Zo organiseer je een beweegmiddag

Begin met de sportlocatie, de datum en een programma waarin inspanning en rust elkaar afwisselen. Leg daarna vast hoeveel deelnemers je verwacht, wie begeleidt en welke toestemming of verzekering nodig is. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vroeg, zodat je catering en materialen niet op het laatste moment hoeft aan te passen. Controleer een week vooraf alle sportmaterialen, van pionnen en hesjes tot ballen en stopwatches. Op de dag zelf voorkomt een duidelijke registratietafel de meeste vertraging bij de start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sportlocatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Verzekering en toestemming controleren
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen registreren
7
Dieetwensen verzamelen
8
Contactgegevens deelnemers controleren
9
Programma naar deelnemers sturen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Begeleiders instrueren
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Definitieve deelnemerslijst maken
14
Dieetwensen doorgeven aan catering
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Sportmaterialen verzamelen
2 personen
18
Materialen controleren
2 personen
19
Deelnemersbadges klaarmaken
2 personen
20
Muziek en afspeellijst klaarzetten
21
Dranken koelen
2 personen
22
Fruit en snacks voorbereiden
3 personen
23
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
24
Registratietafel klaarzetten
2 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Sportstations uitzetten
4 personen
28
Bewegwijzering ophangen
2 personen
29
Geluidsinstallatie testen
2 personen
30
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
31
EHBO-materialen klaarleggen
32
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
33
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Aanwezigheid registreren
2 personen
36
Badges uitdelen
2 personen
37
Programma toelichten
38
Warming-up begeleiden
2 personen
39
Beweegstation wandelen begeleiden
2 personen
40
Beweegstation balspel begeleiden
2 personen
41
Beweegstation mikken begeleiden
2 personen
42
Beweegstation dans begeleiden
2 personen
43
Water en fruit uitdelen
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Sportmaterialen wisselen
3 personen
46
Tweede beweegronde begeleiden
8 personen
47
Rustruimte begeleiden
2 personen
48
Pauzedrankjes serveren
3 personen
49
Lunchbuffet openen
2 personen
50
Lunchbuffet serveren
4 personen
51
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
52
Koffie en thee schenken
2 personen
53
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
54
Avondprogramma aankondigen
55
Lichte beweegquiz begeleiden
2 personen
56
Muziekactiviteit begeleiden
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Avondsnacks serveren
2 personen
59
Cooling-down begeleiden
2 personen
60
Bedankwoord uitspreken
61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
62
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

63
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Keuken schoonmaken
2 personen
68
Sportvloer schoonmaken
2 personen
69
Toiletten controleren
70
Locatie opleveren
2 personen
71
Materialen terugbrengen
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Deelnemers bedanken
74
Gevonden voorwerpen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Rustbankenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Softballenaantal 12
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Tennisballenaantal 20
Badmintonracketsaantal 12
Badmintonshuttlesaantal 24
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 30
Markeerschijvenaantal 30
Hesjesaantal 30
Springtouwenaantal 15
Estafettestokjesaantal 12
Balansmattenaantal 8
Yoga- en fitnessmattenaantal 30
Weerstandsbandenaantal 20
Dartbord
Dartpijlenaantal 6
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Stappentellersaantal 20
Waterdichte sportkegelsaantal 20
Pauzeballenaantal 6
Draagbare basket
Mikdoekenaantal 4
Tafeltennisbatjesaantal 8
Tafeltennisballenaantal 24
Tafeltennistafel
Pedometerkaartenaantal 70

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Kommenaantal 20
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Bewegwijzerbordenaantal 12
Programmabordenaantal 6
Naamkaarthoudersaantal 70
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Prikbordenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Wasmandenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Icepacksaantal 6
Antislipmattenaantal 8
Afzetlintaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per onderdeel 20 tot 30 minuten en houd minstens 10 minuten wisseltijd aan. Zo kunnen deelnemers van voetbal of badminton naar een volgende activiteit zonder dat het programma uitloopt.
Maak uiterlijk 7 dagen vooraf een definitieve deelnemerslijst en deel contactgegevens alleen met de mensen die ze voor hun taak nodig hebben. Geef dieetwensen daarna direct door aan de catering.
Wijs per activiteit één begeleider aan en geef die persoon vooraf het programma, de spelregels en de verwachte groepsgrootte. Eén begeleider per 10 tot 15 deelnemers werkt meestal overzichtelijk.
Controleer sportmaterialen niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aantallen en staat. Tel bijvoorbeeld de ballen, hesjes, pionnen, rackets, shuttles en stopwatches de dag vóór het evenement.
Zet registratie, rust en catering uit elkaar: plaats de registratietafel bij de ingang, rustbanken langs de sportzone en het lunchbuffet op een plek waar natte of modderige materialen niet langskomen. Koel dranken en bereid fruit en snacks maximaal enkele uren vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een beweegmiddag organiseren?: Reserveer de sportlocatie en leg datum en programma minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je minstens 2 weken hebt om aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers te verzamelen.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een beweegmiddag?: Reken op ongeveer 1 begeleider per 10 tot 15 deelnemers, afhankelijk van de leeftijd en de moeilijkheid van de activiteiten. Wijs daarnaast minimaal 1 persoon aan voor registratie en praktische vragen.
Hoeveel sportmaterialen moet ik klaarleggen per activiteit?: Leg per onderdeel genoeg materiaal klaar zodat deelnemers niet lang wachten: meestal 1 bal of racket per 2 tot 4 deelnemers en 1 pion of markeerschijf per afgebakend speelvak. Tel alles uiterlijk 1 dag vooraf en maak een aparte set per activiteit.
Wanneer controleer ik het weer voor een beweegmiddag buiten?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bepaal uiterlijk 24 uur vooraf welke onderdelen naar binnen kunnen of welke aanpassing nodig is bij regen, wind of hitte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.