Cómo organizar un espectáculo benéfico paso a paso

Un espectáculo benéfico necesita dos planes coordinados: el programa artístico y la recaudación. Empieza definiendo cuánto quieres conseguir y para qué causa, y después fija el lugar, los artistas y los permisos antes de anunciar nada. La venta de entradas, los patrocinadores y la difusión deben avanzar mientras cierras la técnica, el catering y el equipo de voluntariado. La última semana se centra en confirmar cifras, preparar materiales y dejar por escrito quién hace cada tarea.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir objetivo y resultado
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Registrar la actuación y el programa
3 personas
4
Confirmar a los artistas
2 personas
5
Comprobar permisos
6
Anunciar la causa benéfica
2 personas
7
Elaborar presupuesto
2 personas
8
Contactar con los patrocinadores
3 personas
9
Diseñar material promocional
2 personas
10
Abrir la venta de entradas
2 personas
11
Enviar invitaciones
3 personas
12
Publicar en redes sociales
2 personas
13
Distribuir carteles
4 personas
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Pedir el catering
2 personas
17
Reservar técnica
2 personas
18
Reclutar voluntarios
2 personas
19
Distribuir las tareas de voluntariado
2 personas
20
Imprimir el plan de trabajo
21
Imprimir la lista de visitantes
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Reunir los materiales
3 personas
26
Recoger el equipo técnico
2 personas
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Limpiar la sala
3 personas
29
Despejar el escenario
3 personas
30
Montar el escenario
4 personas
31
Conectar el equipo de sonido
3 personas
32
Conectar el equipo de iluminación
2 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Montar la entrada
2 personas
37
Montar la mesa de donaciones
2 personas
38
Montar el buffet de catering
4 personas
39
Probar la técnica
3 personas
40
Ensayar la función
8 personas
41
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

42
Recibir a los artistas
2 personas
43
Abrir las puertas
3 personas
44
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
45
Comprobar las entradas
3 personas
46
Repartir programas
2 personas
47
Servir café y té
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Encargarse de la inauguración
51
Guiar la primera función
4 personas
52
Organizar la pausa
4 personas
53
Registrar donaciones
2 personas
54
Coordinar la segunda función
4 personas
55
Reponer el bufé
3 personas
56
Servir la comida
4 personas
57
Acompañar a los artistas
2 personas
58
Acompañar la tercera función
4 personas
59
Dar las gracias
60
Servir la última ronda de consumiciones
3 personas
61
Despedir a los visitantes
3 personas
62
Guardar el dinero de la donación en un lugar seguro
2 personas

Seguimiento

63
Recoger la vajilla
3 personas
64
Desmontar el bufé
3 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Desmontar el mobiliario
4 personas
67
Apagar la técnica
3 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar la sala
4 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Entregar la ubicación
2 personas
73
Devolver el equipo técnico
2 personas
74
Guardar el stock restante
2 personas
75
Comprobar el importe de la donación
2 personas
76
Transferir los ingresos
2 personas
77
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
78
Publicar el resultado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 12
Piezas de escenariocant. 6
Mesas de vestuariocant. 2
Sillas del vestuariocant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 130
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 130
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 8

Equipo

Micrófonoscant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Soportes de micrófonocant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Proyector
Pantalla de proyección

Iluminación

Focos de teatrocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Luces decorativascant. 8

Decoración

Lona de fondo
Mantelescant. 12
Globoscant. 100
Arreglos floralescant. 6
Cartelescant. 20
Carteles del programacant. 4

Catering

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Chafing dishescant. 4
Pinzas para buffetcant. 8
Jarras de servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 16
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Porta-servilletascant. 12

Información

Rollo de ticketscant. 2
Programascant. 130
Pegatinas con nombrecant. 150
Rotuladorescant. 12
Bolígrafoscant. 20
Carpetas portapapelescant. 4

Pago

Cajas de efectivocant. 2
Datáfonoscant. 2
Cajas de donacionescant. 4
Libretas de reciboscant. 4

Seguridad

Linternascant. 4
Bateríascant. 24
Alfombrillas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Consejos

Define primero el objetivo económico y calcula cuántas entradas necesitas vender para alcanzarlo. Separa los costes del lugar, la actuación, la técnica, el catering y la promoción antes de fijar el precio de la entrada.
No publiques el programa hasta tener confirmados a los artistas, el lugar y los permisos. Deja cerrados también los horarios de montaje, prueba de sonido, actuación y desmontaje.
Abre la venta de entradas cuando tengas una información estable: causa, fecha, lugar, programa y forma de acceso. Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción para no improvisar el catering la semana del espectáculo.
Asigna a cada voluntario una tarea concreta y un horario, no solo una función general. Imprime el plan de trabajo y la lista de visitantes para que el equipo pueda resolver incidencias sin buscar la información en el móvil.
Haz una comprobación técnica antes de recibir al público: micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, focos, proyector, pantalla, cables y regletas. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de abrir las puertas, dejando una persona responsable de las reposiciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo benéfico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas reservar un lugar, confirmar artistas, tramitar permisos y conseguir patrocinadores. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar asistentes, voluntarios, catering y material técnico.
¿Qué hay que hacer primero para organizar un espectáculo benéfico?: Define la causa, el objetivo de recaudación y el resultado esperado. Después confirma el lugar y comprueba los permisos necesarios antes de contratar o anunciar la actuación.
¿Cuándo se deben abrir las entradas?: Ábrelas cuando estén confirmados el lugar, la fecha, el programa principal y las condiciones de acceso. Como referencia, intenta ponerlas a la venta entre 4 y 6 semanas antes para disponer de tiempo para invitaciones, redes sociales y carteles.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un espectáculo benéfico?: Calcula al menos 1 voluntario por cada 25-30 asistentes para cubrir entradas, orientación, catering y apoyo durante la actuación. Añade una persona coordinadora y reserva sustitutos para los turnos más largos.

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