Cómo organizar una reunión de junta directiva sin improvisar
Una reunión de junta directiva necesita más preparación que reservar una sala y enviar una convocatoria. Empieza cerrando fecha, ubicación y agenda; después reúne los documentos, confirma asistentes y comprueba la presentación con tiempo. El día de la reunión, la técnica, la distribución de la mesa y el servicio de café suelen causar los retrasos más evitables. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo desde la convocatoria hasta la recepción de los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Reservar la sala de reuniones
- 3
Elaborar la agenda
- 4
Recopilar los documentos de la reunión
2 personas
- 5
Revisar las actas y la lista de acciones
- 6
Enviar invitaciones
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Distribuir la agenda y los documentos
- 10
Revisar las presentaciones
- 11
Probar la técnica
2 personas
- 12
Comprobar la lista de la compra
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Comprobar el espacio y la entrada
2 personas
- 15
Montar mesas y sillas
2 personas
- 16
Distribuir la mesa de reunión
- 17
Montar la pantalla de presentación
- 18
Conectar el portátil y los cables
- 19
Preparar los documentos de la reunión
- 20
Preparar tarjetas con nombres
- 21
Enfriar bebidas
- 22
Preparar café y té
2 personas
- 23
Preparar aperitivos y fruta
2 personas
- 24
Preparar el buffet de cena
3 personas
Evento
- 25
Recepción de participantes
2 personas
- 26
Registrar la asistencia
- 27
Servir café y té
2 personas
- 28
Explicar la apertura y el orden del día
- 29
Comentar el acta y las acciones
2 personas
- 30
Tratar los puntos de la agenda de contenido
2 personas
- 31
Reponer bebidas y aperitivos
2 personas
- 32
Servir el bufé de cena
3 personas
- 33
Recoger vajilla y vasos
2 personas
- 34
Registrar decisiones y acciones
- 35
Guiar el turno de preguntas y la clausura
Seguimiento
- 36
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 37
Lavar la vajilla y el material de cocina
2 personas
- 38
Recoger mesas y sillas
2 personas
- 39
Apagar el equipo
- 40
Recoger y llevar la basura
2 personas
- 41
Limpiar el espacio
2 personas
- 42
Devolver el material alquilado
- 43
Redactar y enviar las actas
- 44
Informar a los accionistas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de reunióncant. 3
- Sillascant. 16
- Mesa del bufé
Vajilla
- Platoscant. 20
- Cuencoscant. 20
- Cubiertoscant. 20
- Vasoscant. 24
- Tazas de cafécant. 16
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Pizarra de hojas
- Papel para rotafolio
- Reloj de pared
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cubiertos de serviciocant. 6
- Jarracant. 2
- Neveras portátilescant. 2
Catering
- Cuencos de serviciocant. 6
- Bandejas de servircant. 4
- Termos de cafécant. 2
- Jarras de aguacant. 3
- Compras
Limpieza
- Cepillos para fregarcant. 2
- Paños de microfibracant. 6
- Papelelerascant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Consejos
- Cierra la agenda antes de enviar las invitaciones. Distribuye la agenda, las actas anteriores, la lista de acciones y el resto de documentos con varios días de margen para que los asistentes puedan prepararse.
- Haz una prueba técnica al menos 24 horas antes. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el clic de presentación, los cables y las regletas en la sala donde tendrá lugar la reunión.
- Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Así puedes calcular mejor las bebidas, el café, los aperitivos, la fruta y el buffet de cena, en lugar de comprar a ciegas.
- Reserva tiempo para preparar la sala el mismo día. La distribución de mesas y sillas, las tarjetas con nombres, los documentos impresos y la pantalla suelen requerir entre 45 y 60 minutos.
- Prepara la recepción antes de que llegue la primera persona. Deja listas las bebidas frías, el café y el té, coloca las papeleras y revisa la entrada para evitar que los participantes tengan que buscar la sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar la agenda de una reunión de junta directiva?
- Envíala junto con los documentos al menos 3 días antes de la reunión. Si hay informes extensos o decisiones relevantes, deja una semana para que los miembros puedan revisarlos.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala de reuniones?
- Reserva entre 45 y 60 minutos para montar mesas y sillas, distribuir la mesa, colocar los documentos y preparar la pantalla. Añade otros 15 minutos si la técnica no se ha probado previamente en esa sala.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba del proyector y el portátil?
- Hazla como mínimo 24 horas antes y repite una comprobación rápida 30 minutos antes de recibir a los participantes. Lleva revisados el clic, los cables alargadores y las regletas para no perder tiempo al empezar.
- ¿Cuánta comida y bebida hay que preparar para una reunión de junta directiva?
- Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas recogidas antes de comprar. Para una pausa de una hora, prevé aproximadamente 2 bebidas por persona, además de café, té, agua, aperitivos y fruta; si hay cena, confirma el número final con al menos 48 horas de antelación.
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