Organiser un après-midi d’activités physiques sans imprévu

Commencez par réserver le lieu sportif, fixer la date et construire un programme réaliste. Ensuite, gérez les inscriptions, les autorisations, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. Le jour venu, prévoyez un accueil distinct, du matériel vérifié et des temps de pause entre les activités. Ce plan vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’organisation au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu sportif
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Vérifier l’assurance et les autorisations
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Enregistrer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les coordonnées des participants
9
Envoyer le programme aux participants
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Informer les accompagnateurs
2 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Établir la liste définitive des participants
14
Transmettre les besoins alimentaires au traiteur
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Rassembler le matériel de sport
2 personnes
18
Vérifier le matériel
2 personnes
19
Préparer les badges des participants
2 personnes
20
Préparer la musique et la playlist
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les fruits et les en-cas
3 personnes
23
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
24
Préparer la table d'inscription
2 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer les stations sportives
4 personnes
28
Installer la signalétique
2 personnes
29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
30
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
31
Préparer le matériel de premiers secours
32
Accueillir les bénévoles
2 personnes
33
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

34
Accueillir les participants
4 personnes
35
Enregistrer la présence
2 personnes
36
Distribuer les badges
2 personnes
37
Présenter le programme
38
Animer l'échauffement
2 personnes
39
Accompagner l'activité de marche au poste de mouvement
2 personnes
40
Animer le jeu de balle du poste d'activité
2 personnes
41
Accompagner l'activité de visée au poste de mouvement
2 personnes
42
Animer la danse du poste d’activité physique
2 personnes
43
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Échanger les équipements sportifs
3 personnes
46
Animer le deuxième tour d’exercices
8 personnes
47
Accompagner vers l’espace de repos
2 personnes
48
Servir les boissons de la pause
3 personnes
49
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
50
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
51
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
54
Annoncer le programme du soir
55
Animer le quiz de mouvement léger
2 personnes
56
Animer l’activité musicale
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Servir les en-cas du soir
2 personnes
59
Accompagner le retour au calme
2 personnes
60
Prononcer le discours de remerciement
61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
62
Rassembler les objets perdus

Suivi

63
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer la cuisine
2 personnes
68
Nettoyer le sol sportif
2 personnes
69
Vérifier les toilettes
70
Remettre le lieu en état
2 personnes
71
Rapporter le matériel
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Remercier les participants
74
Signaler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Bancs de reposqté 4
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Balles de softballqté 12
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Balles de tennisqté 20
Raquettes de badmintonqté 12
Volants de badmintonqté 24
Cerceauxqté 12
Cônesqté 30
Disques de marquageqté 30
Giletsqté 30
Cordes à sauterqté 15
Témoins de relaisqté 12
Tapis d’équilibreqté 8
Tapis de yoga et de fitnessqté 30
Bandes de résistanceqté 20
Cible de fléchettes
Fléchettesqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 4
Podomètresqté 20
Plots de sport étanchesqté 20
Balles de pauseqté 6
Panier portable
Cibles de viséeqté 4
Raquettes de tennis de tableqté 8
Balles de tennis de tableqté 24
Table de ping-pong
Cartes podomètreqté 70

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Assiettesqté 80
Bolsqté 20
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12

Équipement

Enceinte portableqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Porte-nomsqté 70
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux d’affichageqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Paniers à lingeqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Packs de glaceqté 6
Tapis antidérapantsqté 8
Ruban de balisageqté 2
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires, les activités prévues et la tenue à porter. Gardez une marge entre deux séances pour les déplacements, les explications et les pauses.
Clôturez les inscriptions avant de confirmer le repas. Vérifiez les coordonnées de chaque participant et transmettez les besoins alimentaires au traiteur ou à la personne chargée du buffet au moins quelques jours à l’avance.
Ne vérifiez pas le matériel sportif le matin même. Contrôlez chaque ballon, raquette, volant, cône, chasuble, chronomètre et panneau de score, puis regroupez-les par activité pour accélérer l’installation.
Désignez les bénévoles par mission et par horaire : accueil, accompagnement, installation, rangement et supervision des activités. Envoyez aussi le programme aux accompagnateurs afin qu’ils sachent où se présenter et quand intervenir.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin de l’événement. Préparez un plan de repli si une partie des activités se déroule dehors et gardez les boissons, fruits et encas prêts avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un après-midi sportif ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, recueillir les inscriptions, vérifier les autorisations, commander le repas et répartir les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi d’activités physiques ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement afin d’établir la liste définitive des participants et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 référent par zone ou groupe d’activité. Ajoutez une personne dédiée à l’installation et au rangement si le matériel comprend plusieurs sports et des tables à monter.
Quand préparer le matériel et le buffet ?: Rassemblez et vérifiez le matériel sportif la veille, puis installez les tables et la table d’inscription avant l’arrivée du public. Refroidissez les boissons et préparez les fruits, les encas et le buffet le jour même, suffisamment tôt pour éviter de gérer la nourriture pendant les activités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.