Organiser un Concert de la Libération, étape par étape

Un Concert de la Libération demande de coordonner un programme artistique, une installation technique et un accueil souvent concentré sur quelques heures. Commencez par verrouiller la date, le lieu, les autorisations et les artistes, puis construisez le déroulé avant de lancer les invitations. La sonorisation, l’éclairage et l’alimentation électrique doivent être préparés assez tôt pour éviter les retards le jour même. Gardez enfin une équipe dédiée aux livraisons, aux inscriptions et aux imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
2 personnes
3
Confirmer les artistes
2 personnes
4
Établir le programme
3 personnes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Faire les réservations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
3 personnes
8
Mettre en place la communication
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Partager les informations sur les artistes
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Vérifier les prévisions météo
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Rassembler le matériel
4 personnes
18
Refroidir les boissons
3 personnes
19
Préparer les en-cas
4 personnes
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Vérifier les livraisons
2 personnes
22
Monter la scène
6 personnes
23
Installer le système de sonorisation
4 personnes
24
Monter l’installation lumière
3 personnes
25
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
5 personnes
28
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
29
Mettre en place les points boissons
3 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
32
Sécuriser la finition de la scène
3 personnes
33
Installer les instruments
4 personnes
34
Effectuer la vérification du son
4 personnes
35
Effectuer le contrôle de l'éclairage
3 personnes
36
Préparer les brochures du programme
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

38
Accueillir les artistes
3 personnes
39
Accueillir le public
4 personnes
40
Distribuer les programmes
2 personnes
41
Effectuer le contrôle d’accès
3 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Servir des amuse-bouches
4 personnes
44
Faire le discours d’ouverture
45
Accompagner les spectacles
3 personnes
46
Changer d’artistes
4 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
49
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
50
Rassembler les déchets
3 personnes
51
Répondre aux questions du public
2 personnes
52
Annoncer le programme de la pause
53
Animer le moment de commémoration
2 personnes
54
Prononcer le discours de clôture
55
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
56
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

57
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
58
Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Démonter le mobilier
5 personnes
61
Évacuer les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
4 personnes
63
Nettoyer le lieu
5 personnes
64
Nettoyer les toilettes
2 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
3 personnes
67
Stocker les restes
2 personnes
68
Vider les glacières
2 personnes
69
Retirer les affiches
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 200
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 200
Louchesqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtes D.I.qté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 30
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 20
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Drapeaux de la Libérationqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 20
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux directionnelsqté 10
Compositions floralesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 12
Thermosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Sans cette confirmation, les réservations techniques et les invitations risquent de devoir être reprises.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques dès leur confirmation, puis regroupez-les dans un seul document. Prévoyez une vérification finale du programme et des horaires 7 jours avant l’événement.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au fil de l’eau, au lieu d’attendre la dernière semaine. Arrêtez les quantités de boissons, d’en-cas, de gobelets et de vaisselle 3 à 5 jours avant les courses.
Répartissez les bénévoles par créneau et par responsabilité : ouverture, livraisons, accueil, scène et rangement. Une équipe de montage doit être sur place avant l’ouverture, avec le déroulé imprimé et les contacts utiles.
Réservez un créneau technique suffisamment long pour monter la scène, installer la sonorisation, l’éclairage et les câbles, puis faire un test complet. Vérifiez la météo 48 heures avant et prévoyez une solution pour les équipements sensibles à l’humidité.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un Concert de la Libération ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, les artistes, le lieu et les réservations techniques doivent être confirmés avant d’annoncer le concert.
Quand envoyer les invitations pour un Concert de la Libération ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, une fois la date, le lieu et le programme suffisamment stables. Prévoyez un rappel 7 à 10 jours avant.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?: Réservez au minimum 4 heures pour la scène, la sonorisation, l’éclairage et les branchements, puis ajoutez du temps pour les tests. Le matériel doit être vérifié avant l’arrivée du public.
Quand faire les courses et refroidir les boissons ?: Faites les courses 3 à 5 jours avant, en fonction des produits à conserver. Refroidissez les boissons le jour même ou la veille, puis contrôlez les quantités avant l’ouverture du lieu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.