Einen Berufe-Markt Schritt für Schritt organisieren
Ein Berufe-Markt gelingt, wenn Aussteller, Programm und Besucherführung früh zusammenpassen. Beginne mit Termin und Ort, kläre danach Arbeitgeber und Ausbilder und öffne erst dann die Anmeldung. Plane die Standflächen nach dem tatsächlichen Bedarf und bestätige alle Teilnehmer schriftlich. In der letzten Woche geht es vor allem um Namensschilder, Wegbeschreibung, Informationsmaterial und einen Techniktest. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Einlass und Gespräche statt für fehlende Kabel oder ungeklärte Tische.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Arbeitgeber kontaktieren
3 Personen
- 3
Ausbilder kontaktieren
2 Personen
- 4
Teilnehmerliste erstellen
- 5
Anmeldeformular veröffentlichen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Werbeplakat verteilen
3 Personen
- 8
Social-Media-Ankündigung posten
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Bedarf am Stand ermitteln
2 Personen
- 12
Reservierungen vornehmen
- 13
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 14
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 15
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 16
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 17
Moderatoren bestätigen
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Wegbeschreibung versenden
- 20
Informationsmaterial zusammenstellen
3 Personen
- 21
Flyer sortieren
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Technik testen
2 Personen
- 24
Materialien bereitstellen
3 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Empfangstresen aufbauen
2 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
3 Personen
- 29
Standnummern anbringen
2 Personen
- 30
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 31
Standmaterialien verteilen
2 Personen
- 32
Informationsstände einrichten
10 Personen
- 33
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 37
Präsentationsraum vorbereiten
2 Personen
- 38
Begrüffungsbriefing geben
3 Personen
- 39
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 40
Registrierungsdesk besetzen
2 Personen
- 41
Besucher empfangen
3 Personen
- 42
Programm ankündigen
- 43
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 44
Berufspräsentationen begleiten
2 Personen
- 45
Besucherfragen beantworten
3 Personen
- 46
Prospekte nachfüllen
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Snacks auffüllen
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 52
Teilnehmende abschließen
2 Personen
- 53
Verabschiedung der Besucher begleiten
3 Personen
- 54
Standmaterial sammeln
4 Personen
- 55
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 57
Dekoration entfernen
2 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Location reinigen
4 Personen
- 62
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 64
Übriges Material einlagern
2 Personen
- 65
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- BiertischeAnz. 4
- HockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- LaptopsAnz. 3
- BildschirmeAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- USB-SticksAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- ScherenAnz. 8
- KüchenmesserAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- KlemmbretterAnz. 30
- TischdeckenAnz. 24
- StandnummernAnz. 30
- WillkommensbannerAnz. 2
- WegweiserAnz. 12
- KlebebandrollenAnz. 10
- PrittstifteAnz. 8
- MarkerAnz. 20
- KugelschreiberAnz. 50
- SeilrollenAnz. 4
- ProspekthalterAnz. 30
- InfotafelnAnz. 20
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichtständerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Ort mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest. Frage Arbeitgeber und Ausbilder direkt nach benötigten Standflächen, Stromanschlüssen, Tischen und Bildschirmen, bevor du die Aufteilung erstellst.
- Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor dem Berufe-Markt und setze ein klares Enddatum. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und die Zahl der Personen pro Stand, damit Verpflegung und Mobiliar nicht geschätzt werden müssen.
- Bestätige jeden Teilnehmer spätestens 10 Tage vorher mit Standnummer, Aufbauzeit, Wegbeschreibung und Ansprechpartner. Viele Rückfragen entstehen, wenn diese Angaben nur auf dem Plakat oder in sozialen Medien stehen.
- Teste Laptops, Bildschirme, HDMI- und Verlängerungskabel 3 bis 5 Tage vorher gemeinsam an einem aufgebauten Stand. Speichere Präsentationen zusätzlich auf USB-Sticks, damit ein einzelner Laptop oder eine fehlerhafte Verbindung das Programm nicht stoppt.
- Plane den Aufbau rückwärts von der Öffnung: Rechne für Standnummern, Namensschilder, Tischdecken und Willkommensbanner mindestens 90 Minuten ein. Stelle Informationsmaterial, Flyer, Klemmbretter und Schreibmaterial vor dem Einlass an einem festen Ausgabepunkt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Berufe-Markt organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Termin, Ort und der Suche nach Arbeitgebern und Ausbildern. Die Anmeldung sollte etwa 6 Wochen vor dem Termin geöffnet werden.
- Wie viele Aussteller braucht ein Berufe-Markt?
- Das hängt von Zielgruppe und Raum ab; lege die Zahl nicht pauschal fest. Ermittle für jeden Arbeitgeber den Bedarf an Standfläche und Technik und bestätige die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung.
- Wann sollte die Standaufteilung fertig sein?
- Erstelle die Standaufteilung, sobald die Anmeldungen geschlossen und die Flächenbedarfe geprüft sind, normalerweise 2 bis 3 Wochen vorher. Versende Standnummer, Lageplan und Aufbauinformationen spätestens 10 Tage vor dem Markt.
- Was muss man am Tag des Berufe-Markts zuerst erledigen?
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe zuerst Wege, Tische, Standnummern und Technik, danach stellst du Informationsmaterial bereit und weist Freiwillige sowie Moderatoren ein.
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