daarnaast een laptop, beamer, projectiescherm en draagbare speaker nodig.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 warme dranken per bezoeker die koffie of thee gebruikt. Plan voor een open dag van 3 uur ongeveer 4 tot 6 warme dranken per gebruiker en zorg dat waterkokers of koffiezetapparaten uiterlijk 15 minuten voor opening klaarstaan.
Wanneer moet ik de techniek voor een bibliotheek open dag testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm en speaker uiterlijk 1 uur voor de start. Controleer ook de kabels, het geluid en de zichtbaarheid vanaf de achterste zitplaatsen.
Hoe vroeg moet ik de inschrijftafel en kinderhoek klaarzetten?: Zet beide minstens 30 minuten voor opening klaar. Leg naamkaartjes en inschrijfmateriaal dan al op de tafel en controleer of de kinderhoek veilig bereikbaar is zonder doorgangen te blokkeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.