Checklist voor een benefietvoorstelling organiseren

Een benefietvoorstelling vraagt om twee planningen tegelijk: een goede avond voor bezoekers en een gecontroleerde opbrengst voor het goede doel. Leg daarom eerst doel, begroting, programma en locatie vast voordat je promotie en kaartverkoop start. Daarna regel je artiesten, vergunningen, techniek, catering en vrijwilligers in een vaste volgorde. Deze checklist bevat 78 taken en 69 spullen, zodat je ook de praktische details achter de schermen niet te laat ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en opbrengst vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Voorstelling en programma vastleggen
3 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Goede doel bekendmaken
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Sponsoren benaderen
3 personen
Promotiemateriaal ontwerpen
2 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Sociale media publiceren
2 personen
Posters verspreiden
4 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Techniek ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Podium vrijmaken
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Lichtapparatuur aansluiten
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Entree inrichten
2 personen
Donatietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Techniek testen
3 personen
Voorstelling repeteren
8 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Opening verzorgen
Eerste voorstelling begeleiden
4 personen
Pauze verzorgen
4 personen
Donaties registreren
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Derde voorstelling begeleiden
4 personen
Dankwoord uitspreken
Laatste consumptieronde serveren
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Donatiegeld veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Techniek uitschakelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Donatiebedrag controleren
2 personen
Opbrengst overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Resultaat publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130
Serveerbladenaantal 8
Kannenaantal 8

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Beamer
Projectiescherm

Verlichting

Theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoek
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 6
Postersaantal 20
Programmabordenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Chafing dishesaantal 4
Buffettangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Servettenhoudersaantal 12

Informatie

Ticketrollenaantal 2
Programma'saantal 130
Naamstickersaantal 150
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 20
Clipboardmappenaantal 4

Betaling

Contantgeldkistjesaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Donatiebussenaantal 4
Bonblokkenaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Kabelmattenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Plan de techniek uiterlijk 4 weken vooraf. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, beamer en projectiescherm op locatie en leg verlengkabels en stekkerdozen apart klaar.
Open de kaartverkoop pas nadat programma, locatie en aanvangstijd definitief zijn. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de inventarisatie van dieetwensen minimaal 7 dagen voor de voorstelling.
Maak per vrijwilliger één duidelijke taak en werk met een draaiboek met tijden. Print het draaiboek en de bezoekerslijst op de dag zelf; reken op minstens één extra exemplaar van elk.
Tel stoelen, tafels en servies vooraf op basis van het verwachte bezoekersaantal. Vergeet kleedkamertafels, kleedkamerstoelen en kledingrekken niet: artiesten hebben die nodig voordat het publiek binnenkomt.
Koel dranken en bereid hapjes pas volgens een tijdschema op de dag van de voorstelling. Houd een aparte plek vrij voor kannen, serveerbladen en glazen, zodat de catering de entree en het podium niet kruist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer de locatie en leg programma, artiesten en begroting in de eerste 4 weken vast; vergunningen en techniek mogen niet tot de laatste week blijven liggen.
Wanneer start je de kaartverkoop voor een benefietvoorstelling?: Open de verkoop zodra locatie, programma, datum en aanvangstijd definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken voor de voorstelling. Zo houd je nog minimaal 4 weken over voor uitnodigingen, sociale media en posters.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietvoorstelling?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per vaste taak en wijs daarnaast 2 mensen aan voor ontvangst en onverwachte problemen. Voor een kleine voorstelling kom je vaak uit op 6 tot 10 vrijwilligers, afhankelijk van catering, techniek en garderobe.
Wanneer moet je dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en maak de definitieve lijst 7 dagen voor de voorstelling. Geef wijzigingen daarna alleen nog door als de cateraar dat kan verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.