Cómo organizar una subasta benéfica sin perder el control

Una subasta benéfica necesita mucho más que reunir objetos y ponerles un precio. Empieza por fijar la fecha, el objetivo económico y la organización beneficiaria; después cierra el lugar, los permisos y el subastador. La parte que más tiempo consume suele ser documentar los artículos, preparar el catálogo y coordinar a patrocinadores, voluntarios e invitados. El día del evento, separa claramente la recepción, la comida, la subasta y el cobro para evitar confusiones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el objetivo de la subasta
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar permisos
4
Contratar al subastador
5
Definir la gestión musical
6
Presentar a la organización benéfica
2 personas
7
Contactar con los patrocinadores
3 personas
8
Conseguir artículos para la subasta
3 personas
9
Registrar los artículos de la subasta
2 personas
10
Fotografiar los artículos de la subasta
2 personas
11
Determinar los premios de salida
2 personas
12
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
13
Diseñar invitaciones
14
Enviar invitaciones
2 personas
15
Publicar promoción en línea
2 personas
16
Gestionar inscripciones
2 personas
17
Recoger preferencias dietéticas
18
Enviar recordatorio
19
Asignar voluntarios
2 personas
20
Imprimir el plan de trabajo
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Recoger los artículos de la subasta
3 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Conservar los productos refrigerados
2 personas
25
Comprobar los artículos de la subasta
2 personas
26
Preparar el procedimiento de pago
2 personas

Evento

27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Comprobar la sala y los baños
2 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
4 personas
31
Montar la mesa de registro
2 personas
32
Montar la mesa de subasta
3 personas
33
Exponer los artículos de la subasta
4 personas
34
Preparar los números de subasta
2 personas
35
Probar el equipo de sonido
2 personas
36
Probar la pantalla de presentación
37
Preparar aperitivos
4 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Atender la recepción
3 personas
41
Registrar a los invitados
3 personas
42
Repartir números de subasta
2 personas
43
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
44
Dar el discurso de apertura
45
Explicar la causa benéfica
46
Dirigir las rondas de subasta
3 personas
47
Registrar pujas
3 personas
48
Presentar los artículos de la subasta
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Recoger la vajilla
2 personas
52
Anunciar el descanso
53
Reponer el bufé
3 personas
54
Procesar pagos
3 personas
55
Entrega de artículos ganados
3 personas
56
Anunciar los resultados provisionales
57
Guiar la ronda final de la subasta
3 personas
58
Anunciar el importe final
59
Despedir a los invitados
3 personas
60
Guardar el efectivo con seguridad
2 personas

Seguimiento

61
Empacar los artículos de la subasta
3 personas
62
Desmontar el mobiliario
4 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Limpiar la sala
4 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Cerrar el recinto
2 personas
68
Hacer seguimiento de los pagos pendientes
2 personas
69
Entregar los artículos no recogidos
2 personas
70
Devolver los materiales sobrantes
2 personas
71
Transferir la recaudación de donaciones
2 personas
72
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
73
Publicar los ingresos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 120

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil
Pantalla de presentación
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquina de sellado
Calculadorascant. 3

Iluminación

Luces decorativascant. 10
Guirnaldas de luces LEDcant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Porta-servilletascant. 12
Arreglos floralescant. 12
Cartas del menúcant. 120
Carteles de subastacant. 120
Números de lotecant. 80
Señales de orientacióncant. 8
Tarjetas de nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 30
Marcos de fotoscant. 20
Soportes de presentacióncant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 10
Cuencoscant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Papeleracant. 6

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra los artículos antes de imprimir el catálogo. Para cada pieza, registra una descripción, una fotografía, el patrocinador o donante y el precio de salida; deja al menos una semana para corregir errores.
No esperes a la última semana para contratar al subastador ni probar el sonido. Comprueba con varios días de antelación los micrófonos inalámbricos, los altavoces, el portátil, la pantalla y los cables alargadores.
Asigna funciones concretas a los voluntarios: recepción e inscripciones, acompañamiento de lotes, control de pujas, cobro y entrega. Imprime el plan de trabajo y reparte los turnos antes de abrir las puertas.
Controla la comida y las preferencias dietéticas desde la inscripción. Compra los productos cuando el número de asistentes esté confirmado, conserva los refrigerados en neveras portátiles y evita dejar el buffet sin supervisión.
Prepara el cobro antes de la primera puja. Ten calculadoras, un registro de cada adjudicación y un espacio para entregar los artículos; revisar cada lote al recogerlo evita reclamaciones al final de la noche.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta benéfica?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, comprobar permisos, contactar con patrocinadores, reunir artículos y enviar las invitaciones al menos 3 semanas antes del evento.
¿Cuándo hay que cerrar los artículos de una subasta benéfica?: Intenta tenerlos confirmados 3 o 4 semanas antes. Necesitas tiempo para fotografiarlos, registrar sus datos, determinar los precios de salida e incluirlos correctamente en el catálogo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una subasta benéfica?: Como referencia, calcula 1 voluntario por cada 15 o 20 asistentes, además del responsable general y del subastador. Para 60 personas, reserva al menos 3 o 4 personas para recepción, registro, cobro y entrega.
¿Cuándo se envía el recordatorio de la subasta?: Envía un primer recordatorio entre 5 y 7 días antes y confirma de nuevo el mismo día si necesitas que respondan sobre asistencia o dieta. Incluye la hora de llegada, la forma de inscripción y las instrucciones de pago.

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