Cómo organizar una tarde de actividades deportivas

Una tarde de actividades funciona mejor cuando el programa, el espacio y el material se cierran en ese orden. Empieza por reservar la sede deportiva y fijar una fecha con un horario realista; después organiza inscripciones, voluntarios y necesidades dietéticas. La semana del evento, confirma participantes, permisos y previsión meteorológica. El día anterior deja preparados los balones, conos, chalecos, acreditaciones, bebidas y el bufé para no improvisar durante el registro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sede deportiva
2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
3
Comprobar seguro y permisos
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Registrar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Comprobar los datos de contacto de los participantes
9
Enviar el programa a los participantes
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Dar instrucciones a los asistentes
2 personas
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Crear la lista final de participantes
14
Comunicar las necesidades dietéticas a catering
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
2 personas
17
Reunir el material deportivo
2 personas
18
Comprobar los materiales
2 personas
19
Preparar las acreditaciones de los participantes
2 personas
20
Dejar lista la música y la lista de reproducción
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar fruta y aperitivos
3 personas
23
Preparar el bufé de almuerzo
3 personas
24
Preparar la mesa de registro
2 personas
25
Montar mesas
3 personas
26
Colocar las sillas
3 personas
27
Montar estaciones deportivas
4 personas
28
Colgar señalización
2 personas
29
Probar el sistema de sonido
2 personas
30
Realizar el control de seguridad
2 personas
31
Preparar los materiales de primeros auxilios
32
Recibir a los voluntarios
2 personas
33
Dar la charla a los voluntarios
2 personas

Evento

34
Recepción de participantes
4 personas
35
Registrar la asistencia
2 personas
36
Repartir acreditaciones
2 personas
37
Presentar el programa
38
Guiar el calentamiento
2 personas
39
Guiar la estación de paseo
2 personas
40
Guiar la estación de juego de pelota
2 personas
41
Guiar la estación de juego de puntería
2 personas
42
Acompañar la estación de movimiento de baile
2 personas
43
Repartir agua y fruta
3 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Cambiar material deportivo
3 personas
46
Guiar la segunda ronda de ejercicio
8 personas
47
Supervisar la sala de descanso
2 personas
48
Servir bebidas del descanso
3 personas
49
Abrir el bufé de almuerzo
2 personas
50
Servir el bufé de almuerzo
4 personas
51
Servir por separado las comidas especiales
2 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Recoger las mesas entre turno y turno
3 personas
54
Anunciar el programa de la noche
55
Guiar un quiz de movimiento ligero
2 personas
56
Guiar la actividad musical
2 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Servir los aperitivos de la noche
2 personas
59
Guiar la vuelta a la calma
2 personas
60
Dar el discurso de agradecimiento
61
Despedir a los participantes
3 personas
62
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

63
Reunir material deportivo
4 personas
64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar la cocina
2 personas
68
Limpiar el suelo deportivo
2 personas
69
Comprobar los baños
70
Entregar la ubicación
2 personas
71
Devolver los materiales
2 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Agradecer a los participantes
74
Informar de objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 70
Mesa de registro
Bancos de descansocant. 4
Percheroscant. 2

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Bolas de softballcant. 12
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 3
Pelotas de teniscant. 20
Raquetas de bádmintoncant. 12
Volantes de bádmintoncant. 24
Aroscant. 12
Conoscant. 30
Discos de marcajecant. 30
Chalecoscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 15
Testigos de relevocant. 12
Esterillas de equilibriocant. 8
Esterillas de yoga y fitnesscant. 30
Bandas de resistenciacant. 20
Diana
Dardoscant. 6
Marcadorescant. 4
Cronómetroscant. 4
Podómetroscant. 20
Conos deportivos impermeablescant. 20
Pelotas para el descansocant. 6
Canasta portátil
Paños de punteríacant. 4
Paletas de ping-pongcant. 8
Pelotas de ping-pongcant. 24
Mesa de ping-pong
Tarjetas de podómetrocant. 70

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Platoscant. 80
Cuencoscant. 20
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 50
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Contenedores de alimentoscant. 12

Equipo

Altavoz portátilcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Paneles de señalizacióncant. 12
Carteles del programacant. 6
Portatarjetas de nombrecant. 70
Mantelescant. 8
Guirnaldascant. 6
Tableros de corchocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 2
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Cestos para la ropacant. 4

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Bolsas de hielocant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Cinta de balizamientocant. 2
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define el programa antes de enviar las invitaciones: reserva bloques para fútbol, baloncesto, voleibol y actividades de menor intensidad, además de al menos 15 minutos de transición entre estaciones.
Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes. Con esa lista final puedes comprobar los datos de contacto, asignar voluntarios y comunicar las preferencias dietéticas al catering sin trabajar con cifras provisionales.
Revisa el material deportivo dos días antes, no el mismo día. Cuenta balones, raquetas, volantes, conos, discos de marcaje, chalecos y cronómetros, y separa cada estación en una zona identificada.
Prepara la mesa de registro al menos 60 minutos antes de la llegada: coloca las acreditaciones en orden alfabético y deja a mano la lista final, instrucciones y un bolígrafo de reserva.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y otra vez la mañana del evento. Enfría las bebidas, prepara fruta y aperitivos, y monta mesas y bancos con tiempo para que el programa pueda empezar puntualmente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde de actividades?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sede, fijar el programa y comprobar seguros o permisos. Cierra las inscripciones 5–7 días antes y realiza la revisión final del material 48 horas antes.
¿Cuánto tiempo antes hay que llegar el día de la actividad?: Llega al menos 90 minutos antes del inicio. Reserva la primera media hora para montar mesas y zonas deportivas, y los 60 minutos siguientes para registro, acreditaciones, bebidas y comprobaciones.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes e incluye fecha, horario, sede, programa y plazo de inscripción. Envía el programa definitivo a los participantes aproximadamente 3 días antes, cuando ya tengas la lista final.
¿Qué material deportivo hay que revisar antes de una tarde de actividades?: Haz una comprobación completa 48 horas antes: cuenta balones de fútbol, softball, baloncesto y voleibol, además de raquetas, volantes, aros, cuerdas, conos, chalecos y cronómetros. Separa también el material de cada estación para detectar faltantes antes del montaje.

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