Eine Vorstandssitzung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Vorstandssitzung entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Zeit für Diskussionen reicht oder für organisatorische Probleme verloren geht. Beginne mit Termin und Raum, erstelle danach die Agenda und sammle alle Unterlagen. Verschicke die Einladung nicht erst am Vortag: Teilnehmende brauchen Zeit für Anreise, Rückfragen und die Vorbereitung. Am Sitzungstag prüfst du Technik, Sitzordnung, Getränke und Verpflegung in dieser Reihenfolge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Besprechungsraum reservieren
- 3
Agenda erstellen
- 4
Tagungsunterlagen sammeln
2 Personen
- 5
Protokoll und Maßnahmenliste prüfen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Agenda und Unterlagen verteilen
- 10
Präsentationen prüfen
- 11
Technik testen
2 Personen
- 12
Einkaufsliste prüfen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Raum und Eingang prüfen
2 Personen
- 15
Tische und Stühle bereitstellen
2 Personen
- 16
Konferenztisch einteilen
- 17
Präsentationsbildschirm aufstellen
- 18
Laptop und Kabel anschließen
- 19
Unterlagen bereitlegen
- 20
Namensschilder bereitlegen
- 21
Getränke kühlen
- 22
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 23
Snacks und Obst bereitstellen
2 Personen
- 24
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Event
- 25
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 26
Anwesenheit erfassen
- 27
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 28
Eröffnung und Tagesordnung erläutern
- 29
Protokoll und Maßnahmen besprechen
2 Personen
- 30
Inhaltliche Tagesordnungspunkte behandeln
2 Personen
- 31
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
- 32
Abendbuffet servieren
3 Personen
- 33
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
- 34
Beschlüsse und Maßnahmen festhalten
- 35
Fragerunde und Abschluss moderieren
Nachbereitung
- 36
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 37
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
2 Personen
- 38
Tische und Stühle aufräumen
2 Personen
- 39
Geräte ausschalten
- 40
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
- 41
Raum reinigen
2 Personen
- 42
Mietmaterial zurückgeben
- 43
Protokoll ausarbeiten und versenden
- 44
Aktionsträger informieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BesprechungstischeAnz. 3
- StühleAnz. 16
- Buffet-Tisch
Geschirr
- TellerAnz. 20
- SchälchenAnz. 20
- BestecksetsAnz. 20
- TrinkgläserAnz. 24
- KaffeetassenAnz. 16
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationsklicker
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Flipchart
- Flipchart-Papier
- Wanduhr
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- ServierbesteckAnz. 6
- KaraffeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
Catering
- ServierschalenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 4
- KaffeethermoskannenAnz. 2
- WasserkaraffenAnz. 3
- Einkäufe
Reinigung
- SpülbürstenAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 6
- MülleimerAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 2
Tipps
- Lege die Agenda mindestens 7 Tage vorher fest und verteile sie zusammen mit den Tagungsunterlagen. So können Teilnehmende offene Punkte vorab melden, statt die Sitzung mit Nachfragen zu beginnen.
- Plane für jedes Agenda-Thema ein Zeitfenster und halte eine sichtbare Uhr bereit. Bei einer dreistündigen Sitzung sollte außerdem mindestens eine kurze Pause von 10 bis 15 Minuten eingeplant werden.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel spätestens 30 Minuten vor Beginn gemeinsam mit der ersten Präsentation. Ein Adapter oder ein fehlendes Kabel fällt sonst oft erst beim Start auf.
- Rechne für das erste Sitzungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser, Kaffee und Tee vor dem Eintreffen bereit. Ernährungswünsche und die Anzahl der Anmeldungen solltest du spätestens 3 Tage vorher abschließen.
- Bereite Protokoll, Maßnahmenliste, Namensschilder und Unterlagen in der Sitzreihenfolge vor. Reserviere nach der Sitzung 15 bis 20 Minuten, um Verantwortliche und Fristen der neuen Maßnahmen sofort festzuhalten.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einer Vorstandssitzung einladen?
- Verschicke die Einladung idealerweise 7 bis 14 Tage vor dem Termin. Die Agenda und vollständigen Unterlagen sollten spätestens 3 bis 5 Tage vorher folgen, damit Rückfragen noch geklärt werden können.
- Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung einer Vorstandssitzung?
- Für eine normale Sitzung solltest du etwa 2 bis 4 Stunden für Agenda, Unterlagen, Einladungen und Anmeldungen einplanen. Am Sitzungstag kommen mindestens 30 Minuten für Raum, Technik und Verpflegung hinzu.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Vorstandssitzung?
- Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 bis 2 weitere pro Stunde. Bei einer vierstündigen Sitzung mit 10 Personen sind damit ungefähr 50 bis 70 Getränke ein sinnvoller Richtwert.
- Wann sollte die Technik im Sitzungsraum getestet werden?
- Prüfe Laptop, Beamer, Leinwand, Klicker und Kabel spätestens 30 Minuten vor Beginn. Öffne dabei auch die tatsächlich verwendeten Präsentationen, weil inkompatible Dateien oder fehlende Schriftarten häufig erst dann auffallen.
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