Organiser une vente aux enchères caritative, étape par étape

Commencez par fixer la date, le lieu, l’association bénéficiaire et l’objectif de collecte. Ensuite, construisez le budget, réunissez les lots et formalisez les règles de la vente avant de lancer les invitations. Les points qui prennent le plus de retard sont généralement la collecte des articles, la validation des mises à prix et la réservation du commissaire-priseur. Prévoyez aussi tôt les inscriptions, le paiement, le catering et la technique afin que la soirée ne repose pas sur une seule personne.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu de la vente aux enchères
2
Définir l’association caritative et l’objectif de collecte
2 personnes
3
Établir le budget et le prix d'entrée
2 personnes
4
Rédiger les conditions de vente aux enchères
2 personnes
5
Réserver un commissaire-priseur
6
Gérer la musique et la technique
2 personnes
7
Contacter les sponsors et les donateurs
3 personnes
8
Rassembler les articles de la vente aux enchères
3 personnes
9
Enregistrer les articles de la vente aux enchères
2 personnes
10
Photographier les articles de vente aux enchères
2 personnes
11
Créer la liste des lots et les mises à prix
2 personnes
12
Définir le mode de paiement
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Publier la promotion en ligne
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Commander le catering
2 personnes
18
Faire les réservations
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Élaborer le déroulé et le plan
2 personnes
21
Créer les formulaires de paiement et d’inscription
2 personnes
22
Imprimer les cartes de lots et les cartes d’enchères
2 personnes
23
Concevoir la signalétique
24
Récupérer les articles de vente aux enchères
3 personnes
25
Ranger les articles de vente aux enchères en lieu sûr
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Emballer les lots
2 personnes
30
Préparer l’argent liquide et la monnaie
2 personnes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Aménager les tables d’enchères
3 personnes
35
Installer les cartes de lots
2 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Installer le système de sonorisation
2 personnes
38
Tester le microphone
2 personnes
39
Vérifier l'éclairage
2 personnes
40
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

42
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
43
Accueillir les invités
3 personnes
44
Distribuer les numéros d’enchère
2 personnes
45
Présenter les lots de la vente aux enchères
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Enregistrer les offres
2 personnes
50
Ouvrir la vente aux enchères
2 personnes
51
Mettre les lots aux enchères
3 personnes
52
Vérifier les enchères
2 personnes
53
Enregistrer les lots vendus
2 personnes
54
Servir les boissons de la pause
3 personnes
55
Sécuriser les recettes de l’enchère en cours
2 personnes
56
Informer les gagnants
2 personnes
57
Gérer les paiements
3 personnes
58
Accompagner la remise des lots de la vente aux enchères
3 personnes
59
Raccompagner les invités
2 personnes
60
Rassembler les objets trouvés
61
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

62
Compter les recettes de la vente aux enchères
2 personnes
63
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Vérifier les clés et l’accès
70
Retourner le matériel de location
2 personnes
71
Relancer les paiements en attente
2 personnes
72
Transférer le produit
2 personnes
73
Envoyer le reçu de paiement aux donateurs
2 personnes
74
Confirmer les modalités de retrait des gagnants
2 personnes
75
Archiver l’administration de la vente aux enchères
76
Publier le message de remerciement
77
Stocker les matériaux restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Comptoir d'inscription
Table de vente aux enchèresqté 2
Tabouretsqté 4
Porte-manteauxqté 2
Cintresqté 40

Vaisselle

Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 90
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Terminal de paiement
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Imprimante d'étiquettes
Imprimante
Piles de rechangeqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds de lampeqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Housses de chaiseqté 90
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Panneaux directionnelsqté 8
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Pâte adhésiveqté 4
Cadres photoqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Petits bolsqté 20
Pincesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateauxqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Conteneurs à glaceqté 4

Catering

Courses

Matériel de vente aux enchères

Cartes de lotsqté 80
Cartons d’enchèresqté 100
Numéros d'enchèreqté 100
Autocollants de lotqté 100
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 12
Caisse d'espèces
Caisse de comptage de billets
Enveloppesqté 120
Reçusqté 150
Cartons d'expéditionqté 30
Ruban cadeauqté 4
Papier cadeauqté 6
Film à bullesqté 2
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 8
Calculatricesqté 4
Classeursqté 6
Caisses de rangementqté 12
Appareil photo
Trépied

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 3
Porte-rouleaux de papier toiletteqté 3

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 8
Panneaux d'avertissementqté 4
Ruban adhésif pour câblesqté 4

Conseils

Réservez le commissaire-priseur dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant la vente. Son rôle et son horaire doivent apparaître dans le déroulé, avec un temps précis pour chaque série de lots.
Demandez les articles aux donateurs au moins 6 semaines à l’avance. Pour chaque lot, enregistrez le donateur, la description, la valeur indicative, les conditions éventuelles et une mise à prix validée avant l’impression des cartes.
Photographiez chaque lot avec un éclairage homogène et utilisez les mêmes informations sur les photos, la liste des lots et les cartes d’enchères. Une liste finale doit être prête 7 jours avant l’événement pour éviter les modifications de dernière minute.
Ne laissez pas le paiement au dernier moment : choisissez les moyens acceptés et testez le terminal au moins 48 heures avant. Préparez un poste d’inscription séparé du retrait des lots, avec les formulaires et les justificatifs nécessaires.
Faites un essai technique complet 1 à 2 heures avant l’ouverture, avec les microphones, la sonorisation, les ordinateurs ou tablettes, les rallonges et les câbles de recharge. Désignez une personne pour la technique et une autre pour enregistrer les enchères et les paiements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vente aux enchères caritative ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour une petite vente et 12 semaines si vous devez réunir beaucoup de lots ou mobiliser des sponsors. Les invitations peuvent partir lorsque le lieu, l’association, les règles et une première liste de lots sont confirmés.
Quand faut-il commencer à collecter les lots ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date, puis fixez une date limite de réception au plus tard 14 jours avant l’événement. Gardez les articles dans un lieu sûr et vérifiez chaque lot dès son arrivée.
Comment fixer les mises à prix d’une vente aux enchères ?: Définissez une mise à prix pour chaque lot après avoir obtenu sa description et sa valeur indicative, idéalement 3 à 4 semaines avant la vente. Faites valider la liste finale au moins 7 jours avant l’impression des cartes et du catalogue.
Que prévoir pour les inscriptions et les paiements le jour J ?: Installez le comptoir d’inscription au moins 90 minutes avant l’ouverture et prévoyez un poste distinct pour les paiements et le retrait des lots. Testez le terminal 48 heures à l’avance et gardez des formulaires papier de secours.

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