Cómo organizar una feria de profesiones paso a paso
Una feria de profesiones combina empresas, centros de formación y visitantes, por lo que el orden de preparación marca la diferencia. Empieza cerrando fecha y lugar, y después confirma quién participará antes de publicar las inscripciones. Cuando tengas una primera lista, organiza puestos, programa, voluntarios y necesidades técnicas en paralelo. Los últimos días deben servir para confirmar datos y probar equipos, no para localizar participantes o improvisar la distribución.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Contactar a los empleadores
3 personas
- 3
Contactar con los formadores
2 personas
- 4
Crear lista de participantes
- 5
Publicar el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Distribuir el cartel promocional
3 personas
- 8
Publicar anuncio en redes sociales
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Inventariar las necesidades del stand
2 personas
- 12
Hacer reservas
- 13
Elaborar el programa
2 personas
- 14
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 15
Confirmar participantes
2 personas
- 16
Programar voluntarios
2 personas
- 17
Confirmar presentadores
- 18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 19
Enviar indicaciones
- 20
Reunir material informativo
3 personas
- 21
Clasificar folletos
2 personas
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Probar la técnica
2 personas
- 24
Preparar los materiales
3 personas
Evento
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
3 personas
- 29
Colocar números de stand
2 personas
- 30
Colocar carteles y flechas de ruta
2 personas
- 31
Repartir materiales del stand
2 personas
- 32
Montar los puestos informativos
10 personas
- 33
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 34
Montar el punto de café
2 personas
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Preparar aperitivos
3 personas
- 37
Preparar la sala de presentaciones
2 personas
- 38
Dar la sesión de bienvenida
3 personas
- 39
Recepción de participantes
4 personas
- 40
Atender el mostrador de registro
2 personas
- 41
Recibir a los visitantes
3 personas
- 42
Anunciar el programa
- 43
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
- 44
Coordinar las presentaciones de profesiones
2 personas
- 45
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
- 46
Reponer folletos
2 personas
- 47
Servir café y té
2 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Reponer los aperitivos
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Comprobar los baños
2 personas
- 52
Cerrar la inscripción de participantes
2 personas
- 53
Acompañar la despedida de los visitantes
3 personas
- 54
Reunir materiales del stand
4 personas
- 55
Cerrar el recinto
2 personas
Seguimiento
- 56
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 57
Retirar la decoración
2 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Limpiar el lugar
4 personas
- 62
Inventariar materiales
2 personas
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 64
Guardar el material sobrante
2 personas
- 65
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 80
- Mesas de cervezacant. 4
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 4
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 100
- Vasos reutilizablescant. 180
- Platos reutilizablescant. 120
- Cubiertos reutilizablescant. 150
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Portátilescant. 3
- Pantallascant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Memorias USBcant. 4
Cocina
- Termoscant. 6
- Tijerascant. 8
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Pinzascant. 6
- Bandejas de servircant. 12
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Portapapelescant. 30
- Mantelescant. 24
- Números de standcant. 30
- Banners de bienvenidacant. 2
- Carteles direccionalescant. 12
- Rollos de cinta adhesivacant. 10
- Pegamentos Prittcant. 8
- Rotuladores fosforescentescant. 20
- Bolígrafoscant. 50
- Rollos de cuerdacant. 4
- Portafolletoscant. 30
- Paneles informativoscant. 20
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Atriles de iluminacióncant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de contactar a empleadores y formadores. Deja al menos 6 semanas para conseguir confirmaciones, preparar el formulario y difundir las invitaciones.
- Pide las inscripciones junto con las preferencias dietéticas y las necesidades de cada stand. Haz una primera revisión semanal y una confirmación final 7 días antes de la feria.
- Dibuja el plano de puestos cuando ya conozcas a los participantes. Asigna números visibles y reserva espacio para mesas, sillas, taburetes, percheros y circulación entre los stands.
- Prepara el programa y confirma a los presentadores con al menos 10 días de antelación. Envía las indicaciones de llegada, horarios y ubicación a cada participante durante la semana anterior.
- Prueba portátiles, pantallas, cables HDMI, alargadores y regletas entre 2 y 3 días antes. El día del evento, abre el lugar con tiempo suficiente para colocar materiales informativos, tarjetas de nombre, carteles y equipos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de profesiones?
- Reserva entre 6 y 8 semanas para una feria con varios empleadores y formadores. Las confirmaciones finales, el programa y el plano de puestos deberían quedar cerrados como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo se deben abrir las inscripciones?
- Publica el formulario cuando tengas confirmados el lugar, la fecha y una primera lista de participantes. Mantén las inscripciones abiertas entre 2 y 4 semanas y revisa las necesidades de cada stand una vez por semana.
- ¿Cuándo hay que probar la tecnología de una feria?
- Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes, usando los mismos portátiles, pantallas, cables HDMI y regletas que se utilizarán el día del evento. Comprueba también que haya suficientes enchufes y alargadores para cada puesto.
- ¿Cuándo se prepara el material de los puestos?
- Clasifica folletos, tarjetas de nombre y demás material informativo durante la semana anterior. Deja cada conjunto listo por stand y realiza una comprobación final al abrir el lugar, al menos 60 minutos antes de la llegada del público.
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