Tag der offenen Tür in der Bibliothek planen

Ein Tag der offenen Tür in der Bibliothek braucht mehr als ein schönes Programm. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Räume fest, bevor du Helfer einteilst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Programm, Führungen, Kinderangebote und die Anmeldung; Technik, Verpflegung und Raumaufbau werden zum Schluss konkret vorbereitet. Plane außerdem Zeit für Aktualisierungen ein, denn Änderungen am Programm erreichen Besucher sonst zu spät.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2
Programm und Aktivitäten festlegen
2 Personen
3
Räume und Säle reservieren
4
Mitarbeiter und Freiwillige ansprechen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Werbung auf der Website veröffentlichen
7
In sozialen Medien veröffentlichen
8
Poster verteilen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Programm online aktualisieren
12
Lieferungen und Einkäufe bestellen
13
Führung vorbereiten
2 Personen
14
Kinderaktivitäten vorbereiten
2 Personen
15
Quiz und Gewinnspiel erstellen
16
Präsentationen und Texte drucken
17
Namensschilder vorbereiten
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Getränke kalt stellen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
3 Personen
21
Infostand einrichten
2 Personen
22
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
23
Tische aufstellen
3 Personen
24
Stühle aufstellen
3 Personen
25
Kinderbereich einrichten
2 Personen
26
Leseecke einrichten
2 Personen
27
Büchertische zusammenstellen
3 Personen
28
Zelt und Außenmöbel aufstellen
3 Personen
29
Dekoration aufhängen
2 Personen
30
Route- und Programmschilder aufstellen
2 Personen
31
Beschallungsanlage testen
2 Personen
32
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
33
Snacks auslegen
2 Personen
34
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

35
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
36
Besucher begrüßen
2 Personen
37
Programm vorstellen
2 Personen
38
Führungen begleiten
2 Personen
39
Neue Mitglieder anmelden
2 Personen
40
Bibliotheksdienste demonstrieren
2 Personen
41
Vorlesesitzungen betreuen
2 Personen
42
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
43
Quiz moderieren
44
Präsentation übernehmen
2 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Mülleimer leeren
49
Toiletten kontrollieren
50
Fundsachen sammeln
51
Letzte Besucher informieren
2 Personen
52
Registrierungsliste sicher aufbewahren

Nachbereitung

53
Bücher zurückstellen
3 Personen
54
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
55
Geschirr abwaschen
2 Personen
56
Catering aufräumen
2 Personen
57
Dekoration entfernen
2 Personen
58
Schilder und Wegweiser entfernen
2 Personen
59
Tonanlage ausschalten
60
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
61
Räume reinigen
3 Personen
62
Toiletten reinigen
63
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
64
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
65
Anmeldedaten verarbeiten
66
Dankesnachricht versenden
67
Ausgeliehene Bücher kontrollieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
Festzelt
Anmeldetisch
HockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
ServierplattenAnz. 60
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
TeelöffelAnz. 60
ServiertablettsAnz. 8
KaraffeAnz. 4

Catering

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
ServiettenAnz. 300
Einkäufe

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 10
BuchdisplaysAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6
NamensschilderAnz. 30

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
WLAN-Verstärker

Kinderaktivitäten

BuntstifteAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
MalmalbücherAnz. 30
BastelschereAnz. 10
KlebestifteAnz. 20
Schneide- und BastelpapierAnz. 500
VorlesebücherAnz. 25
BilderbücherAnz. 20
Teppich für die Kinderecke

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
PapierhandtuchspenderAnz. 2

Tipps

Lege Öffnungszeiten und Raumaufteilung zuerst fest. Plane mindestens 30 Minuten vor Beginn für Tische, Stühle, Anmeldetisch, Buchdisplays und Technik ein, damit der Empfang nicht gleichzeitig mit dem Aufbau beginnt.
Teile Führungen, Kinderbereich, Infostand und Anmeldung getrennt ein. Für jede Schicht sollte mindestens eine verantwortliche Person eingetragen sein; bei mehreren Räumen brauchst du zusätzlich eine Vertretung für Pausen.
Veröffentliche das Programm online und aktualisiere es bis zum Veranstaltungstag. Drucke Präsentationen, Texte und Namensschilder erst, wenn die wichtigsten Programmpunkte feststehen, damit keine veralteten Angaben ausliegen.
Plane Getränke und Snacks nach dem Besucherfluss. Stelle Kaffee, Tee und Wasser erst kurz vor Beginn bereit, kühle Getränke rechtzeitig und erfasse Ernährungswünsche spätestens bei der Anmeldung.
Teste Laptop, Beamer, Leinwand und Lautsprecher am selben Ort, an dem sie eingesetzt werden. Ein kompletter Probelauf 60 Minuten vor Öffnung zeigt, ob Strom, Ton, Präsentationen und Sitzplätze funktionieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Bibliothek planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Räumen und Programm. Helfer, Werbung und Bestellungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Bibliothekstag der offenen Tür?: Plane pro gleichzeitig geöffnetem Bereich mindestens eine zuständige Person ein. Für Anmeldung, Führungen, Kinderaktivitäten, Infostand und Technik sind meist 6 bis 8 Personen sinnvoll, damit Pausen und Ausfälle abgedeckt sind.
Wann sollte das Programm für den Tag der offenen Tür veröffentlicht werden?: Veröffentliche die erste Version etwa 3 Wochen vorher auf der Website und in den sozialen Medien. Aktualisiere sie bis spätestens 24 Stunden vor Beginn und kennzeichne Änderungen deutlich.
Wie viel Vorbereitungszeit braucht der Aufbau in der Bibliothek?: Rechne für Möbel, Anmeldung, Kinderbereich, Dekoration und Technik mit mindestens 60 bis 90 Minuten. Getränke und Snacks kommen erst in den letzten 30 Minuten dazu, damit sie frisch bleiben.

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