Zo organiseer je een benefietvoorstelling

Begin met het doelbedrag en leg vast welk deel van de opbrengst naar het goede doel gaat. Reserveer daarna de locatie en zet programma, artiesten, begroting en vergunningen op orde. Pas wanneer de voorstelling inhoudelijk staat, open je de ticketverkoop en start je de promotie. In de laatste weken draait alles om aanmeldingen, techniek, catering en een draaiboek waarmee vrijwilligers precies weten wat ze doen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en opbrengst vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Voorstelling en programma vastleggen
3 personen
4
Artiesten bevestigen
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Goede doel bekendmaken
2 personen
7
Begroting opstellen
2 personen
8
Sponsoren benaderen
3 personen
9
Promotiemateriaal ontwerpen
2 personen
10
Ticketverkoop openen
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
3 personen
12
Sociale media publiceren
2 personen
13
Posters verspreiden
4 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Catering bestellen
2 personen
17
Techniek reserveren
2 personen
18
Vrijwilligers werven
2 personen
19
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
20
Draaiboek afdrukken
21
Bezoekerslijst afdrukken
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Techniek ophalen
2 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Zaal schoonmaken
3 personen
29
Podium vrijmaken
3 personen
30
Podium opbouwen
4 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
32
Lichtapparatuur aansluiten
2 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Entree inrichten
2 personen
37
Donatietafel inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet inrichten
4 personen
39
Techniek testen
3 personen
40
Voorstelling repeteren
8 personen
41
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

42
Artiesten ontvangen
2 personen
43
Deuren openen
3 personen
44
Bezoekers verwelkomen
4 personen
45
Tickets controleren
3 personen
46
Programma's uitdelen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Opening verzorgen
51
Eerste voorstelling begeleiden
4 personen
52
Pauze verzorgen
4 personen
53
Donaties registreren
2 personen
54
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
55
Buffet aanvullen
3 personen
56
Maaltijd serveren
4 personen
57
Artiesten begeleiden
2 personen
58
Derde voorstelling begeleiden
4 personen
59
Dankwoord uitspreken
60
Laatste consumptieronde serveren
3 personen
61
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
62
Donatiegeld veilig opbergen
2 personen

Nazorg

63
Servies verzamelen
3 personen
64
Buffet afbreken
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Meubilair afbreken
4 personen
67
Techniek uitschakelen
3 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Zaal schoonmaken
4 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Locatie opleveren
2 personen
73
Techniek retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
75
Donatiebedrag controleren
2 personen
76
Opbrengst overmaken
2 personen
77
Bedankbericht versturen
2 personen
78
Resultaat publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130
Serveerbladenaantal 8
Kannenaantal 8

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Beamer
Projectiescherm

Verlichting

Theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoek
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 6
Postersaantal 20
Programmabordenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Chafing dishesaantal 4
Buffettangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Servettenhoudersaantal 12

Informatie

Ticketrollenaantal 2
Programma'saantal 130
Naamstickersaantal 150
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 20
Clipboardmappenaantal 4

Betaling

Contantgeldkistjesaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Donatiebussenaantal 4
Bonblokkenaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Kabelmattenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Werk met één begroting waarin je verwachte ticketopbrengst, sponsoring, catering, techniek en overige kosten apart noteert. Zo zie je vóór de ticketverkoop welk bedrag werkelijk beschikbaar kan komen voor het goede doel.
Bevestig artiesten en programma schriftelijk voordat je posters verspreidt of tickets verkoopt. Noteer per optreden de tijd, benodigde microfoons, luidsprekers, licht en eventuele beamer of projectiescherm.
Plan promotie niet op één moment: open de ticketverkoop zodra programma en locatie vaststaan en gebruik daarna uitnodigingen, sociale media en posters. Controleer wekelijks hoeveel aanmeldingen binnen zijn en stuur bij als de verkoop achterblijft.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters op tijd door aan de catering. Bestel niet alleen hapjes en dranken, maar controleer ook of koffie- en serviesgoed, kannen en serveerbladen beschikbaar zijn.
Maak voor de uitvoeringsdag een draaiboek met tijden, contactpersonen en vrijwilligerstaken en druk het af. Test vóór de zaal opengaat alle microfoons, kabels, stekkerdozen, mengpaneel, verlichting en projectie; ontbrekende verlengkabels of microfoonstatieven vallen anders pas tijdens de voorstelling op.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet je een benefietvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, bepaal het programma en benader artiesten en sponsoren; plan daarna nog tijd voor vergunningen, promotie en ticketverkoop.
Hoe bepaal je de ticketprijs voor een benefietvoorstelling?: Tel eerst alle kosten op en trek vaste sponsoring daarvan af. Deel het resterende bedrag door het verwachte aantal bezoekers en voeg een vrijwillige extra bijdrage of donatiemogelijkheid toe, zodat je niet alleen afhankelijk bent van de ticketprijs.
Wanneer moet je artiesten en techniek vastleggen?: Leg artiesten zo vroeg mogelijk vast, bij voorkeur binnen de eerste 4 weken. Reserveer microfoons, luidsprekers, mengpaneel, licht en projectie uiterlijk 6 weken voor de voorstelling en plan een technische test vóór de zaal opengaat.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietvoorstelling?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en ticketcontrole, 2 voor catering en 1 technisch aanspreekpunt. Bij een grotere bezoekersstroom heb je per extra 50 bezoekers ongeveer 1 extra vrijwilliger nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.