Organiser un gala de bienfaisance étape par étape

Un gala de bienfaisance se construit d’abord autour d’un objectif financier précis, puis autour de l’expérience des invités. Commence par fixer le montant à récolter et le rendement attendu avant de choisir le format, le traiteur ou les lots. Ensuite, avance dans l’ordre : invités et inscriptions, lieu et plan de table, programme, enchères et mode de don. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les informations de paiement et les tests du matériel audio avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Concevoir les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver le catering
2 personnes
8
Planifier la visite du lieu
2 personnes
9
Établir le plan de table
2 personnes
10
Élaborer le programme
2 personnes
11
Confirmer les intervenants
2 personnes
12
Conserver le programme musical
2 personnes
13
Rassembler les articles de la vente aux enchères
3 personnes
14
Enregistrer les articles de la vente aux enchères
2 personnes
15
Choisir le mode de don
2 personnes
16
Préparer les informations de paiement
2 personnes
17
Faire imprimer le programme
18
Créer les badges nominatifs
2 personnes
19
Créer des numéros de table
20
Créer les cartes de vente aux enchères
2 personnes
21
Créer des cartes de don
2 personnes
22
Acheter la décoration
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer les lots de la vente aux enchères
2 personnes

Événement

26
Réception du catering
3 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Dresser les tables
5 personnes
31
Installer le buffet
3 personnes
32
Installer le buffet de boissons
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Tester la présentation
2 personnes
38
Installer la table d'inscription
2 personnes
39
Aménager la table des enchères
2 personnes
40
Installer les points de don
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes
42
Accueillir les invités
4 personnes
43
Enregistrer les invités
3 personnes
44
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
45
Servir l'apéritif
4 personnes
46
Servir des amuse-bouches
4 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Annoncer le programme
49
Présentation de l’association caritative
2 personnes
50
Servir le dîner
6 personnes
51
Servir les repas adaptés aux régimes
2 personnes
52
Dégager les tables
4 personnes
53
Présenter les lots de la vente aux enchères
2 personnes
54
Animer la vente aux enchères
3 personnes
55
Enregistrer les paiements de la vente aux enchères
2 personnes
56
Collecter les dons
2 personnes
57
Traiter les cartes de don
2 personnes
58
Servir le dessert
4 personnes
59
Servir le café et le thé
3 personnes
60
Prononcer le discours de clôture
2 personnes
61
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Rassembler la vaisselle
4 personnes
64
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
67
Faire la vaisselle
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Trier le stock
2 personnes
70
Transférer les lots de la vente aux enchères
2 personnes
71
Retourner le matériel
2 personnes
72
Restituer le mobilier
3 personnes
73
Gérer les montants des dons
2 personnes
74
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
75
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 10
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Table de vente aux enchères
Chaisesqté 90
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Nappes de tableqté 14

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Verres à champagneqté 100
Tasses à caféqté 100
Couverts de dînerqté 120
Couverts à dessertqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service pour dessertqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pinces et spatulesqté 12
Verres doseursqté 2

Décoration

Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 10
Photophores en verreqté 20
Bougies LEDqté 30
Guirlandesqté 8
Panneau d’accueil
Présentoirs de menuqté 10
Mur photo

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Catering

Boîtes à donsqté 4
Marteau d’enchères
Écran de présentation
Caisse ou terminal de paiementqté 2
Numéros de vestiaireqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10
Brochures du programmeqté 100
Cartes de mise aux enchèresqté 100
Cartes de donqté 100
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Fixe l’objectif net et le rendement attendu avant toute dépense. Prévois une marge pour le traiteur, l’impression, la décoration et le matériel afin de savoir combien chaque inscription ou don doit réellement rapporter.
Envoie les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser le plan de table. Relance les personnes sans réponse au moins 7 jours avant le gala.
Prépare le parcours du don avant le jour J : cartes de don, informations de paiement et mode d’encaissement doivent être prêts sur la table d’inscription et près de la vente aux enchères.
Pour les enchères, enregistre chaque article dès sa réception et prépare les lots, les cartes et les numéros avant l’installation. Une fiche par lot évite les erreurs au moment de l’attribution et du paiement.
Organise une répétition technique avant l’ouverture des portes : teste les microphones sans fil, les haut-parleurs, le projecteur et les rallonges. Garde un ordinateur de secours et vérifie que les prises ne sont pas surchargées.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un gala de bienfaisance ?: Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date du gala. Fixe une date limite de réponse environ 2 semaines avant l’événement pour confirmer le traiteur, les besoins alimentaires et le plan de table.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un gala de bienfaisance ?: Prévois au moins 8 semaines pour un gala avec repas, intervenants et vente aux enchères. Compte davantage si les lots, les inscriptions ou le matériel audiovisuel ne sont pas encore disponibles.
Quand préparer le plan de table d’un gala ?: Établis une première version 2 semaines avant le gala, puis verrouille-la 3 à 5 jours avant. Ce délai permet d’intégrer les désistements et les demandes alimentaires sans refaire toute l’impression.
Comment organiser les dons pendant un gala de bienfaisance ?: Choisis un seul parcours principal de don et prépare les informations de paiement au moins 7 jours avant. Place des cartes de don visibles et désigne une personne pour répondre aux questions et suivre les paiements le soir même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.