Eine Benefizgala Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Benefizgala müssen Spendenziel, Gästeliste, Abendprogramm und Zahlungsablauf zusammenpassen. Beginne mit dem gewünschten Ergebnis und arbeite dann von der Location über Einladungen und Catering bis zur Auktion. Plane die Registrierung, Spenden und Technik nicht erst für den Veranstaltungstag: Funkmikrofone, Beamer und Auktionsunterlagen brauchen eigene Zuständigkeiten. Dieser Ablauf zeigt, was wann entschieden werden sollte und wo die häufigsten Lücken entstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungen gestalten
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Catering reservieren
2 Personen
8
Locationbesuch planen
2 Personen
9
Tischordnung erstellen
2 Personen
10
Programm erstellen
2 Personen
11
Referenten festlegen
2 Personen
12
Musikprogramm festlegen
2 Personen
13
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
14
Auktionsartikel registrieren
2 Personen
15
Spendenmethode wählen
2 Personen
16
Zahlungsdaten vorbereiten
2 Personen
17
Programm drucken lassen
18
Namensschilder erstellen
2 Personen
19
Tischnummern erstellen
20
Auktionskarten erstellen
2 Personen
21
Spendenkarten erstellen
2 Personen
22
Dekoration einkaufen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Auktionsartikel bereitstellen
2 Personen

Event

26
Catering entgegennehmen
3 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Tische eindecken
5 Personen
31
Buffet aufbauen
3 Personen
32
Getränkebuffet einrichten
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Lichtdekoration anbringen
2 Personen
35
Musikanlage anschließen
2 Personen
36
Mikrofone testen
2 Personen
37
Präsentation testen
2 Personen
38
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
39
Auktionstisch einrichten
2 Personen
40
Spendenstationen einrichten
2 Personen
41
Freiwillige einweisen
3 Personen
42
Gäste empfangen
4 Personen
43
Gäste registrieren
3 Personen
44
Namensschilder verteilen
2 Personen
45
Aperitif servieren
4 Personen
46
Snacks servieren
4 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Programm ankündigen
49
Gute Zweck vorstellen
2 Personen
50
Abendessen servieren
6 Personen
51
Diätmahlzeiten servieren
2 Personen
52
Tische abräumen
4 Personen
53
Auktionsartikel erläutern
2 Personen
54
Versteigerung begleiten
3 Personen
55
Auktionszahlungen erfassen
2 Personen
56
Spenden sammeln
2 Personen
57
Spendenkarten verarbeiten
2 Personen
58
Dessert servieren
4 Personen
59
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
60
Schlusswort halten
2 Personen
61
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

62
Abfall sammeln
4 Personen
63
Geschirr sammeln
4 Personen
64
Tonanlage ausschalten
2 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
67
Geschirr abwaschen
4 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Vorräte sortieren
2 Personen
70
Auktionsartikel übergeben
2 Personen
71
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
72
Möbel zurückgeben
3 Personen
73
Spendenbeträge verwalten
2 Personen
74
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
75
Ergebnis bekanntgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Runde TischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
Auktionstisch
StühleAnz. 90
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 14

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
Besteck für das AbendessenAnz. 120
DessertbesteckAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
Dessert-ServierplattenAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
Beamer
Projektorleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionsplattenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 8
Zangen und SpatelAnz. 12
MessbecherAnz. 2

Dekoration

TischläuferAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 10
Gläserne WindlichterAnz. 20
LED-KerzenAnz. 30
GirlandenAnz. 8
Willkommensschild
MenükartenständerAnz. 10
Fotowand

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Catering

SpendendosenAnz. 4
Auktionshammer
Präsentationsbildschirm
Kasse oder ZahlungsterminalAnz. 2
GarderobennummernAnz. 100
NamensschildhalterAnz. 100
TischnummernAnz. 10
ProgrammhefteAnz. 100
AuktionskartenAnz. 100
SpendenkartenAnz. 100
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Lege zuerst ein konkretes Spendenziel und das gewünschte Ergebnis fest. Davon hängen Programm, Auktionsartikel, Spendenmethode und die benötigten Zahlungsdaten ab.
Besuche die Location vor dem Versand der Einladungen. Prüfe dabei Platz für runde Tische, Buffet- und Registrierungstisch sowie Stromanschlüsse für Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Projektor.
Verschicke Einladungen erst, wenn Anmeldefrist, Speiseangebot und Ansprechpartner feststehen. Plane mindestens 10 bis 14 Tage zwischen Anmeldeschluss und Gala ein, damit Ernährungswünsche und Tischordnung verarbeitet werden können.
Registriere jeden Auktionsartikel mit Beschreibung, Startwert und Zuständigkeit. Stelle die Artikel vor Beginn sichtbar bereit und lege Auktionskarten sowie eine klare Zahlungsanweisung am Auktionstisch aus.
Plane eine Technikprobe spätestens 60 Minuten vor dem Einlass. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Beamer, Leinwand und Verlängerungskabel gemeinsam mit der Person, die das Programm moderiert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizgala organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Location, Catering, Einladungen, Referenten, Musikprogramm und Auktionsartikel noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte man die Einladungen für eine Benefizgala verschicken?: Verschicke sie etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und setze den Anmeldeschluss 10 bis 14 Tage vorher. So bleiben ausreichend Tage für Sitzordnung, Namensschilder und Ernährungswünsche.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Benefizgala?: Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Tischstellung, Dekoration, Registrierung, Auktionstisch und Technik ein. Für die Technik sollte zusätzlich eine Probe 60 Minuten vor dem Einlass stattfinden.
Was braucht man für eine Benefizgala-Auktion?: Du brauchst registrierte Auktionsartikel, Auktionskarten, einen gut sichtbaren Auktionstisch und vorbereitete Zahlungsdaten. Schließe die Registrierung spätestens 3 Tage vorher ab und bestimme eine Person für Ausgabe und Zahlungskontrolle.

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