Zo organiseer je een benefietveiling zonder verrassingen

Begin niet met de uitnodiging, maar met het doelbedrag, de veilingdatum en de locatie. Daarna leg je de veilingmeester vast en werf je de items die de opbrengst moeten dragen. Registreer en fotografeer elk item, bepaal startprijzen en zet alles in een catalogus. Pas wanneer programma, techniek, vrijwilligers en betaling geregeld zijn, verstuur je de uitnodigingen. Zo voorkom je dat de avond vooral tijd kost en weinig oplevert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Veilingdatum en doel vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Veilingmeester vastleggen
5
Muziekverzorging vastleggen
6
Goede doel presenteren
2 personen
7
Sponsoren benaderen
3 personen
8
Veilingitems werven
3 personen
9
Veilingitems registreren
2 personen
10
Veilingitems fotograferen
2 personen
11
Startprijzen bepalen
2 personen
12
Veilingcatalogus samenstellen
2 personen
13
Uitnodigingen ontwerpen
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Online promotie plaatsen
2 personen
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Herinnering versturen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Draaiboek afdrukken
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Veilingitems ophalen
3 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Koelproducten bewaren
2 personen
25
Veilingitems controleren
2 personen
26
Betaalprocedure voorbereiden
2 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Zaal en toiletten controleren
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Registratietafel inrichten
2 personen
32
Veilingtafel inrichten
3 personen
33
Veilingitems uitstallen
4 personen
34
Veilingnummers klaarleggen
2 personen
35
Geluidsapparatuur testen
2 personen
36
Presentatiescherm testen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
41
Gasten registreren
3 personen
42
Veilingnummers uitdelen
2 personen
43
Welkomstdrank serveren
3 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Goede doel toelichten
46
Veilingrondes begeleiden
3 personen
47
Biedingen registreren
3 personen
48
Veilingitems presenteren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Servies verzamelen
2 personen
52
Pauze aankondigen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Betalingen verwerken
3 personen
55
Gewonnen items uitgifte
3 personen
56
Tussenstanden bekendmaken
57
Laatste veilingronde begeleiden
3 personen
58
Eindbedrag bekendmaken
59
Gasten uitzwaaien
3 personen
60
Contant geld veiligstellen
2 personen

Nazorg

61
Veilingitems inpakken
3 personen
62
Meubilair afbreken
4 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Zaal schoonmaken
4 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Openstaande betalingen opvolgen
2 personen
69
Niet opgehaalde items bezorgen
2 personen
70
Overgebleven materialen retourneren
2 personen
71
Donatieopbrengst overboeken
2 personen
72
Bedankbericht versturen
2 personen
73
Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Presentatiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Pinapparaat
Rekenmachinesaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 10
Ledlichtslingersaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Menukaartenaantal 120
Veilingbordjesaantal 120
Lotnummersaantal 80
Wegwijzerbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30
Fotolijstenaantal 20
Presentatiestandaardsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de veilingitems minimaal 6 weken voor de datum vast. Noteer per item de omschrijving, geschatte waarde, eventuele voorwaarden en de gegevens van de schenker; ontbrekende informatie zorgt op de avond zelf voor vertraging.
Maak de catalogus pas nadat alle items zijn geregistreerd en gefotografeerd. Geef elk item een nummer en controleer de volgorde met de veilingmeester, zodat biedingen en uitgifte niet door elkaar lopen.
Test microfoons, luidsprekers, laptop en presentatiescherm uiterlijk 2 uur voor ontvangst van de gasten. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en spreek af wie tijdens de veiling de techniek bedient.
Plan vrijwilligers in blokken van minimaal 2 personen voor ontvangst, registratie, betaling en het ophalen van gewonnen items. Houd een aparte lijst bij van betalingen en gebruik rekenmachines of een pinapparaat om bedragen direct te controleren.
Stuur de herinnering uiterlijk 3 dagen vooraf en verzamel dieetwensen bij de aanmelding. Bewaar koelproducten in koelboxen tot het buffet opengaat en controleer de veilingitems nogmaals voordat de deuren open gaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een benefietveiling?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het goede doel. Reserveer de veilingmeester en start direct met het werven van items; houd minstens 2 weken over voor catalogus, uitnodigingen en de laatste controles.
Hoeveel veilingitems heb je nodig voor een benefietveiling?: Plan ongeveer 1 veilingitem per 5 tot 8 gasten, zodat de avond niet langer dan 2 tot 3 uur duurt. Bij 60 gasten kom je daarmee uit op ongeveer 8 tot 12 items, afhankelijk van de waarde en de tijd per bod.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een benefietveiling?: Verstuur de uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de veiling. Stuur daarna 3 dagen vooraf een herinnering met aanvangstijd, locatie en praktische betaalinformatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietveiling?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 gasten, met daarnaast een veilingmeester en iemand voor de techniek. Voor 60 gasten zijn 4 vrijwilligers voor ontvangst, betaling en uitgifte meestal een werkbaar minimum.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.