Organiser un forum des métiers, étape par étape

Un forum des métiers se prépare d’abord avec les bons interlocuteurs, puis avec un parcours simple pour les participants. Commencez par fixer la date et le lieu avant de contacter les employeurs et les formateurs. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel des stands doivent être suivis dans un même tableau. La dernière semaine sert surtout à confirmer les intervenants, tester la technique et vérifier que chaque stand dispose de ses documents et de son équipement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les employeurs
3 personnes
3
Approcher les formateurs
2 personnes
4
Créer la liste des participants
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Diffuser l’affiche promotionnelle
3 personnes
8
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Inventorier les besoins du stand
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Établir le programme
2 personnes
14
Préparer le plan du stand
2 personnes
15
Confirmer les participants
2 personnes
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Confirmer les présentateurs
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Envoyer les indications d'accès
20
Rassembler le matériel d’information
3 personnes
21
Trier les brochures
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Tester la technique
2 personnes
24
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Placer les numéros des stands
2 personnes
30
Installer les panneaux et les flèches de direction
2 personnes
31
Distribuer les supports de stand
2 personnes
32
Installer les stands d’information
10 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Mettre en place le point café
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Préparer l’espace de présentation
2 personnes
38
Donner le briefing de bienvenue
3 personnes
39
Accueillir les participants
4 personnes
40
Tenir le guichet d’inscription
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Annoncer le programme
43
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
44
Animer les présentations des métiers
2 personnes
45
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
46
Réapprovisionner les brochures
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
2 personnes
52
Finaliser les participants
2 personnes
53
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
54
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
55
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Retirer la décoration
2 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Vider les glacières
2 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Inventorier le matériel
2 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Stocker le matériel restant
2 personnes
65
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 4
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Ordinateurs portablesqté 3
Écransqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Ciseauxqté 8
Couteaux de cuisineqté 4
Planches à découperqté 4
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Presse-papiersqté 30
Nappesqté 24
Numéros de standqté 30
Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 10
Bâtons de colle Prittqté 8
Marqueursqté 20
Stylos à billeqté 50
Rouleaux de cordeqté 4
Porte-brochuresqté 30
Panneaux d'informationqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pied d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de diffuser l’affiche ou le formulaire d’inscription. Gardez une marge d’au moins deux semaines entre la clôture des inscriptions et le forum pour traiter les besoins alimentaires et répartir les stands.
Contactez les employeurs et les formateurs avec une date limite de réponse précise. Sans confirmation quelques jours avant l’événement, le programme et les numéros de stand restent instables.
Préparez le plan des stands dès que les participants sont connus. Prévoyez les tables, chaises, tabourets, nappes, badges et numéros de stand selon le nombre réel d’exposants, plutôt qu’une estimation générale.
Testez les ordinateurs portables, écrans, câbles HDMI, rallonges et multiprises au moins 48 heures avant l’ouverture. Les adaptateurs manquants et les prises trop éloignées sont des problèmes fréquents le matin même.
Ouvrez le lieu assez tôt pour installer les documents, brochures, bannières et badges avant l’arrivée du public. Désignez les bénévoles à l’avance et remettez-leur les indications d’accès ainsi que le programme final.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un forum des métiers ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de contacter les employeurs et formateurs, publier les inscriptions, établir le programme et confirmer le matériel.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un forum des métiers ?: Clôturez-les environ 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi traiter les besoins alimentaires, finaliser la liste des participants, préparer les badges et adapter le plan des stands.
Quand confirmer les intervenants et les exposants ?: Demandez une confirmation définitive 7 jours avant le forum, puis vérifiez-la 48 heures avant. Cette seconde vérification permet de corriger rapidement le programme et les numéros de stand.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Faites un premier test au moins 48 heures avant l’ouverture et un contrôle sur place le jour même. Vérifiez chaque écran, câble HDMI, rallonge et multiprise avec l’ordinateur réellement utilisé.

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