Zo organiseer je een benefietgala zonder last-minute chaos

Een benefietgala organiseer je vanuit het doelbedrag en de route naar een geslaagde avond. Leg eerst vast hoeveel je wilt ophalen, voor wie, en hoeveel gasten en inkomstenbronnen daarvoor nodig zijn. Daarna werk je van gastenlijst en locatie naar catering, programma, veiling en donaties. Begin minimaal drie maanden vooraf; vooral dieetwensen, sprekers, veilingitems en betaalgegevens worden anders snel te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering reserveren
2 personen
8
Locatiebezoek plannen
2 personen
9
Tafelschikking maken
2 personen
10
Programma opstellen
2 personen
11
Sprekers vastleggen
2 personen
12
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
13
Veilingitems verzamelen
3 personen
14
Veilingitems registreren
2 personen
15
Donatiemethode kiezen
2 personen
16
Betaalgegevens voorbereiden
2 personen
17
Programma laten drukken
18
Naambadges maken
2 personen
19
Tafelnummers maken
20
Veilingkaarten maken
2 personen
21
Donatiekaarten maken
2 personen
22
Decoratie inkopen
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Veilingitems klaarzetten
2 personen

Event

26
Catering ontvangen
3 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Tafels dekken
5 personen
31
Buffet inrichten
3 personen
32
Drankenbuffet inrichten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Lichtdecoratie plaatsen
2 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Presentatie testen
2 personen
38
Registratietafel inrichten
2 personen
39
Veilingtafel inrichten
2 personen
40
Donatiepunten inrichten
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen
42
Gasten ontvangen
4 personen
43
Gasten registreren
3 personen
44
Naambadges uitdelen
2 personen
45
Aperitief serveren
4 personen
46
Hapjes serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Programma aankondigen
49
Goede doel presenteren
2 personen
50
Diner uitserveren
6 personen
51
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
52
Tafels afruimen
4 personen
53
Veilingitems toelichten
2 personen
54
Veiling begeleiden
3 personen
55
Veilingbetalingen registreren
2 personen
56
Donaties inzamelen
2 personen
57
Donatiekaarten verwerken
2 personen
58
Dessert serveren
4 personen
59
Koffie en thee serveren
3 personen
60
Slotwoord verzorgen
2 personen
61
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Afval verzamelen
4 personen
63
Servies verzamelen
4 personen
64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
67
Servies afwassen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Voorraad sorteren
2 personen
70
Veilingitems overdragen
2 personen
71
Apparatuur retourneren
2 personen
72
Meubilair retourneren
3 personen
73
Donatiebedragen administreren
2 personen
74
Bedankberichten versturen
2 personen
75
Opbrengst bekendmaken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Veilingtafel
Stoelenaantal 90
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Kleedjes voor tafelsaantal 14

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Dinerbestekaantal 120
Dessertbestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen dessertaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Tangen en spatelsaantal 12
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 10
Glazen windlichtenaantal 20
LED-kaarsenaantal 30
Slingersaantal 8
Welkomstbord
Menukaartstandaardsaantal 10
Fotowand

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Catering

Donatieboxenaantal 4
Veilinghamer
Presentatiescherm
Kassa of betaalterminalaantal 2
Garderobenummersaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Programmaboekjesaantal 100
Veilingkaartenaantal 100
Donatiekaartenaantal 100
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Plan uiterlijk 12 weken vooraf een locatiebezoek. Controleer daar niet alleen de zaalindeling met ronde tafels, buffettafels en stoelen, maar ook stroompunten voor luidsprekers, mengpaneel, beamer en warmhoudbakken.
Verstuur uitnodigingen ongeveer 10 weken vooraf en sluit de aanmelding 3 tot 4 weken voor het gala. Gebruik die einddatum om dieetwensen, tafelschikking, naambadges en tafelnummers definitief te maken.
Leg sprekers en het muziekprogramma minimaal 6 weken vooraf vast. Test draadloze microfoons, microfoonstandaards, laptop, beamer en beamerdoek tijdens de laatste locatiecontrole; verlengkabels en stekkerdozen worden vaak vergeten.
Regel veilingitems niet pas in de laatste week. Verzamel en registreer ze uiterlijk 4 weken vooraf, maak daarna veilingkaarten en zet de items op de dag zelf op een herkenbare veilingtafel met duidelijke volgorde.
Kies uiterlijk 3 weken vooraf de donatiemethode en test elke betaalroute met een klein bedrag. Zet betaalgegevens ook op donatiekaarten en in het programma, zodat gasten na de veiling niet hoeven te vragen hoe ze kunnen bijdragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietgala organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf. Reserveer de locatie en catering in de eerste 2 weken, zodat je daarna pas de uitnodigingen, het programma en de tafelschikking definitief maakt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding van een benefietgala?: Reken op 3 maanden voorbereiding en op de eventdag zelf minstens 6 uur voor opbouw en controle. Plan het klaarzetten van veilingitems, registratie, techniek, tafels en koude dranken niet allemaal in het laatste uur.
Wanneer regel je de catering voor een benefietgala?: Reserveer de catering uiterlijk 10 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten en alle dieetwensen 3 tot 4 weken voor het gala door, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt.
Hoe organiseer je een veiling tijdens een benefietgala?: Verzamel veilingitems uiterlijk 4 weken vooraf en registreer per item de omschrijving en voorwaarden. Maak de veilingkaarten vooraf en leg de items op de dag zelf minstens 2 uur voor aanvang klaar, met één persoon die de biedingen bijhoudt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.