Zo organiseer je een bevrijdingsconcert

Begin met datum en locatie en werk daarna in vaste volgorde: vergunningen, artiesten, programma, techniek en publieksorganisatie. Verzamel vroeg de technische wensen van elke act, want een mengtafel, monitorluidsprekers, microfoons en D.I.-boxen moeten op elkaar aansluiten. Plan vervolgens reserveringen, publiciteit, aanmeldingen en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen en het draaiboek. Op de dag zelf bouw je podium, geluid, licht en stroom op voordat artiesten en publiek binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
2 personen
3
Artiesten bevestigen
2 personen
4
Programma samenstellen
3 personen
5
Technische wensen verzamelen
2 personen
6
Reserveringen maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
3 personen
8
Publiciteit plaatsen
3 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Artiënteninformatie delen
2 personen
13
Draaiboek afdrukken
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Materialen verzamelen
4 personen
18
Dranken koelen
3 personen
19
Hapjes voorbereiden
4 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Leveringen controleren
2 personen
22
Podium opbouwen
6 personen
23
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
24
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
25
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
5 personen
28
Cateringbuffet inrichten
4 personen
29
Drankpunten inrichten
3 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Wegwijzers plaatsen
2 personen
32
Podium veilig afwerken
3 personen
33
Instrumenten klaarzetten
4 personen
34
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
35
Lichtcheck uitvoeren
3 personen
36
Programmafolders klaarleggen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

38
Artiesten ontvangen
3 personen
39
Publiek verwelkomen
4 personen
40
Programmafolders uitdelen
2 personen
41
Toegangscontrole uitvoeren
3 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Hapjes serveren
4 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Optredens begeleiden
3 personen
46
Artiesten wisselen
4 personen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Buffet aanvullen
3 personen
49
Servies afruimen
3 personen
50
Afval verzamelen
3 personen
51
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
52
Pauzeprogramma aankondigen
53
Herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
54
Slotwoord verzorgen
55
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
56
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

57
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
58
Instrumenten veilig opbergen
4 personen
59
Versiering verwijderen
3 personen
60
Meubilair afbreken
5 personen
61
Afval afvoeren
3 personen
62
Servies afwassen
4 personen
63
Locatie schoonmaken
5 personen
64
Toiletten schoonmaken
2 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
3 personen
67
Overgebleven eten opslaan
2 personen
68
Koelboxen legen
2 personen
69
Posters verwijderen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 12
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 200
Dessertbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
D.I.-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 30
Laptop

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Bevrijdingsvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Programmabordenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 6
Koks‌messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Tangetjesaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en locatie-eisen voordat je artiesten definitief bevestigt. Neem minimaal 6 weken voor de concertdatum contact op met de verantwoordelijke instantie, zodat beperkingen voor geluid, publiek en eindtijd nog in je programma passen.
Vraag per artiest uiterlijk 3 weken vooraf een technische fiche op. Noteer het aantal microfoons, D.I.-boxen, monitorluidsprekers en benodigde kanalen op de mengtafel; ontbrekende audiokabels of microfoonstatieven vallen anders vaak pas bij de soundcheck op.
Maak het draaiboek niet alleen voor het podiumprogramma. Zet ook tijden voor leveringen, locatie openen, podium- en lichtopbouw, stroom aansluiten, soundcheck, vrijwilligerswissels en het koelen van dranken erin.
Plan de publieksvoorzieningen op basis van je aanmeldingen. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en controleer naast hapjes en servies ook herbruikbare bekers, glazen, borden en bestek voordat je boodschappen doet.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie partytenten, sfeerverlichting en batterijlantaarns plaatst. Leg podiumdelen, podiumtrappen, kabelgoten en verlengkabels zo klaar dat de opbouwploeg direct kan starten bij het openen van de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bevrijdingsconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Reserveer de laatste 2 weken voor publiciteit, aanmeldingen, technische controle en het definitieve draaiboek.
Wanneer regel je de techniek voor een bevrijdingsconcert?: Verzamel technische wensen uiterlijk 3 weken vooraf en maak daarna de definitieve materiaallijst. Controleer geluid, licht, stroom, kabelgoten en podiumdelen nogmaals 48 uur voor de opbouw.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een bevrijdingsconcert?: Stuur uitnodigingen en publiciteit 3 tot 4 weken vooraf de deur uit. Sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het concert, zodat je dieetwensen, vrijwilligersindeling en hoeveelheden kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een bevrijdingsconcert?: Plan minimaal 4 uur voor podium, geluidsinstallatie, lichtinstallatie en stroomvoorziening, plus tijd voor de soundcheck. Laat leveringen en materialen bij voorkeur 30 minuten vóór de opbouwploeg klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.