Zo organiseer je een benefietfestival

Begin met een duidelijk goed doel, een opbrengstdoel en een haalbare datum en locatie. Werk daarna in vaste volgorde: vergunningen en verzekering, begroting, artiesten, terreinindeling, techniek, vrijwilligers en publiciteit. Plan niet alleen het programma, maar ook betalingen, donatiepunten, stroom, afval en veiligheidsinstructies. De meeste problemen ontstaan doordat artiesteneisen, aanmeldingen en vrijwilligersdiensten pas in de laatste week worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bepaal goed doel en opbrengstdoel
2 personen
2
Bevestig datum en locatie
2 personen
3
Vraag benodigde vergunningen aan
2 personen
4
Sluit evenementenverzekering af
5
Reserveer geluids- en lichtapparatuur
2 personen
6
Bevestig optredende artiesten
2 personen
7
Maak artiestenplanning
2 personen
8
Leg vrijwilligersdiensten vast
2 personen
9
Maak begroting en kasplan
2 personen
10
Maak online evenementpagina
11
Ontwerp festivalposter
12
Verstuur uitnodigingen
2 personen
13
Publiceer socialmediaberichten
14
Verspreid posters en flyers
3 personen
15
Verwerk aanmeldingen
16
Verzamel dieetwensen
17
Bestel drukwerk
18
Maak indeling festivalterrein
2 personen
19
Reserveer tafels en stoelen
20
Regel afvalinzameling
21
Regel stroomvoorziening
2 personen
22
Maak veiligheidsinstructies
2 personen
23
Maak kassaregistratie
2 personen
24
Stel donatiepunten in
2 personen
25
Controleer artiesteneisen
2 personen
26
Maak draaiboek en contactlijst
2 personen
27
Koop houdbare benodigdheden
3 personen
28
Ontvang gehuurde materialen
3 personen
29
Controleer alle materialen
3 personen
30
Boodschappen doen
3 personen

Event

31
Plaats bewegwijzering
3 personen
32
Zet terreinhekken en afzetlint
4 personen
33
Bouw podia en overkappingen op
6 personen
34
Plaats tafels en stoelen
5 personen
35
Installeer geluidsapparatuur
4 personen
36
Installeer verlichting
3 personen
37
Leg kabels veilig weg
3 personen
38
Richt bar en uitgiftepunt in
4 personen
39
Richt donatiebalies in
2 personen
40
Hang decoratie op
3 personen
41
Bereid hapjes voor
4 personen
42
Zet dranken koud
3 personen
43
Dek uitgiftepunten in
3 personen
44
Test stroom en verlichting
3 personen
45
Soundcheck met artiesten
4 personen
46
Brief vrijwilligers
3 personen
47
Open de entree
3 personen
48
Controleer toegang en polsbandjes
4 personen
49
Beheer donatiebalies
3 personen
50
Verkoop drank en hapjes
6 personen
51
Verzorg eerste muziekblok
4 personen
52
Vul dranken bij
3 personen
53
Ruim afval tussentijds op
3 personen
54
Begeleid artiestenwissels
2 personen
55
Verzorg tweede muziekblok
4 personen
56
Controleer sanitaire voorzieningen
2 personen
57
Vang dieetvragen op
2 personen
58
Verzorg derde muziekblok
4 personen
59
Kondig opbrengst en doel aan
60
Verzorg afsluitend muziekblok
4 personen
61
Sluit donatiebalies
3 personen
62
Sluit bar en uitgifte
5 personen
63
Begeleid bezoekers naar uitgang
3 personen

Nazorg

64
Tel contant geld veilig
3 personen
65
Schakel apparatuur uit
3 personen
66
Ruim afval en emballage op
5 personen
67
Breek decoratie en bewegwijzering af
3 personen
68
Maak keuken en bar schoon
4 personen
69
Maak terrein en toiletten schoon
4 personen
70
Breek tafels en stoelen af
4 personen
71
Breek podia en overkappingen af
6 personen
72
Lever gehuurde apparatuur terug
3 personen
73
Retourneer niet gebruikte boodschappen
2 personen
74
Verwerk betalingen en bonnetjes
2 personen
75
Maak opbrengst over aan goede doel
2 personen
76
Publiceer opbrengstbericht

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Podiumdelenaantal 12
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzethekkenaantal 16

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Scharenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Versterkersaantal 2
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 10
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Kabelbruggenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Kassa-apparatenaantal 3
Betaalterminalsaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelwerkbank

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 10
Spandoekenaantal 6
Tafelkledenaantal 20
Ballonnenaantal 200
Donatiebussenaantal 6
Krijtbordenaantal 8
Plakbandaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-schijnwerpersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 300

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het opbrengstdoel vast vóór je kosten maakt. Neem in je begroting niet alleen artiesten, drukwerk en apparatuur op, maar ook vergunningen, verzekering, betaalmiddelen en een reserve voor onverwachte uitgaven.
Vraag vergunningen en sluit de evenementenverzekering vroeg aan. Controleer uiterlijk enkele weken voor het festival welke voorwaarden gelden voor publiek, geluid, stroom, tenten en afzethekken.
Maak de artiestenplanning pas definitief nadat je per optreden de technische eisen hebt gecontroleerd. Noteer soundchecktijden, benodigde microfoons, DI-boxen, kabels en wisseltijd tussen acts.
Maak de terreinindeling op papier en loop die met de techniek- en veiligheidsteams door. Leg podiumdelen, partytenten, tafels, donatiepunten, kabelbruggen, stroomhaspels, afvalpunten en vluchtroutes vast.
Werk met diensten van maximaal 3 à 4 uur en wijs per dienst één verantwoordelijke aan. Laat vrijwilligers vooraf weten waar de kassa-apparaten, betaalterminals, herbruikbare bekers, voorraad en veiligheidsinstructies liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Reserveer in de eerste 2 maanden de datum, locatie en artiesten en vraag meteen vergunningen aan; publiciteit en vrijwilligersplanning volgen daarna.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietfestival?: Reken als startpunt op 1 vrijwilliger per 25 à 30 bezoekers per dienst, plus een coördinator per werkgebied. Plan voor kassa, bar, entree, techniek, afval, opbouw en afbouw afzonderlijke diensten van 3 tot 4 uur.
Wanneer regel je de techniek voor een benefietfestival?: Reserveer geluids- en lichtapparatuur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer 3 weken voor het festival de artiesteneisen, stroomgroepen, kabels, microfoons en de soundcheckplanning.
Hoe maak je een kasplan voor een benefietfestival?: Maak uiterlijk 6 weken vooraf een kasplan met verwachte inkomsten, vaste kosten, wisselgeld en donaties. Tel tijdens en na het festival minstens 2 keer, leg kassaregistratie en betaalterminals vast en noteer contante en digitale opbrengsten apart.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.