Cómo organizar una gala benéfica sin perder el control

Organizar una gala benéfica exige coordinar invitados, catering, escenario, subasta y donaciones en un orden claro. Empieza definiendo cuánto quieres recaudar y qué gastos tendrás; esa cifra orienta el precio, el número de asistentes y el formato de la noche. Después confirma el recinto, distribuye las mesas y cierra el programa antes de imprimir materiales. Las preferencias dietéticas, los datos de pago y los artículos de la subasta suelen retrasarse más de lo previsto, así que fija fechas límite propias.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el objetivo y los ingresos
2 personas
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Diseñar invitaciones
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Reservar el catering
2 personas
8
Planificar visita al recinto
2 personas
9
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Confirmar ponentes
2 personas
12
Registrar el programa musical
2 personas
13
Reunir los artículos de la subasta
3 personas
14
Registrar los artículos de la subasta
2 personas
15
Elegir método de donación
2 personas
16
Preparar datos de pago
2 personas
17
Imprimir el programa
18
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
19
Crear números de mesa
20
Hacer tarjetas de subasta
2 personas
21
Crear tarjetas de donación
2 personas
22
Comprar decoración
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Preparar los artículos de la subasta
2 personas

Evento

26
Recibir el catering
3 personas
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
4 personas
30
Poner la mesa
5 personas
31
Montar el buffet
3 personas
32
Montar el buffet de bebidas
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colocar la decoración de luces
2 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Probar los micrófonos
2 personas
37
Probar la presentación
2 personas
38
Montar la mesa de registro
2 personas
39
Montar la mesa de subasta
2 personas
40
Montar puntos de donación
2 personas
41
Instruir a los voluntarios
3 personas
42
Recibir a los invitados
4 personas
43
Registrar a los invitados
3 personas
44
Repartir acreditaciones
2 personas
45
Servir el aperitivo
4 personas
46
Servir aperitivos
4 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Anunciar el programa
49
Presentar a la organización benéfica
2 personas
50
Servir la cena
6 personas
51
Servir comidas especiales
2 personas
52
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
53
Explicar los artículos de la subasta
2 personas
54
Dirigir la subasta
3 personas
55
Registrar los pagos de la subasta
2 personas
56
Recoger donaciones
2 personas
57
Procesar las tarjetas de donación
2 personas
58
Servir el postre
4 personas
59
Servir café y té
3 personas
60
Preparar el discurso de clausura
2 personas
61
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

62
Recoger la basura
4 personas
63
Recoger la vajilla
4 personas
64
Apagar el equipo de sonido
2 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
5 personas
67
Lavar la vajilla
4 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Clasificar el inventario
2 personas
70
Entregar los artículos de la subasta
2 personas
71
Devolver el equipo
2 personas
72
Devolver el mobiliario
3 personas
73
Registrar los importes de las donaciones
2 personas
74
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
75
Anunciar el resultado

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 10
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Mesa de subasta
Sillascant. 90
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Manteles para mesascant. 14

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 100
Tazas de cafécant. 100
Cubiertos de cenacant. 120
Cubiertos para postrecant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Fuentes para postrescant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Soportes para micrófonocant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla para proyector
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Pinzas y espátulascant. 12
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Arreglos floralescant. 10
Faroles de vidriocant. 20
Velas LEDcant. 30
Guirnaldascant. 8
Cartel de bienvenida
Soportes para cartas del menúcant. 10
Photowall

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Catering

Cajas de donacionescant. 4
Martillo de subasta
Pantalla de presentación
Caja o terminal de pagocant. 2
Números de guardarropacant. 100
Portanombrescant. 100
Números de mesacant. 10
Programascant. 100
Cartas de subastacant. 100
Tarjetas de donacióncant. 100
Compras

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Consejos

Define primero el objetivo económico: calcula los ingresos previstos y resta catering, recinto, sonido, decoración y materiales antes de fijar cualquier compromiso. Deja un margen para gastos imprevistos.
Cierra la lista de invitados y envía las invitaciones con al menos 6 semanas de antelación. Solicita las preferencias dietéticas durante la inscripción y entrega al catering el recuento final 7 días antes.
Haz la visita al recinto entre 3 y 4 semanas antes para comprobar la disposición de las mesas redondas, la mesa de registro, la subasta, los percheros y las conexiones eléctricas. Prueba también micrófonos, altavoces, proyector y pantalla.
No dejes la subasta para el final: registra cada artículo, prepara sus tarjetas y colócalos en la mesa de subasta como mínimo 2 horas antes de recibir a los invitados. Define previamente cómo se pujará y cómo se pagará.
Prepara el programa, las identificaciones, los números de mesa y las tarjetas de donación 3 días antes. Enfría las bebidas la víspera y reserva la última hora antes del inicio para montar, revisar el sonido y organizar el registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una gala benéfica?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese plazo permite cerrar el recinto, enviar invitaciones con 6 semanas de margen, confirmar el catering y reunir los artículos de la subasta sin improvisar.
¿Cuándo hay que confirmar el número de comensales y las dietas?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número final con el catering 7 días antes. Guarda una copia para la mesa de registro y otra para el equipo que sirve la comida.
¿Cuándo se prepara una subasta benéfica?: Reúne y registra los artículos al menos 3 semanas antes. Prepara las tarjetas, verifica los datos de pago y coloca los artículos aproximadamente 2 horas antes de abrir las puertas.
¿Qué se revisa el día de la gala benéfica?: Reserva entre 60 y 90 minutos antes del inicio para comprobar mesas, sillas, tarjetas, bebidas, catering y registro. Haz una prueba completa de micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyector y cables.

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