Eine Benefizvorstellung organisieren – ohne die wichtigen Details zu übersehen

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Einnahmenziel und Budget fest, bevor du Künstler, Technik oder Catering verbindlich buchst. Kalkuliere dabei auch Gebühren, Drucksachen und eine Reserve von etwa 10 bis 15 Prozent ein.
• Reserviere den Veranstaltungsort früh und prüfe sofort, ob Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Theaterscheinwerfer vorhanden sind. Fehlende Technik solltest du spätestens zwei bis drei Wochen vor der Vorstellung reservieren.
• Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Programm, Wohltätigkeitsorganisation, Beginn und Einlasszeit feststehen. Verschicke Einladungen und veröffentliche Poster mindestens drei Wochen vorher, damit Anmeldungen rechtzeitig eingehen.
• Plane pro 25 bis 30 Gäste mindestens eine Ansprechperson für Einlass und Besucherfragen ein. Weise Freiwilligen feste Aufgaben für Einlass, Bühne, Catering, Technik und Abbau zu, statt nur allgemein um Hilfe zu bitten.
• Erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung und bestelle danach das Catering. Getränke solltest du am Veranstaltungstag früh genug kühlen; Drehbuch, Besucherliste und übrige Materialien gehören vor dem Einlass an einen festen Ausgabeort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizvorstellung organisieren?

Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen sollten Ziel, Budget, Veranstaltungsort, Programm und Wohltätigkeitsorganisation feststehen; Werbung und Ticketverkauf folgen danach.

Wie viele Helfer braucht man für eine Benefizvorstellung?

Rechne mit mindestens einer Person für je 25 bis 30 Gäste am Einlass und zusätzlich je einer verantwortlichen Person für Technik, Bühne, Catering und Abbau. Bei 100 Gästen sind damit meist sieben bis acht Helfer sinnvoll.

Wann sollte der Ticketverkauf für eine Benefizvorstellung starten?

Starte den Verkauf etwa drei bis vier Wochen vor der Vorstellung, sobald Programm, Künstler, Ort und Beginn bestätigt sind. Schließe die Anmeldung zwei bis drei Tage vorher, damit Besucherliste und Cateringzahl stimmen.

Wie viel Catering braucht man für eine Benefizvorstellung?

Plane pro Gast ungefähr zwei bis drei Getränke für die erste Stunde und zusätzlich ein alkoholfreies Angebot ein. Bestelle Snacks nach der Anmeldezahl und halte für kurzfristige Gäste etwa 5 bis 10 Prozent Reserve bereit.

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