Zo organiseer je een beroepenmarkt zonder losse eindjes

Begin met de datum en locatie en werk daarna van deelnemers naar programma en uitvoering. Benader werkgevers en opleiders vroeg, want hun bevestiging bepaalt hoeveel stands, tafels en vrijwilligers je nodig hebt. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en standbehoeften in één overzicht. Pas daarna maak je de standindeling, het programma en de praktische briefing. Test laptops, beeldschermen, HDMI-kabels en verlengsnoeren vooraf; op de dag zelf wil je vooral openen, ontvangen en bijsturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Werkgevers benaderen
3 personen
3
Opleiders benaderen
2 personen
4
Deelnemerslijst aanmaken
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotieposter verspreiden
3 personen
8
Sociale media aankondiging plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Standbehoeften inventariseren
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Programma samenstellen
2 personen
14
Standindeling maken
2 personen
15
Deelnemers bevestigen
2 personen
16
Vrijwilligers inplannen
2 personen
17
Presentatoren bevestigen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Routebeschrijving versturen
20
Informatiemateriaal verzamelen
3 personen
21
Folders sorteren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Standnummers plaatsen
2 personen
30
Borden en routepijlen plaatsen
2 personen
31
Standmaterialen uitdelen
2 personen
32
Informatiestands inrichten
10 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Presentatieruimte klaarzetten
2 personen
38
Welkomstbriefing geven
3 personen
39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Registratiebalie bemensen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Programma aankondigen
43
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
44
Beroepenpresentaties begeleiden
2 personen
45
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
46
Folders bijvullen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes aanvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
2 personen
52
Deelnemers afronden
2 personen
53
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen
54
Standmaterialen verzamelen
4 personen
55
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Decoratie verwijderen
2 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Koelboxen legen
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Overgebleven materiaal opslaan
2 personen
65
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 100
Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Scharenaantal 8
Keukenmessenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Tangenaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Klembordenaantal 30
Tafelkledenaantal 24
Standnummersaantal 30
Welkomstbannersaantal 2
Pijlbordenaantal 12
Plakbandrollenaantal 10
Prittstiftenaantal 8
Markeerstiftenaantal 20
Balpennenaantal 50
Touwrollenaantal 4
Foldershoudersaantal 30
Informatiebordenaantal 20

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtstandsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Benader werkgevers en opleiders minimaal 8 weken vooraf. Vraag meteen hoeveel personen komen, welke tafelruimte ze nodig hebben en of ze een laptop, beeldscherm of stroompunt meenemen.
Sluit de deelnemerslijst ongeveer 3 weken voor de beroepenmarkt. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, standnummers, folders, dieetwensen en een realistische indeling van tafels en stoelen.
Maak het programma pas nadat de deelnemers zijn bevestigd. Plan presentaties met minimaal 10 minuten wisseltijd en stuur routebeschrijving, programma en praktische afspraken uiterlijk 5 dagen vooraf.
Loop de techniek 1 week vooraf op locatie door. Test elke laptop en elk beeldscherm met de juiste HDMI-kabel en leg verlengsnoeren en stekkerdozen per stand klaar.
Open de locatie minstens 2 uur voor de ontvangst. Zet eerst standnummers, tafelkleden, naamkaartjes en informatiemateriaal neer en controleer daarna koffie, water, kapstokken en de looproute.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een beroepenmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie en het benaderen van werkgevers en opleiders. Houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen, standindeling, techniek en deelnemersinformatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een beroepenmarkt op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, het plaatsen van tafels en stoelen, het klaarzetten van folders en naamkaartjes en het testen van techniek. Bij veel stands of meerdere presentaties is 3 uur veiliger.
Wanneer maak je de standindeling van een beroepenmarkt?: Maak een eerste indeling zodra je ongeveer 75 procent van de werkgevers en opleiders hebt bevestigd, meestal 3 weken vooraf. Werk de definitieve versie uiterlijk 5 dagen voor de markt bij en deel standnummers dan uit.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een beroepenmarkt?: Reken op 1 vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers voor ontvangst, vragen en begeleiding, plus minimaal 2 mensen voor opbouw en techniek. Bij 100 bezoekers betekent dat ongeveer 4 medewerkers tijdens het programma en 2 voor de voorbereiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.