Cómo organizar una subasta benéfica sin perder el control

Organizar una subasta benéfica requiere cerrar primero la causa, el objetivo de recaudación, la fecha y el lugar. Después se construye el catálogo de lotes, se fijan los precios de salida y se definen las condiciones y los pagos. La parte que más se retrasa suele ser reunir, registrar y custodiar los artículos. Reserva también tiempo para probar el sonido, formar a los voluntarios y preparar el registro de asistentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y lugar de la subasta
2
Establecer la causa benéfica y el objetivo de recaudación
2 personas
3
Elaborar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
4
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
5
Contratar al subastador
6
Coordinar la música y la técnica
2 personas
7
Contactar con patrocinadores y donantes
3 personas
8
Reunir los artículos de la subasta
3 personas
9
Registrar los artículos de la subasta
2 personas
10
Fotografiar los artículos de la subasta
2 personas
11
Hacer la lista de lotes y los precios de salida
2 personas
12
Establecer el método de pago
2 personas
13
Enviar invitaciones
2 personas
14
Publicar la promoción online
2 personas
15
Gestionar inscripciones
2 personas
16
Recoger preferencias dietéticas
17
Pedir el catering
2 personas
18
Hacer reservas
19
Asignar voluntarios
2 personas
20
Hacer el cronograma y el plano
2 personas
21
Hacer formularios de pago y registro
2 personas
22
Imprimir tarjetas de lote y de puja
2 personas
23
Diseñar la señalización
24
Recoger los artículos de la subasta
3 personas
25
Guardar de forma segura los artículos de la subasta
2 personas
26
Hacer la compra
2 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas
28
Preparar aperitivos
3 personas
29
Empaquetar los lotes
2 personas
30
Dejar listo el efectivo y el cambio
2 personas
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Montar el mostrador de registro
2 personas
34
Montar las mesas de subasta
3 personas
35
Colocar las tarjetas de lotes
2 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Montar el sistema de sonido
2 personas
38
Probar el micrófono
2 personas
39
Comprobar la iluminación
2 personas
40
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
41
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

42
Atender la mesa de registro
2 personas
43
Recibir a los invitados
3 personas
44
Repartir los números de puja
2 personas
45
Explicar los artículos de la subasta
2 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Registrar pujas
2 personas
50
Abrir la subasta
2 personas
51
Subastar lotes
3 personas
52
Comprobar las pujas
2 personas
53
Registrar los lotes vendidos
2 personas
54
Servir bebidas del descanso
3 personas
55
Asegurar temporalmente el importe de la subasta
2 personas
56
Informar a los ganadores
2 personas
57
Gestionar los pagos
3 personas
58
Coordinar la entrega de los artículos de la subasta
3 personas
59
Despedir a los invitados
2 personas
60
Recoger objetos perdidos
61
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

62
Contar el importe de la subasta
2 personas
63
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
64
Retirar la decoración
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Comprobar llaves y acceso
70
Devolver los materiales de alquiler
2 personas
71
Hacer seguimiento de los pagos pendientes
2 personas
72
Transferir los ingresos
2 personas
73
Enviar comprobante de pago a los donantes
2 personas
74
Confirmar las citas de recogida de los ganadores
2 personas
75
Archivar la administración de la subasta
76
Publicar el mensaje de agradecimiento
77
Guardar los materiales sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mostrador de registro
Mesa de subastacant. 2
Taburetescant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 40

Vajilla

Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 90
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharonescant. 12

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Portátilescant. 2
Tabletscant. 2
Cajero automático
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6
Impresora de etiquetas
Impresora
Baterías de repuestocant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6
Soportes para lámparascant. 4

Decoración

Mantelescant. 10
Fundas para sillascant. 90
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Señales de orientacióncant. 8
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Masilla adhesivacant. 4
Marcos de fotoscant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 10
Cuencoscant. 20
Pinzascant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Bandejascant. 8
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Contenedores para hielocant. 4

Catering

Compras

Material de subasta

Cartas de lotecant. 80
Tarjetas de pujacant. 100
Números de pujacant. 100
Pegatinas de lotescant. 100
Tableros con pinzacant. 12
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bloc de notascant. 12
Caja para efectivo
Caja para contar dinero
Sobrescant. 120
Reciboscant. 150
Cajas de envíocant. 30
Cinta de regalocant. 4
Papel de regalocant. 6
Plástico de burbujascant. 2
Cinta americanacant. 4
Tijerascant. 8
Calculadorascant. 4
Carpetas archivadorascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Cámara de fotos
Trípode

Limpieza

Papelelerascant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Escobillas de bañocant. 3
Portarrollos de papel higiénicocant. 3

Seguridad

Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 8
Señales de advertenciacant. 4
Cinta adhesiva para cablescant. 4

Consejos

Empieza por la causa y el objetivo económico, y calcula después el presupuesto y el precio de entrada. Así sabrás cuánto debe aportar la subasta y qué gastos puedes asumir.
Reúne los artículos con varias semanas de margen. Fotografía cada lote, anota su descripción y procedencia, y fija un precio de salida antes de publicar las invitaciones.
Define por escrito las condiciones: quién puede pujar, cómo se confirma una adjudicación, qué métodos de pago aceptas y en qué plazo se retiran los lotes. Imprime una copia para el registro y otra para la mesa de subasta.
Haz una prueba técnica al menos 2 horas antes de abrir las puertas. Comprueba los micrófonos inalámbricos, el equipo de sonido, los cables de carga, la impresora y todos los dispositivos usados para registrar pagos.
Asigna funciones concretas a los voluntarios y entrega un plano y un cronograma. Como mínimo, separa registro, cobros, atención a donantes, control de lotes y apoyo al subastador; guarda los artículos en una zona segura hasta su entrega.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta benéfica?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, contactar con patrocinadores, reunir los lotes, imprimir la documentación y promocionar el evento durante al menos 3 semanas.
¿Cuándo hay que cerrar los lotes de una subasta benéfica?: Procura tener la lista de lotes y los precios de salida cerrados 10 días antes. Deja los últimos 2 o 3 días para corregir descripciones, numerar tarjetas y preparar la señalización.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una subasta benéfica?: Para unas 100 personas, calcula al menos 8 voluntarios: 2 en el registro, 2 en pagos y entrega, 1 para los lotes, 1 para donantes, 1 para el subastador y 1 coordinador. Añade una persona por cada 50 asistentes adicionales.
¿Cuándo se prepara el registro y el sistema de pago?: Configúralos como mínimo 7 días antes y haz una prueba completa 48 horas antes. Prepara formularios, tarjetas de puja, recibos y una alternativa si falla la conexión o el dispositivo principal.

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