Cómo organizar un Concierto de la Liberación

Organizar un Concierto de la Liberación requiere cerrar primero la fecha, el lugar y los permisos, y después coordinar artistas, programa, técnica y voluntariado. La parte que más se retrasa suele ser la producción: necesidades de sonido, alimentación eléctrica, iluminación y montaje del escenario. Trabaja hacia atrás desde la hora de apertura y deja por escrito quién hace cada tarea. Este plan te ayuda a ordenar la preparación, detectar lo que suele olvidarse y llegar al día del concierto con compras, entregas y equipos comprobados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos
2 personas
3
Confirmar a los artistas
2 personas
4
Elaborar el programa
3 personas
5
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
6
Hacer reservas
2 personas
7
Enviar invitaciones
3 personas
8
Colocar publicidad
3 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Compartir información de los artistas
2 personas
13
Imprimir el plan de trabajo
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
3 personas
17
Reunir los materiales
4 personas
18
Enfriar bebidas
3 personas
19
Preparar aperitivos
4 personas
20
Abrir la ubicación
2 personas
21
Comprobar las entregas
2 personas
22
Montar el escenario
6 personas
23
Montar el sistema de sonido
4 personas
24
Montar la instalación de iluminación
3 personas
25
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
26
Montar mesas
4 personas
27
Colocar las sillas
5 personas
28
Montar el buffet de catering
4 personas
29
Montar los puntos de bebidas
3 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Colocar señalizadores
2 personas
32
Rematar el escenario de forma segura
3 personas
33
Preparar los instrumentos
4 personas
34
Realizar la prueba de sonido
4 personas
35
Realizar la comprobación de luces
3 personas
36
Preparar folletos del programa
2 personas
37
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

38
Recibir a los artistas
3 personas
39
Dar la bienvenida al público
4 personas
40
Repartir folletos del programa
2 personas
41
Realizar el control de acceso
3 personas
42
Servir café y té
3 personas
43
Servir aperitivos
4 personas
44
Dar el discurso de apertura
45
Coordinar las actuaciones
3 personas
46
Alternar artistas
4 personas
47
Rellenar las bebidas
3 personas
48
Reponer el bufé
3 personas
49
Recoger la vajilla
3 personas
50
Recoger la basura
3 personas
51
Responder preguntas del público
2 personas
52
Anunciar el programa del descanso
53
Coordinar el momento conmemorativo
2 personas
54
Preparar el discurso de clausura
55
Guiar al público hacia la salida
4 personas
56
Despedir a los artistas
2 personas

Seguimiento

57
Apagar el equipo de sonido
3 personas
58
Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
59
Retirar la decoración
3 personas
60
Desmontar el mobiliario
5 personas
61
Retirar los residuos
3 personas
62
Lavar la vajilla
4 personas
63
Limpiar el lugar
5 personas
64
Limpiar los baños
2 personas
65
Inventariar materiales
2 personas
66
Devolver los objetos prestados
3 personas
67
Guardar la comida sobrante
2 personas
68
Vaciar neveras portátiles
2 personas
69
Retirar los carteles
2 personas
70
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 12
Mesascant. 10
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 200
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 200
Cucharonescant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Altavoces de monitorcant. 3
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas D.I.cant. 4
Cables de audiocant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 30
Portátil

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 20
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Banderas de Países Bajoscant. 12
Banderas de liberacióncant. 12
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 20
Carteles del programacant. 6
Señales de orientacióncant. 10
Arreglos floralescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 12
Termoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes confirmando fecha, ubicación, permisos y artistas. Sin esos cuatro puntos cerrados, no conviene enviar invitaciones ni colocar publicidad.
Pide las necesidades técnicas de cada artista al menos 3 semanas antes. Reúne esa información para comprobar mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas D.I. y cables antes del montaje.
Crea el programa con horarios de llegada, pruebas de sonido, actuaciones, pausas y cierre. Imprímelo el día anterior y entrega una copia a responsables, voluntarios y equipo técnico.
Asigna voluntarios con funciones concretas y un horario de relevo. Prevé al menos una persona para recibir entregas, otra para artistas y otra para revisar accesos, público y cambios del programa.
Haz la compra y enfría las bebidas como máximo el día anterior; prepara los aperitivos el mismo día. Comprueba también vasos, tazas, platos, cubiertos, mesas, sillas y carpas antes de abrir el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de la Liberación?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar necesidades técnicas, publicidad, inscripciones, voluntarios y compras.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y preparar el programa?: Confirma a los artistas al menos 6 semanas antes y prepara el programa unas 3 semanas antes. Así todavía tendrás tiempo para publicar horarios y ajustar sonido, iluminación y pausas.
¿Cuándo se monta el escenario y el equipo de sonido?: Abre el lugar con varias horas de margen y monta primero el escenario, después el sistema de sonido y la iluminación. Reserva al menos 2 horas para cableado, alimentación eléctrica y comprobaciones antes de la llegada del público.
¿Qué se suele olvidar en un concierto al aire libre?: A menudo faltan permisos comprobados, canaletas para cables, regletas, cables alargadores, iluminación de emergencia y un plan para el tiempo. Revisa el pronóstico 24 horas antes y vuelve a comprobar entregas y materiales el mismo día.

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