So organisierst du eine Benefizauktion Schritt für Schritt

Eine Benefizauktion steht und fällt mit drei Dingen: einem klaren Spendenziel, attraktiven Auktionsartikeln und einem Ablauf, der am Abend nicht ins Stocken gerät. Lege zuerst Datum, Ziel und Ort fest, bevor du Sponsoren oder Gäste ansprichst. Danach beschaffst und dokumentierst du die Artikel, planst die Gebote und organisierst Einlass, Bewirtung und Technik. Plane außerdem Zeit für Genehmigungen, Erinnerungen und die Kontrolle aller Sachspenden ein – genau diese Punkte werden häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Auktionsdatum und Ziel festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Auktionator festlegen
5
Musikbetreuung festlegen
6
Gute Zweck vorstellen
2 Personen
7
Sponsoren ansprechen
3 Personen
8
Auktionsartikel beschaffen
3 Personen
9
Auktionsartikel registrieren
2 Personen
10
Auktionsartikel fotografieren
2 Personen
11
Startpreise festlegen
2 Personen
12
Auktionskatalog zusammenstellen
2 Personen
13
Einladungen gestalten
14
Einladungen verschicken
2 Personen
15
Online-Werbung schalten
2 Personen
16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
17
Ernährungswünsche erfassen
18
Erinnerung senden
19
Freiwillige einteilen
2 Personen
20
Drehbuch ausdrucken
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Auktionsartikel abholen
3 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Kühlprodukte lagern
2 Personen
25
Auktionsartikel prüfen
2 Personen
26
Zahlungsablauf vorbereiten
2 Personen

Event

27
Location öffnen
2 Personen
28
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
32
Auktionstisch einrichten
3 Personen
33
Auktionsartikel ausstellen
4 Personen
34
Auktionsnummern bereitlegen
2 Personen
35
Tonanlage testen
2 Personen
36
Präsentationsbildschirm testen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
40
Empfangstheke besetzen
3 Personen
41
Gäste registrieren
3 Personen
42
Auktionsnummern verteilen
2 Personen
43
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
44
Eröffnungsrede halten
45
Guten Zweck erläutern
46
Auktionsrunden begleiten
3 Personen
47
Gebote erfassen
3 Personen
48
Auktionsartikel präsentieren
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Geschirr sammeln
2 Personen
52
Pause ankündigen
53
Buffet auffüllen
3 Personen
54
Zahlungen abwickeln
3 Personen
55
Ausgabe gewonnener Artikel
3 Personen
56
Zwischenstände bekanntgeben
57
Letzte Auktionsrunde begleiten
3 Personen
58
Endbetrag bekanntgeben
59
Gäste verabschieden
3 Personen
60
Bargeld sichern
2 Personen

Nachbereitung

61
Auktionsartikel verpacken
3 Personen
62
Möbel abbauen
4 Personen
63
Abfall sammeln
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Saal reinigen
4 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
68
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
2 Personen
69
Nicht abgeholte Gegenstände liefern
2 Personen
70
Übriggebliebene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Spendenerlös überweisen
2 Personen
72
Dankesnachricht versenden
2 Personen
73
Ergebnis veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
Präsentationsbildschirm
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
Kartenterminal
TaschenrechnerAnz. 3

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 10
LED-LichterkettenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
ServiettenhalterAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 12
SpeisekartenAnz. 120
AuktionsschilderAnz. 120
LosnummernAnz. 80
Wegweiser-SchilderAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 30
BilderrahmenAnz. 20
PräsentationsständerAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 10
SchälchenAnz. 20
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Spendenziel und das Auktionsdatum mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, um Sponsoren anzusprechen, Artikel zu sammeln und Einladungen zu verschicken.
Beginne mit den Auktionsartikeln, bevor du den Katalog gestaltest. Fotografiere jeden Artikel, notiere Zustand und Abholung und lege die Startpreise spätestens 2 Wochen vor der Auktion fest.
Bestimme früh einen Auktionator sowie die Musik- und Technikbetreuung. Prüfe Funkmikrofone, Lautsprecher, Präsentationsbildschirm und Verlängerungskabel mindestens 3 Tage vorher vor Ort.
Plane die Registrierung der Gäste und die Bezahlung getrennt vom Auktionstisch. Ein Kartenterminal, ein Taschenrechner und nummerierte Unterlagen verhindern lange Schlangen nach dem letzten Gebot.
Schicke 7 Tage vor der Veranstaltung eine Erinnerung und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher. Teile die Freiwilligen anschließend festen Aufgaben für Einlass, Artikel, Buffet und Abrechnung zu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizauktion organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für Genehmigungen, Sponsoren, Auktionsartikel, Einladungen und freiwillige Helfer brauchst du mehrere Vorläufe.
Wie viele Auktionsartikel braucht man für eine Benefizauktion?: Für einen überschaubaren Abend sind etwa 20 bis 40 Artikel meist gut handhabbar. Entscheidend ist, dass jeder Artikel spätestens 2 Wochen vorher registriert, fotografiert und mit einem Startpreis versehen ist.
Wann sollte man die Einladungen verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Auktion. Eine Erinnerung 7 Tage vor dem Termin erhöht die Verbindlichkeit und gibt dir rechtzeitig Zahlen für Sitzplätze, Essen und Getränke.
Was muss man am Tag der Benefizauktion kontrollieren?: Prüfe morgens oder spätestens 3 Stunden vor Beginn die Auktionsartikel, den Ablauf, die Mikrofone, den Präsentationsbildschirm und das Kartenterminal. Kühlprodukte gehören bis zur Ausgabe in Kühlboxen oder eine geeignete Kühlung.

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