Eine Benefizauktion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Benefizauktion entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Abend. Kläre zuerst Termin, Ort, Spendenziel und Budget, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach sammelst und dokumentierst du die Auktionsartikel, legst Startpreise und Bedingungen fest und teilst Verantwortliche für Technik, Registrierung und Zahlung ein. Plane außerdem genügend Zeit für Aufbau, Abholung und sichere Lagerung der Sachspenden ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Auktionsdatum und Ort bestätigen
2
Wohltätigkeits- und Spendenziel festlegen
2 Personen
3
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
4
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
5
Auktionator festlegen
6
Musik und Technik organisieren
2 Personen
7
Sponsoren und Spender ansprechen
3 Personen
8
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
9
Auktionsartikel registrieren
2 Personen
10
Auktionsartikel fotografieren
2 Personen
11
Losliste und Startpreise erstellen
2 Personen
12
Zahlungsmethode festlegen
2 Personen
13
Einladungen verschicken
2 Personen
14
Online-Werbung veröffentlichen
2 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Catering bestellen
2 Personen
18
Reservierungen vornehmen
19
Freiwillige einteilen
2 Personen
20
Ablaufplan und Grundriss erstellen
2 Personen
21
Zahlungs- und Anmeldeformulare erstellen
2 Personen
22
Parzellenkarten und Bietkarten drucken
2 Personen
23
Beschilderung entwerfen
24
Auktionsartikel abholen
3 Personen
25
Auktionsartikel sicher lagern
2 Personen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Getränke kühlen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
3 Personen
29
Lose verpacken
2 Personen
30
Bargeld und Wechselgeld bereitlegen
2 Personen
31
Location öffnen
2 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
34
Auktionstische einrichten
3 Personen
35
Loskarten platzieren
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
38
Mikrofon testen
2 Personen
39
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
40
Snacks und Getränke bereitstellen
3 Personen
41
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

42
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
43
Gäste empfangen
3 Personen
44
Auktionsnummern ausgeben
2 Personen
45
Auktionsartikel erläutern
2 Personen
46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
47
Snacks servieren
3 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Gebote erfassen
2 Personen
50
Auktion eröffnen
2 Personen
51
Lose versteigern
3 Personen
52
Gebote prüfen
2 Personen
53
Verkaufte Lose erfassen
2 Personen
54
Pausengetränke servieren
3 Personen
55
Auktionserlös zwischendurch sichern
2 Personen
56
Gewinner informieren
2 Personen
57
Zahlungen abwickeln
3 Personen
58
Ausgabe der Auktionsartikel begleiten
3 Personen
59
Gäste verabschieden
2 Personen
60
Fundsachen sammeln
61
Reste sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

62
Auktionserlös zählen
2 Personen
63
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
64
Dekoration entfernen
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Schlüssel und Zutritt kontrollieren
70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
71
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
2 Personen
72
Einnahmen überweisen
2 Personen
73
Spendenquittung senden
2 Personen
74
Abholtermine mit den Gewinnern bestätigen
2 Personen
75
Auktionsunterlagen archivieren
76
Dankesnachricht veröffentlichen
77
Restmaterialien lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
Registrierungstheke
AuktionstischAnz. 2
HockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 40

Geschirr

TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 90
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 2
Geldautomat
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadekabelAnz. 6
Etikettendrucker
Drucker
ErsatzbatterienAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LampenstativeAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
StuhlhussenAnz. 90
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 8
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2
KlebestiftAnz. 4
BilderrahmenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 10
SchälchenAnz. 20
ZangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
TablettsAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
EisbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Auktionsmaterial

LoskartenAnz. 80
GebotskartenAnz. 100
AuktionsnummernAnz. 100
StandetikettenAnz. 100
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
NotizblöckeAnz. 12
Bargeldkasse
Geldzählkiste
UmschlägeAnz. 120
KassenbonsAnz. 150
VersandkartonsAnz. 30
GeschenkbandAnz. 4
PackpapierAnz. 6
LuftpolsterfolieAnz. 2
GewebeklebebandAnz. 4
ScherenAnz. 8
TaschenrechnerAnz. 4
OrdnerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
Fotokamera
Stativ

Reinigung

MülleimerAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 3
ToilettenpapierhalterAnz. 3

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 8
WarnschilderAnz. 4
Klebeband für KabelAnz. 4

Tipps

Lege Auktionsbedingungen und Zahlungsweg fest, bevor die ersten Gebote eingehen. Prüfe mindestens zwei Wochen vor dem Termin, ob Bargeld, Karten- oder digitale Zahlungen praktisch abgewickelt werden können.
Registriere jeden Auktionsartikel mit Spender, Beschreibung, Foto und Startpreis. Eine fortlaufende Losnummer verhindert, dass bei der Ausgabe am Ende Artikel oder Zahlungen verwechselt werden.
Plane die Raumaufteilung nach dem Ablauf: Registrierung und Bietkarten am Eingang, Auktionsartikel gut sichtbar, Auktionstisch und Auktionator mit freier Sicht für alle Gäste. Teste die Wege spätestens beim Aufbau.
Bestätige Catering und Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vorher. Rechne Sitzplätze, Geschirr und Getränke anhand der Anmeldungen und halte einige zusätzliche Plätze sowie Teller und Gläser bereit.
Teile Helfer in konkrete Schichten ein: Registrierung, Artikelbetreuung, Technik, Zahlungen und Ausgabe. Prüfe Mikrofone, Beschallungsanlage, Laptops, Ladekabel und Ersatzbatterien vor Einlass und halte wichtige Daten zusätzlich ausgedruckt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizauktion organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen sollten Termin, Ort, Spendenziel, Budget und Auktionator feststehen; für das Sammeln und Dokumentieren der Artikel bleiben dann noch mehrere Wochen.
Wie legt man Startpreise bei einer Benefizauktion fest?: Erfasse zuerst Zustand, Beschreibung und geschätzten Wert jedes Artikels. Lege die Startpreise spätestens 10 Tage vor der Auktion fest, damit Losliste, Bietkarten und Beschilderung rechtzeitig gedruckt werden können.
Wie viele Helfer braucht eine Benefizauktion?: Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für Zahlungen, eine für die Artikel und eine für die Technik ein; bei mehr als 50 Gästen sollten Registrierung und Ausgabe jeweils doppelt besetzt sein. Teile zusätzlich eine verantwortliche Person für den Ablauf ein.
Was muss man am Tag der Benefizauktion zuerst aufbauen?: Beginne 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass mit Tischen, Registrierungstheke, Auktionsbereich und Beschilderung. Danach folgen Techniktest, Artikelkontrolle, Bietkarten und Zahlungsstation; die Helferbesprechung sollte spätestens 30 Minuten vor Einlass stattfinden.

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