Organiser un spectacle de bienfaisance, étape par étape

Commencez par fixer l’objectif de la collecte et le montant visé : ces deux éléments guideront le budget, le prix des billets et les demandes de soutien. Réservez ensuite le lieu, définissez le programme et confirmez les artistes avant de lancer la communication. Les autorisations, la technique et le catering doivent être verrouillés plusieurs semaines à l’avance. À l’approche de la date, concentrez-vous sur les inscriptions, les bénévoles, l’accueil et le déroulé précis de la soirée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’objectif et le montant récolté
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Fixer le spectacle et le programme
3 personnes
4
Confirmer les artistes
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Annoncer l'association caritative
2 personnes
7
Établir le budget
2 personnes
8
Contacter les sponsors
3 personnes
9
Concevoir le matériel promotionnel
2 personnes
10
Ouvrir la billetterie
2 personnes
11
Envoyer les invitations
3 personnes
12
Publier sur les réseaux sociaux
2 personnes
13
Distribuer les affiches
4 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Commander le catering
2 personnes
17
Réserver la technique
2 personnes
18
Recruter des bénévoles
2 personnes
19
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
20
Imprimer le déroulé
21
Imprimer la liste des visiteurs
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Récupérer le matériel technique
2 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Nettoyer la salle
3 personnes
29
Dégager la scène
3 personnes
30
Monter la scène
4 personnes
31
Raccorder le matériel audio
3 personnes
32
Brancher l’éclairage
2 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Aménager l’entrée
2 personnes
37
Installer la table de dons
2 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
39
Tester la technique
3 personnes
40
Répéter le spectacle
8 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Ouvrir les portes
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Vérifier les billets
3 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Assurer l’ouverture
51
Encadrer la première représentation
4 personnes
52
Assurer la pause
4 personnes
53
Enregistrer les dons
2 personnes
54
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
56
Servir le repas
4 personnes
57
Accompagner les artistes
2 personnes
58
Encadrer la troisième représentation
4 personnes
59
Prononcer le discours de remerciement
60
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes
61
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
62
Mettre l’argent des dons en lieu sûr
2 personnes

Suivi

63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Démonter le buffet
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Démonter le mobilier
4 personnes
67
Éteindre la technique
3 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer la salle
4 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Remettre le lieu en état
2 personnes
73
Retourner le matériel technique
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Vérifier le montant du don
2 personnes
76
Transférer le produit
2 personnes
77
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
78
Publier le résultat
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Éléments de podiumqté 6
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8

Équipement

Microphonesqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Lampes d'ambianceqté 8

Décoration

Bâche de fond
Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 6
Affichesqté 20
Panneaux du programmeqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bains-marieqté 4
Pinces à buffetqté 8
Carafesqté 6
Pains de glaceqté 16
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Porte-serviettesqté 12

Informations

Rouleaux de ticketsqté 2
Programmesqté 130
Étiquettes nominativesqté 150
Marqueursqté 12
Stylosqté 20
Chemises à pinceqté 4

Paiement

Caisses pour espècesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Boîtes de donsqté 4
Carnets de reçusqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Passe-câblesqté 12
Ruban gafferqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Bloquez le lieu et les artistes avant d’ouvrir la billetterie. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour vérifier les autorisations, la technique et les conditions d’accueil.
Calculez séparément les recettes attendues et les dépenses engagées. Gardez une réserve de 10 à 15 % du budget pour les ajustements de dernière minute, notamment la technique ou le catering.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le total au traiteur 7 à 10 jours avant le spectacle. Prévoyez aussi une marge pour les invités qui ne l’ont pas signalé.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones : accueil, vestiaire, salle, artistes et boissons. Un responsable par équipe doit disposer du déroulé imprimé et d’un numéro de contact le jour même.
Faites un test technique complet avant l’ouverture des portes : microphones, haut-parleurs, table de mixage, éclairage, vidéoprojecteur et rallonges. Arrivez au moins 3 heures avant le public pour installer, refroidir les boissons et préparer les en-cas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de bienfaisance ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les artistes, obtenir les autorisations, contacter les sponsors et vendre les billets sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle de bienfaisance ?: Ouvrez-la environ 4 à 6 semaines avant la date. Vous aurez ainsi le temps d’envoyer les invitations, de publier sur les réseaux sociaux et de relancer les personnes qui n’ont pas encore confirmé leur venue.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil par tranche de 50 invités, puis ajoutez des personnes pour le vestiaire, la salle, les artistes et les boissons. Pour 150 visiteurs, une équipe de 8 à 10 bénévoles facilite généralement les rotations.
Quand confirmer le traiteur et les besoins alimentaires ?: Recueillez les informations alimentaires dès l’inscription et confirmez les quantités au traiteur 7 à 10 jours avant l’événement. Recontrôlez la liste des visiteurs 48 heures avant afin d’éviter les oublis.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.