Zo organiseer je een benefietveiling

Begin een benefietveiling niet met decoratie of promotie, maar met het goede doel, het opbrengstdoel en de begroting. Leg daarna de locatie, veilingvoorwaarden en betalingswijze vast voordat je donateurs benadert. De meeste voorbereiding zit in het verzamelen, registreren en prijzen van de veilingitems. Plan daarnaast tijd voor fotografie, uitnodigingen, vrijwilligersinstructies en een duidelijke route van registratie naar betaling. Zo weet iedereen op de avond zelf wat er moet gebeuren en voorkom je zoekgeraakte kavels of onbetaalde biedingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Veilingdatum en locatie bevestigen
2
Goed doel en opbrengstdoel vastleggen
2 personen
3
Begroting en entreeprijs opstellen
2 personen
4
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
5
Veilingmeester vastleggen
6
Muziek en techniek regelen
2 personen
7
Sponsoren en donateurs benaderen
3 personen
8
Veilingitems verzamelen
3 personen
9
Veilingitems registreren
2 personen
10
Veilingitems fotograferen
2 personen
11
Kavellijst en startprijzen maken
2 personen
12
Betalingsmethode vastleggen
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Online promotie publiceren
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Catering bestellen
2 personen
18
Reserveringen maken
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Draaiboek en plattegrond maken
2 personen
21
Betaal- en registratieformulieren maken
2 personen
22
Kavelkaarten en biedkaarten printen
2 personen
23
Bewegwijzering ontwerpen
24
Veilingitems ophalen
3 personen
25
Veilingitems veilig opslaan
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Kavels verpakken
2 personen
30
Contant geld en wisselgeld klaarleggen
2 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Veilingtafels inrichten
3 personen
35
Kavelkaarten plaatsen
2 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
38
Microfoon testen
2 personen
39
Verlichting controleren
2 personen
40
Hapjes en drank klaarzetten
3 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

42
Registratiebalie bemannen
2 personen
43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Biednummers uitdelen
2 personen
45
Veilingitems toelichten
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Biedingen registreren
2 personen
50
Veiling openen
2 personen
51
Kavels veilen
3 personen
52
Biedingen controleren
2 personen
53
Verkochte kavels registreren
2 personen
54
Pauzedrankjes serveren
3 personen
55
Veilingopbrengst tussentijds beveiligen
2 personen
56
Winnaars informeren
2 personen
57
Betalingen afhandelen
3 personen
58
Veilingitems uitgifte begeleiden
3 personen
59
Gasten uitzwaaien
2 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen
61
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

62
Veilingopbrengst tellen
2 personen
63
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Sleutels en toegang controleren
70
Verhuurmaterialen retourneren
2 personen
71
Openstaande betalingen opvolgen
2 personen
72
Opbrengst overmaken
2 personen
73
Donateurs betalingsbewijs sturen
2 personen
74
Winnaars afhaalafspraken bevestigen
2 personen
75
Veilingadministratie archiveren
76
Bedankbericht publiceren
77
Restantmaterialen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Registratiebalie
Veilingtafelaantal 2
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Kledinghangersaantal 40

Servies

Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 90
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Pinautomaat
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Labelprinter
Printer
Reservebatterijenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lampstatievenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Stoelhoezenaantal 90
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 8
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2
Kleefgumaantal 4
Fotolijstenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 10
Schaaltjesaantal 20
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Dienbladenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Wijnopenersaantal 4
IJscontainersaantal 4

Catering

Boodschappen

Veilingmateriaal

Kavelkaartenaantal 80
Biedkaartenaantal 100
Biednummersaantal 100
Kavelstickersaantal 100
Klemboardsaantal 12
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 12
Contantgeldkist
Geldtelbak
Enveloppenaantal 120
Kassabonnenaantal 150
Verzenddozenaantal 30
Cadeaulintaantal 4
Inpakpapieraantal 6
Noppenfolieaantal 2
Ducttapeaantal 4
Scharenaantal 8
Rekenmachinesaantal 4
Ordnersaantal 6
Opbergkrattenaantal 12
Fotocamera
Statief

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3
Toiletrolhoudersaantal 3

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 8
Waarschuwingsbordenaantal 4
Plakband voor kabelsaantal 4

Tips

Maak de kavellijst pas definitief nadat alle veilingitems zijn geregistreerd, gefotografeerd en voorzien van een startprijs. Houd per kavel bij wie het heeft aangeleverd, waar het veilig ligt en wanneer het wordt opgehaald.
Leg de veilingvoorwaarden uiterlijk twee weken voor de avond vast. Beschrijf onder meer hoe iemand biedt, wanneer een bod bindend is, hoe gewonnen kavels worden betaald en wat er gebeurt als een winnaar niet direct kan meenemen.
Wijs registratie en betaling als aparte rollen toe. Zet bij de ingang een registratiebalie met laptops of tablets en plan aan het einde minimaal twee vrijwilligers bij de pinautomaat of andere betaalmethode.
Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons en presentaties uiterlijk één uur voor aanvang in de echte zaal. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen; een veilingmeester die niet verstaanbaar is, kost biedingen.
Maak het draaiboek concreet per kwartier en geef vrijwilligers een plattegrond. Markeer registratiebalie, veilingtafel, kavelpresentatie, catering en uitgang, zodat bezoekers na hun winnende bod niet hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietveiling organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor doel, locatie, begroting en veilingvoorwaarden; reserveer daarna minstens 4 weken voor het verzamelen en registreren van kavels en de promotie.
Hoeveel veilingitems heb je nodig voor een benefietveiling?: Plan ongeveer 1 kavel per 3 tot 5 aanwezige bieders. Bij 60 bezoekers betekent dat meestal 12 tot 20 kavels, zodat de veiling ongeveer 60 tot 90 minuten duurt zonder dat het tempo wegvalt.
Wanneer moet je de veilingitems fotograferen en prijzen?: Fotografeer en registreer elk item zodra het binnenkomt, bij voorkeur binnen 48 uur. Maak de definitieve kavellijst en startprijzen uiterlijk 7 dagen voor de veiling, zodat drukwerk en presentaties nog gecontroleerd kunnen worden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietveiling?: Reken bij maximaal 75 bezoekers op minimaal 6 vrijwilligers: twee voor registratie, één voor betalingen, één voor de kavels, één voor zaal en catering en één coördinator. Voeg per 25 extra bezoekers ongeveer 2 vrijwilligers toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.