Organiser une réunion du conseil, étape par étape

Commencez par verrouiller la date, le lieu et la durée, puis construisez l’ordre du jour autour des décisions à prendre. Les documents, les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être traités avant l’installation de la salle. La veille, testez la présentation, préparez les dossiers et vérifiez le matériel technique. Le jour même, gardez une marge pour l’accueil, le café et les derniers ajustements avant l’ouverture de la séance.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver une salle de réunion
3
Établir l’agenda
4
Rassembler les documents de réunion
2 personnes
5
Vérifier le compte rendu et la liste d'actions
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Diffuser l’ordre du jour et les documents
10
Vérifier les présentations
11
Tester la technique
2 personnes
12
Vérifier la liste des courses
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier l’espace et l’entrée
2 personnes
15
Installer les tables et les chaises
2 personnes
16
Aménager la table de réunion
17
Installer l'écran de présentation
18
Brancher l’ordinateur portable et les câbles
19
Préparer les documents de réunion
20
Préparer les badges nominatifs
21
Refroidir les boissons
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
24
Préparer le buffet du dîner
3 personnes

Événement

25
Accueillir les participants
2 personnes
26
Enregistrer la présence
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Présenter l'ouverture et l'ordre du jour
29
Discuter du compte rendu et des actions
2 personnes
30
Traiter les points de l’ordre du jour
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
32
Servir le buffet du dîner
3 personnes
33
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
34
Consigner les décisions et les actions
35
Animer le tour de table et la clôture

Suivi

36
Emballer les restes
2 personnes
37
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
2 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
39
Éteindre l’équipement
40
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
41
Nettoyer l’espace
2 personnes
42
Retourner les matériels de location
43
Rédiger et envoyer le compte-rendu
44
Informer les actionnaires

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 3
Chaisesqté 16
Table de buffet

Vaisselle

Assiettesqté 20
Petits bolsqté 20
Couvertsqté 20
Verres à boireqté 24
Tasses à caféqté 16

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Paperboard
Papier pour chevalet
Horloge murale

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 2
Couverts de serviceqté 6
Carafeqté 2
Glacièresqté 2

Catering

Saladiers de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 4
Thermos à caféqté 2
Carafes d'eauqté 3
Courses

Nettoyage

Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 6
Poubellesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Conseils

Fixez la date et la salle au moins trois semaines à l’avance si plusieurs membres doivent se déplacer. Réservez aussi un créneau d’installation d’au moins 60 minutes avant le début de la réunion.
Envoyez l’ordre du jour et les documents plusieurs jours avant la séance, idéalement 5 à 7 jours. Demandez une confirmation de présence et centralisez les besoins alimentaires au même moment.
Ne vous contentez pas de vérifier que le vidéoprojecteur s’allume : testez l’ordinateur, les câbles, le cliqueur et les rallonges avec la présentation complète la veille. Prévoyez une version imprimée ou un paperboard en secours.
Installez les tables, les chaises, les badges et les dossiers avant l’arrivée des participants. Une disposition en U ou en rectangle facilite les échanges, tandis qu’une table séparée pour le buffet évite d’encombrer la table de réunion.
Calculez les boissons sur toute la durée : prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis de l’eau régulièrement. Refroidissez les boissons, préparez le café et le thé avant l’accueil, et gardez un thermos disponible pendant la séance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une réunion du conseil ?: Comptez environ trois semaines pour confirmer la date, réserver la salle et recueillir les disponibilités. Prévoyez ensuite 60 à 90 minutes d’installation le jour même, plus 30 minutes pour les tests techniques la veille.
Quand envoyer l’ordre du jour et les documents de réunion ?: Envoyez-les 5 à 7 jours avant la réunion afin que chacun puisse les lire et signaler une correction. Renvoyez la version finale au plus tard 24 heures avant si des présentations ou des décisions ont changé.
Combien de boissons prévoir pour une réunion du conseil ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en carafe et prévoyez davantage si la réunion comprend un repas ou se déroule dans une salle chaude.
Que faut-il tester avant une réunion avec vidéoprojecteur ?: La veille, testez pendant au moins 20 minutes l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles, les multiprises et le cliqueur avec le fichier définitif. Gardez aussi une copie locale de la présentation et quelques exemplaires imprimés en cas de panne.

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