Einen Bewegungsnachmittag Schritt für Schritt organisieren
Ein Bewegungsnachmittag gelingt, wenn Sportprogramm, Betreuung und Pausen von Anfang an zusammenpassen. Beginne mit Sportstätte, Datum und einem realistischen Ablauf; danach folgen Anmeldungen, Helfer und Material. Plane feste Zeitfenster für Registrierung, Trinkpausen und das Mittagsbuffet ein. Viele Probleme entstehen, weil Ernährungswünsche, Kontaktdaten oder fehlendes Sportmaterial erst am Veranstaltungstag auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Sportstätte reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Versicherung und Genehmigung prüfen
- 4
Einladungen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen erfassen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Kontaktdaten der Teilnehmenden prüfen
- 9
Programm an Teilnehmer senden
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Betreuer einweisen
2 Personen
- 12
Wettervorhersage prüfen
- 13
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
- 14
Diätwünsche an das Catering weitergeben
- 15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Sportmaterialien sammeln
2 Personen
- 18
Materialien prüfen
2 Personen
- 19
Teilnehmerausweise vorbereiten
2 Personen
- 20
Musik und Playlist vorbereiten
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Obst und Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Mittagsbuffet vorbereiten
3 Personen
- 24
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 25
Tische aufstellen
3 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Sportstationen aufbauen
4 Personen
- 28
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 29
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 30
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 31
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
- 32
Freiwillige empfangen
2 Personen
- 33
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
Event
- 34
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 35
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 36
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 37
Programm vorstellen
- 38
Aufwärmen betreuen
2 Personen
- 39
Bewegungsstation Gehen begleiten
2 Personen
- 40
Bewegungsstation Ballspiel begleiten
2 Personen
- 41
Bewegungsstation Mikken begleiten
2 Personen
- 42
Bewegungsstation Tanz anleiten
2 Personen
- 43
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Sportgeräte austauschen
3 Personen
- 46
Zweite Bewegungsrunde begleiten
8 Personen
- 47
Ruheraum begleiten
2 Personen
- 48
Pausengetränke servieren
3 Personen
- 49
Mittagsbuffet eröffnen
2 Personen
- 50
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
- 51
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
- 52
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 53
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
- 54
Abendprogramm ankündigen
- 55
Leichtes Bewegungsquiz leiten
2 Personen
- 56
Musikaktivität betreuen
2 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Abendsnacks servieren
2 Personen
- 59
Cool-down begleiten
2 Personen
- 60
Dankesrede halten
- 61
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
- 62
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 63
Sportgeräte sammeln
4 Personen
- 64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Küche reinigen
2 Personen
- 68
Sportboden reinigen
2 Personen
- 69
Toiletten kontrollieren
- 70
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 71
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 73
Teilnehmer verabschieden
- 74
Fundsachen melden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Registrierungstisch
- RuhebänkeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 6
- SoftbälleAnz. 12
- BasketbälleAnz. 4
- VolleyballAnz. 3
- TennisbälleAnz. 20
- BadmintonschlägerAnz. 12
- BadmintonbälleAnz. 24
- ReifenAnz. 12
- KegelAnz. 30
- MarkierscheibenAnz. 30
- WarnwestenAnz. 30
- SpringseileAnz. 15
- StaffelstäbeAnz. 12
- BalancemattenAnz. 8
- Yoga- und FitnessmattenAnz. 30
- WiderstandsbänderAnz. 20
- Dartboard
- DartpfeileAnz. 6
- AnzeigetafelnAnz. 4
- StoppuhrenAnz. 4
- SchrittzählerAnz. 20
- Wasserdichte SportkegelAnz. 20
- PausebälleAnz. 6
- Tragbarer Basketballkorb
- MikrofasertücherAnz. 4
- TischtennisschlägerAnz. 8
- TischtennisbälleAnz. 24
- Tischtennisplatte
- SchrittzählerkartenAnz. 70
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- SchalenAnz. 20
- BestecksetsAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- ZangenAnz. 6
- LebensmittelbehälterAnz. 12
Ausstattung
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammschilderAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 70
- TischdeckenAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 6
- PinnwändeAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 2
- HandfegerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- WäschekörbeAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- IcepacksAnz. 6
- Rutschfeste MattenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Sportstätte mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und kläre dabei, ob Genehmigungen oder eine Versicherung nötig sind. Prüfe außerdem, welche Bereiche bei schlechtem Wetter genutzt werden können.
- Schicke das Programm spätestens 7 Tage vor dem Termin an die Teilnehmenden. Bitte bei der Anmeldung zugleich um Ernährungswünsche und aktuelle Kontaktdaten, damit die Catering-Menge nicht auf Schätzungen beruht.
- Teile freiwillige Helfer für Registrierung, Betreuung, Verpflegung und Material ein. Eine kurze Einweisung von 20 bis 30 Minuten am selben Tag verhindert, dass niemand für Pausen, Verletzungen oder den Wechsel der Gruppen zuständig ist.
- Kontrolliere Bälle, Schläger, Matten, Kegel und Stoppuhren mindestens 3 Tage vorher. Lege Ersatzmaterial und Mikrofasertücher bereit; fehlende oder beschädigte Ausrüstung fällt sonst erst beim ersten Spiel auf.
- Baue Registrierungstisch, Tische, Stühle und Ruhebänke mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Kühle Getränke frühzeitig, stelle Wasser während aller Aktivitäten bereit und richte Snacks sowie das Mittagsbuffet vor dem ersten Programmpunkt her.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Bewegungsnachmittag organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Sportstätte, Datum und Programm. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Helfer und Ernährungswünsche feststehen; die endgültige Teilnehmerliste erstellst du 3 bis 5 Tage vorher.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Bewegungsnachmittag?
- Plane mindestens eine betreuende Person pro Gruppe und zusätzlich je eine Person für Registrierung und Verpflegung ein. Bei vier Sportgruppen sind damit meist 6 bis 8 Helfer sinnvoll, damit Pausen und Materialwechsel abgedeckt sind.
- Wann soll man das Sportmaterial prüfen?
- Prüfe das gesamte Material spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung und ordne es nach Programmpunkten. Am Veranstaltungstag genügt dann eine 30-minütige Sichtkontrolle, statt fehlende Bälle oder kaputte Matten während des Betriebs zu suchen.
- Wie plant man Pausen und Getränke beim Bewegungsnachmittag?
- Setze nach jeweils 45 bis 60 Minuten Bewegung eine Trink- oder Ruhepause von 10 bis 15 Minuten ein. Stelle Getränke von Beginn an bereit und bereite Obst, Snacks und das Mittagsbuffet vor dem ersten Sportblock vor.
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