Checklist voor een bibliotheek open dag organiseren

Een bibliotheek open dag vraagt om meer dan een programma en een paar tafels. Leg eerst datum, openingstijden, ruimtes en activiteiten vast; daarna volgen vrijwilligers, promotie en aanmeldingen. Plan rondleidingen, kinderactiviteiten en presentaties op vaste tijden, zodat bezoekers weten waar ze moeten zijn. In de laatste week verschuift de aandacht naar leveringen, naamkaartjes, techniek, catering en de inrichting van de infobalie, inschrijftafel en kinderhoek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Programma en activiteiten bepalen
2 personen
Ruimtes en zalen reserveren
Medewerkers en vrijwilligers benaderen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op website plaatsen
Sociale media publiceren
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma online bijwerken
Leveringen en boodschappen bestellen
Rondleiding voorbereiden
2 personen
Kinderactiviteiten voorbereiden
2 personen
Quiz en prijsvraag maken
Presentaties en teksten afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Leeshoek inrichten
2 personen
Boekentafels samenstellen
3 personen
Tent en buitenmeubilair plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Route- en programmaborden plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Nieuwe leden inschrijven
2 personen
Bibliotheekdiensten demonstreren
2 personen
Voorleessessies begeleiden
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Quiz begeleiden
Presentatie verzorgen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Registratielijst veilig opbergen

Nazorg

Boeken terugplaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Catering opruimen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Borden en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Aanmeldgegevens verwerken
Bedankbericht versturen
Geleende boeken controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Partytent
Inschrijftafel
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Theelepelsaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Servettenaantal 300
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Boekendisplaysaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12
Wifiversterker

Kinderactiviteiten

Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Kleurboekenaantal 30
Knutselschaaraantal 10
Lijmstiftenaantal 20
Knip- en knutselpapieraantal 500
Voorleesboekenaantal 25
Prentenboekenaantal 20
Kleed voor kinderhoek

Promotie

Postersaantal 30
Flyersaantal 300
Programmakaartenaantal 200
Inschrijfformulierenaantal 200
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Prijsvraagformulierenaantal 150
Standaards voor postersaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Papieren handdoekdispenseraantal 2

Tips

Plan het programma in tijdsblokken en wijs per activiteit minimaal één verantwoordelijke aan. Reserveer extra tijd tussen rondleidingen, quizmomenten en presentaties voor wisselen en vragen van bezoekers.
Begin uiterlijk enkele weken vooraf met vrijwilligers en medewerkers benaderen. Maak per onderdeel een bezetting voor ontvangst, rondleidingen, kinderactiviteiten, catering en het opruimen.
Werk promotie in drie kanalen uit: website, sociale media en posters. Controleer het online programma na elke wijziging, zodat tijden en activiteiten overal gelijk blijven.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vóór je hapjes en dranken bestelt. Zet koffie, thee, water en gekoelde dranken pas op de dag zelf klaar en controleer vooraf hoeveel bekers, kopjes en servetten beschikbaar zijn.
Doe de eindcontrole de dag vóór de open dag: test laptop, beamer, projectiescherm en speaker, zet tafels en stoelen volgens het programma neer en leg presentaties, teksten en naamkaartjes klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bibliotheek open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, openingstijden, ruimtes en programma. Reserveer de laatste week voor bestellingen, promotiecontrole, techniek en de definitieve inrichting.
Wat moet ik regelen voor een bibliotheek open dag?: Regel minimaal programma, ruimtes, medewerkers en vrijwilligers, uitnodigingen, promotie, aanmeldingen, catering, techniek en bewegwijzering. Plan daarnaast de rondleiding, kinderhoek, quiz of prijsvraag en de inrichting van de ontvangstpunten.
Wanneer moet ik vrijwilligers voor een bibliotheek open dag benaderen?: Benader vrijwilligers uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf, zodat je openstaande diensten tijdig ziet. Bevestig de bezetting opnieuw ongeveer 1 week vóór de open dag en geef iedereen een duidelijke taak en begintijd.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een bibliotheek open dag klaar te zetten?: Reken op minstens 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, infobalie, inschrijftafel, kinderhoek, catering en techniek. Doe een korte extra controle 30 minuten vóór opening voor programma, materialen en ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.