Zo organiseer je een bestuursvergadering

Begin niet met de vergaderruimte, maar met het doel en de agenda. Bevestig daarna datum en locatie, verzamel de stukken en controleer de vorige notulen en actielijst. Verstuur agenda en documenten op tijd, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden en dieetwensen kunnen doorgeven. Plan vervolgens de techniek, catering en zaalindeling. Op de dag zelf draait alles om een werkende presentatieopstelling, duidelijke vergaderstukken en een ontvangst zonder zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergaderruimte reserveren
3
Agenda opstellen
4
Vergaderstukken verzamelen
2 personen
5
Notulen en actielijst controleren
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Agenda en stukken verspreiden
10
Presentaties controleren
11
Techniek testen
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Ruimte en entree controleren
2 personen
15
Tafels en stoelen klaarzetten
2 personen
16
Vergadertafel indelen
17
Presentatiescherm opstellen
18
Laptop en kabels aansluiten
19
Vergaderstukken klaarleggen
20
Naamkaartjes klaarleggen
21
Dranken koelen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
24
Dinerbuffet voorbereiden
3 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
2 personen
26
Aanwezigheid registreren
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Opening en agenda toelichten
29
Notulen en acties bespreken
2 personen
30
Inhoudelijke agendapunten behandelen
2 personen
31
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
32
Dinerbuffet serveren
3 personen
33
Servies en glazen verzamelen
2 personen
34
Besluiten en acties vastleggen
35
Rondvraag en afsluiting begeleiden

Nazorg

36
Overgebleven eten verpakken
2 personen
37
Servies en keukenmateriaal afwassen
2 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
39
Apparatuur uitschakelen
40
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
2 personen
42
Huurmaterialen retourneren
43
Notulen uitwerken en versturen
44
Actiehouders informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 3
Stoelenaantal 16
Buffettafel

Servies

Bordenaantal 20
Kommetjesaantal 20
Besteksetsaantal 20
Drinkglazenaantal 24
Koffiekopjesaantal 16

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Flip-over
Flip-overpapier
Wandklok

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Serveerbestekaantal 6
Schenkkanaantal 2
Koelboxenaantal 2

Catering

Serveerkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 4
Koffiethermoskannenaantal 2
Waterkaraffenaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 6
Vuilnisbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 2

Tips

Stuur agenda, vergaderstukken en eventuele presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf rond. Zo hebben deelnemers tijd om stukken te lezen en vragen voor te bereiden.
Plan een technische test van 30 minuten vóór de ontvangst. Sluit laptop, beamer, scherm, presentatieklikker, verlengsnoeren en stekkerdozen aan en controleer ook de presentatiebestanden.
Zet de vergadertafel minimaal 60 minuten voor aanvang klaar. Leg naamkaartjes en vergaderstukken per deelnemer neer en houd een extra set documenten achter de hand.
Stem de catering af op de duur van de vergadering. Zet koffie, thee en water bij binnenkomst klaar, koel dranken vooraf en controleer dieetwensen voordat je boodschappen doet.
Reserveer na afloop 30 minuten voor opruimen en afwas. Controleer daarbij de ruimte, apparatuur en entree; juist kabels, servies en achtergebleven stukken worden vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een bestuursvergadering?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur agenda en stukken uiterlijk 5 werkdagen voor de vergadering, zodat bestuursleden zich kunnen voorbereiden.
Wanneer stuur je de agenda en vergaderstukken rond?: Stuur de definitieve agenda en stukken minimaal 5 werkdagen vooraf. Controleer 1 werkdag eerder of alle bestanden openen en of eventuele presentaties definitief zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bestuursvergadering klaar te zetten?: Plan minstens 60 minuten voor de zaal, tafel, documenten, catering en ontvangst. Reserveer daarnaast 30 minuten vóór aanvang voor een volledige techniektest.
Wat moet je controleren vóór een bestuursvergadering?: Controleer vóór de start de agenda, notulen, actielijst, aanmeldingen en dieetwensen. Test ook laptop, beamer en presentatieklikker en leg vergaderstukken, naamkaartjes en schrijfmateriaal klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.