Organiser une vente aux enchères caritative, étape par étape

Une vente aux enchères caritative se prépare d’abord autour d’un objectif clair, d’une date et d’un lieu adapté. Ensuite, il faut sécuriser le commissaire-priseur, réunir les lots, fixer les mises à prix et donner aux participants les informations utiles avant le jour J. La réussite repose surtout sur le suivi des dons, l’organisation des enchères et un paiement simple à la fin. Prévoyez plusieurs semaines pour éviter les lots manquants et les inscriptions traitées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’objectif de la vente aux enchères
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Réserver un commissaire-priseur
5
Fixer l’animation musicale
6
Présentation de l’association caritative
2 personnes
7
Contacter les sponsors
3 personnes
8
Rechercher des articles de vente aux enchères
3 personnes
9
Enregistrer les articles de la vente aux enchères
2 personnes
10
Photographier les articles de vente aux enchères
2 personnes
11
Déterminer les mises à prix
2 personnes
12
Constituer le catalogue de vente aux enchères
2 personnes
13
Concevoir les invitations
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Publier la promotion en ligne
2 personnes
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Envoyer un rappel
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Imprimer le déroulé
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Récupérer les articles de vente aux enchères
3 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Conserver les produits au frais
2 personnes
25
Vérifier les lots de la vente aux enchères
2 personnes
26
Préparer la procédure de paiement
2 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer la table d'inscription
2 personnes
32
Aménager la table des enchères
3 personnes
33
Exposer les articles de la vente aux enchères
4 personnes
34
Préparer les numéros de vente aux enchères
2 personnes
35
Tester le matériel sonore
2 personnes
36
Tester l'écran de présentation
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
41
Enregistrer les invités
3 personnes
42
Distribuer les numéros de vente aux enchères
2 personnes
43
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
44
Faire le discours d’ouverture
45
Présenter l’association
46
Accompagner les rondes des enchères
3 personnes
47
Enregistrer les offres
3 personnes
48
Présenter les lots de la vente aux enchères
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Rassembler la vaisselle
2 personnes
52
Annoncer la pause
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Traiter les paiements
3 personnes
55
Remise des lots gagnés
3 personnes
56
Annoncer les classements intermédiaires
57
Accompagner la dernière ronde des enchères
3 personnes
58
Annoncer le montant final
59
Raccompagner les invités
3 personnes
60
Sécuriser l'argent liquide
2 personnes

Suivi

61
Emballer les lots de la vente aux enchères
3 personnes
62
Démonter le mobilier
4 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer la salle
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Fermer le lieu
2 personnes
68
Relancer les paiements en attente
2 personnes
69
Livrer les objets non récupérés
2 personnes
70
Retourner le matériel restant
2 personnes
71
Transférer le montant des dons
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
73
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Écran de présentation
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Terminal de paiement
Calculatricesqté 3

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 10
Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Porte-serviettesqté 12
Compositions floralesqté 12
Cartes de menuqté 120
Panneaux de vente aux enchèresqté 120
Numéros de lotqté 80
Panneaux directionnelsqté 8
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30
Cadres photoqté 20
Présentoirsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Petits bolsqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Poubellesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer l’objectif financier et le nombre de participants visé, puis choisissez un lieu capable d’accueillir les tables, le buffet et la circulation autour des lots. Vérifiez les autorisations avant d’envoyer les invitations.
Réservez le commissaire-priseur et l’animation musicale plusieurs semaines à l’avance. Confirmez aussi les micros, les haut-parleurs, les pieds de micro, l’ordinateur et l’écran de présentation au moins 7 jours avant la vente.
Pour chaque lot, notez le contenu, le donateur, la valeur indicative, la mise à prix et le numéro de catalogue. Photographiez les articles dès leur réception et faites une vérification complète la veille, car les lots incomplets sont difficiles à corriger pendant l’accueil.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les bénévoles. Envoyez un rappel 48 heures avant avec l’horaire, l’adresse et les modalités de paiement.
Préparez le déroulé imprimé, les calculatrices et le terminal de paiement avant l’ouverture des portes. Gardez les produits frais dans des glacières et installez les tables du buffet séparément de l’espace réservé aux enchères pour limiter les files d’attente.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vente aux enchères caritative ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et le commissaire-priseur, réunir les lots, préparer le catalogue, envoyer les invitations et confirmer les bénévoles.
Quand faut-il fixer les mises à prix ?: Fixez-les dès que les lots sont enregistrés et photographiés, au plus tard 10 jours avant la vente. Vous pourrez alors finaliser le catalogue et donner aux participants une présentation claire des articles.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une vente aux enchères ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les inscriptions ou le paiement, 1 pour le suivi des lots et 1 personne référente pour les bénévoles par tranche d’environ 50 participants. Ajustez l’équipe si le buffet ou le retrait des lots demande une présence dédiée.
Quand envoyer un rappel aux invités ?: Envoyez un premier rappel 7 jours avant, puis un dernier 48 heures avant. Indiquez l’heure d’arrivée, le programme, les informations alimentaires déjà recueillies et les moyens de paiement acceptés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.